> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://docs.brainframe.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Antragsformulare # 📋 **Antragsformulare** > **"Lassen Sie die Informationen zu Ihnen kommen."** > *Anfragen sammeln, verfolgen und verarbeiten – mit integrierten Compliance-Workflows.* ## 1️⃣ Warum Antragsformulare? Effektives Sicherheits- und Compliance-Management funktioniert am besten, wenn **die Leute zu Ihnen kommen**, anstatt dass Sie ihnen wegen Updates hinterherlaufen. Wir empfehlen, eine **einfache Ein-Seiten-Intranet-Übersicht** zu erstellen, mit Links zu Ihrem Managementsystem, gehostet auf einer leicht merkbaren Domain (z. B. `compliance.company.com`). 📌 Diese Seite kann in Ihr bestehendes Intranet (Google Sites, SharePoint Team Sites) integriert und nur für Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-36_15k9gk5.png =304xauto) Jeder Eintrag auf dieser Übersicht verweist auf einen **dedizierten Prozess** in Ihrem Managementsystem und ist so für Mitarbeiter leicht zugänglich. | 💡 Sie können dies auch auf Kunden ausweiten – z. B. mit einem DSGVO-/Datenschutz-Anfragebutton auf Ihrer öffentlichen Datenschutzseite. ## 2️⃣ Integrierte Formulare Die Herausforderung bei einfachen Links ist: *Was passiert nach dem Klick?* Zentrale Fragen: 1. Wie sammeln Sie die richtigen Informationen? 2. Wie erfassen Sie Nachweise? 3. Wie lösen Sie Genehmigungen automatisch aus? 4. Wie integrieren Sie Anfragen in mehrstufige Prozesse? 5. Wie bewerten Sie Risiken, die mit einer Anfrage verknüpft sind, neu? 📌 **Brainframe-Antragsformulare** lösen dies, indem sie Anfragen erstellen, verteilen und in Workflows integrieren. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/qa-forms_zm9qar.webp =500xauto) Formulare werden im **Formularmenü** erstellt, die Einrichtung hängt vom Formulartyp ab. ## 3️⃣ Standardformulare ![Standard forms](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/forms-standard_1mbj5sg.png) Beim Erstellen eines Standardformulars können Sie: 1. Den **Formulartyp** auswählen (oben: Standardformular). 2. Den **Dokumenttyp** definieren, der mit Antworten generiert wird. 3. Den **Zielordner** für ausgefüllte Formulare wählen. 4. Bestimmte Benutzer benachrichtigen, wenn Antworten eingehen (optional). 5. Den **Genehmigungsworkflow für Dokumente** automatisch auslösen und eine Version vergeben. 6. Eingegangene Antworten in eine **Kanban-Stufe** im Workbench einsortieren. Im nächsten Schritt definieren Sie allgemeine Formularinformationen: ![Form title](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/forms-title_1xmwwmh.png) 1. **Formulartitel** 2. **Hilfetext** für Benutzer, die das Formular ausfüllen 3. Dieses Feld wird mit dem Formulartitel kombiniert, um den **Dokumentnamen** der Formularantwort zu erzeugen ### ① Fragetypen Nach der Einrichtung konfigurieren Sie die Fragen. Drei Haupt-Antworttypen sind verfügbar: 1. **Freitext** – allgemeine Informationen sammeln. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-3_1wf39ye.webp) 2. **Dokumenteigenschaft** – strukturierte Metadaten erfassen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-4_lzx0o8.webp) 3. **Risikomapping** – Multiple-Choice mit gewichteter Bewertung für Risiken. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/qa-forms-risks_1do39bz.webp) Für jede Risikomapping-Frage können Sie: 1) Die Frage formulieren. 2) Antworttyp auswählen. 3) Ein **Gewicht** zur Bewertung der Auswirkung zuweisen. 4) Mögliche Antworten definieren. 5) **Scores (0–5)** vergeben. 6) Ein Freitextfeld für Kommentare zulassen. 7) Antwortoptionen hinzufügen/entfernen. 8) Bedingte Sichtbarkeit einrichten (basierend auf vorherigen Antworten). 9) Fragen löschen. 10) Eine neue Frage nach der aktuellen hinzufügen. 11) Eine Antwort als Pflichtfeld markieren. 📌 *Risikomapping stellt sicher, dass Anfragen direkt in Ihre Risikomanagement-Workflows einfließen.* ## 4️⃣ Mit einem Formular arbeiten ![Forms UI](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/forms-ui_x49fk8.png) Sobald ein Formular erstellt ist, können Sie: 1. Andere Formulare verwalten. 2. Den **öffentlichen Link** zum Teilen kopieren. 3. Den öffentlichen Link im Vorschau-Modus ansehen. 4. Auf den Antwortordner zugreifen. 5. Änderungen speichern. | 📌 Veröffentlichten Formularen wird automatisch das Branding Ihrer Organisation hinzugefügt. ![Branded form](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-37_156aiko.png) ## 5️⃣ Dokumentformulare ![Document form](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-5_zglf2g.webp) Diese funktionieren wie Standardformulare, aber hier stellen Sie ein **Word-/Excel-Dokument** aus Ihrer Ordnerhierarchie bereit. * Eine Dokumentvorlage aus Ihrem Arbeitsbereich suchen und auswählen. * Das Formular führt den Benutzer durch das Ausfüllen von Text oder das Hochladen von Nachweisen. ![Form with evidence](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/formevidence_m9mm7f.webp) 1. Endgültiger Dokumentname 2. Bearbeitbare Textfelder aus der Vorlage 3. Anhänge als Nachweise hochladen (Bilder, PDFs, Word-Dateien) ![Word form template](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/formevidenceword_8g7hh8.png) 1. Dokumentname 2. Word-Dokumentinhalt, direkt im Formular ausfüllbar 📌 *Anhänge per Drag-and-Drop werden nur im einfachen Editor unterstützt (nicht in OnlyOffice).* ## 6️⃣ Formulare einbetten Formulare können über einen **öffentlichen Link** geteilt oder direkt in Websites eingebettet werden. 💡 **Beispiele:** * Ein **DSGVO-Antragsformular** auf Ihrer Datenschutzseite einbetten. * Ein **Lieferanten-Onboarding-Formular** in Ihr Intranet einbetten. Brainframe stellt einen **HTML-Einbettungscode** bereit, den Ihr Entwicklungsteam auf Ihrer Website einfügen kann. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-6_1pypxud.webp) ## 7️⃣ Best Practices * 📂 Abgeschlossene Formulare in zugänglichen Ordnern speichern – für eine einfache Audit-Abfrage. * 🚨 Jedes Formular **End-to-End testen**, bevor es veröffentlicht wird. * 🔗 Formulare in Ihr Intranet/öffentliche Website einbetten, um manuelle Anfragen zu reduzieren. ### **🎯 Checkliste** * [x] Standardformular mit Genehmigungsworkflow konfiguriert * [ ] Dokumentformular mit Anhängen getestet * [ ] Eingebettetes DSGVO-Antragsformular online