> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://docs.brainframe.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Dokumentfreigaben # ✅ **Dokumentfreigaben** > **„Machen Sie es offiziell, halten Sie es auditierbar."** > *Erfassen Sie Freigabenachweise für Richtlinien, Risiken und andere kritische Dokumente.* Dokumentfreigaben liefern einen **auditierbaren Nachweis** darüber, welcher Manager oder Stakeholder welche Version eines Dokuments genehmigt hat (z. B. *Richtlinien, Risikoakzeptanz, Sitzungsprotokolle*). Wenn eine neue [Version](https://docs.brainframe.com/en/article/document-versioning-5ikgy4/) zugewiesen wird und für den [Dokumenttyp](https://docs.brainframe.com/en/article/document-types-templates-lssmkc/) ein Freigabe-Workflow konfiguriert ist (z. B. *Richtlinien und Verfahren*), erscheinen die **Freigabestufen** mit den Schaltflächen **Genehmigen** und **Ablehnen**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/screenshot-2026-07-07-at-11232_1uhtebx.png =1115xauto) --- ## 1️⃣ Ein Dokument genehmigen oder ablehnen * Ist für die erste Stufe kein Benutzer vorab zugewiesen, sehen Sie die Schaltflächen **Genehmigen** und **Ablehnen**, um zwischen den Freigabephasen zu wechseln. * Bei Ihrer **ersten Genehmigung/Ablehnung** werden Sie aufgefordert, die **Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)** per QR-Code einzurichten (Authy, Google Authenticator, Microsoft Authenticator). * Nach der Einrichtung genügt bei künftigen Freigaben nur noch der **6-stellige Code**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-8_l4567m.webp) ||| ⚠ Achtung: Nach der Aktivierung ist 2FA auch für die Anmeldung erforderlich. Verlieren Sie nicht den Zugriff auf Ihre Authenticator-App. Sie können 2FA bei Bedarf über Ihre Profilseite entfernen. --- ## 2️⃣ Freigabestufen und Benachrichtigungen konfigurieren Freigabestufen können pro Dokument über die Option **Freigabestufen konfigurieren** angepasst werden. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/screenshot-2026-07-07-at-11243_10r8hn2.png =246xauto) ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/9_1fntzfh.png =676xauto) 1. **Stufe und Genehmiger** – Legen Sie fest, wer jede Stufe genehmigen/ablehnen kann. Genehmiger erhalten automatisch eine Einladung, sobald die Stufe erreicht ist. Ist kein Benutzer konfiguriert, kann jeder diese Stufe genehmigen. 2. **Benachrichtigungsliste** – Wählen Sie Benutzer oder externe Kontakte, die informiert werden, wenn eine Stufe erreicht ist (nur Ansicht). 3. **Stufe hinzufügen** – Fügen Sie bei Bedarf neue Phasen ein. 4. **Benachrichtigungen zur endgültigen Freigabe** – Legen Sie fest, wer benachrichtigt wird, wenn das Dokument vollständig freigegeben ist. 5. **Freigabetyp** – Wählen Sie **Statisch** (keine Bearbeitungen während der Freigabe) oder **Dynamisch** (Bearbeitungen während der Freigabe erlaubt). 6. **Denselben Benutzer für mehrere Stufen nicht zulassen** – Verhindert, dass eine Person mehrere Phasen genehmigt. 7. **Speichern setzt aktuelle Freigaben zurück** – Setzt alle bestehenden Freigaben dieser Version auf Stufe 1 zurück. 8. **Kopieren von** – Übernimmt die Stufeneinrichtung aus einer anderen Konfiguration. ||| 📌 Jede Änderung hier setzt den Freigabeablauf für die aktuelle Version zurück (die Versionsnummer bleibt jedoch erhalten). --- ## 3️⃣ Standard-Freigabestufen nach Dokumenttyp Sie können **Standard-Freigabe-Workflows** für alle Dokumente eines bestimmten Typs unter [Dokumenttypen und Vorlagen](https://docs.brainframe.com/en/article/document-types-templates-lssmkc/) definieren. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/screenshot-2026-07-07-at-11445_1eicar7.png =629xauto) * **Freigabestufen anzeigen** – Aktiviert statische Freigabephasen, bei denen während der Freigabe keine Bearbeitungen zulässig sind. * **Dynamische Stufen** – Erlaubt Aktualisierungen während der Freigabe (nützlich im Qualitätsmanagement oder wenn während des Freigabeablaufs weiterhin Informationen erfasst werden müssen). * **Stufen bearbeiten** – Öffnet denselben Konfigurationsbildschirm wie oben. --- ## 4️⃣ Meine Dokumentfreigaben Jeder Benutzer kann seine ausstehenden Freigaben unter **Meine Dokumentfreigaben** einsehen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/screenshot-2026-07-07-at-11510_9e4ca1.png =850xauto) | Erforderliche Freigaben finden Sie auch in Ihren [Aufgaben](https://docs.brainframe.com/en/article/task-management-1kz2hrb/), die als „erledigt" markiert werden, sobald Sie die Freigabe abgeschlossen haben. --- ## 5️⃣ Anfragen zur Dokumentüberprüfung Wählen Sie über die Schaltfläche **Mehr** in der Dokumentansicht **Dokumentüberprüfung anfordern**. * Diese Überprüfungsaufgaben erscheinen unter **Meine Compliance** im Bereich *Aufgaben*. * Ideal für Ad-hoc-Freigaben oder Peer-Reviews. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/screenshot-2026-07-07-at-13372_wyzsnl.png =282xauto) --- ## 6️⃣ Bewährte Praktiken * 🔐 **Aktivieren Sie 2FA frühzeitig**, um Freigaben zu optimieren. * 👥 **Verwenden Sie Gruppen statt Einzelpersonen** bei der Zuweisung von Genehmigern. * 📩 **Richten Sie Benachrichtigungen ein**, damit Stakeholder informiert bleiben, ohne Freigaberechte zu benötigen. * 🚨 **Vermeiden Sie Interessenkonflikte**, indem Sie denselben Benutzer nicht über mehrere Stufen hinweg zulassen. * 📝 **Dokumentieren Sie Ihre Freigaberichtlinie** für Auditoren. --- ## 🎯 Visuelle Checkliste * [x] 2FA für Genehmiger konfiguriert * [x] Freigabe-Workflow zugewiesen * [ ] Benachrichtigungen für wichtige Stakeholder eingerichtet * [ ] Standardeinstellungen des Dokumenttyps abgestimmt * [ ] Ausstehende Freigaben in **Meine Dokumentfreigaben** überprüft * [ ] Überprüfungsanfragen in **Meine Compliance** nachverfolgt