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# Externe Kontakte

# 👥 **Externe Kontakte**
> **„Bleiben Sie verbunden, ohne vollständigen Zugriff."**
> *Binden Sie externe Stakeholder in Freigaben, Distributionen und Updates ein — ohne dass eine Anmeldung erforderlich ist.*
Nicht alle Mitwirkenden benötigen vollständigen Zugriff auf das Dokumentenverwaltungssystem von Brainframe. Um dem gerecht zu werden, unterscheidet Brainframe zwischen [Arbeitsbereichsbenutzern](https://docs.brainframe.com/en/article/workspace-users-ftkgjk/) und [externen Kontakten](https://docs.brainframe.com/en/article/external-contacts-1b6i09n/).
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/wssettings_1s42hmd.png =325xauto)
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## 1️⃣ Was sind externe Kontakte?
**Externe Kontakte**:
* Müssen sich **nicht** anmelden.
* Können dennoch in bestimmte Arbeitsabläufe einbezogen werden, wie zum Beispiel:
* 📩 **Benachrichtigungen erhalten** (z. B. Richtlinienfreigaben).
* 📤 **An [Dokumentdistributionen](https://docs.brainframe.com/en/article/document-distribution-1k2gqwz/) teilnehmen**.
* 🔔 **Über wichtige Aktualisierungen informiert werden**, ohne dass Zugriff auf den Arbeitsbereich erforderlich ist.
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## 2️⃣ Konfiguration externer Kontakte
Der Bildschirm **Konfiguration externer Kontakte** bietet Flexibilität bei der Verwaltung von Stakeholdern, die keine Benutzer sind.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/32_1ctymuh.png =938xauto)
1. 📥 **Importieren** – Laden Sie Kontakte mithilfe einer Excel-Vorlage hoch.
2. ✍ **Manuelle Erstellung** – Definieren Sie Name, E-Mail und optionale Tags.
3. 🏷 **Taggen** – Organisieren Sie Kontakte nach Abteilung, Rolle oder Projekt für eine schnelle Auswahl bei Benachrichtigungen.
4. 🛠 **Bearbeiten oder entfernen** – Halten Sie Kontaktlisten aktuell, wenn sich Rollen oder Projekte ändern.
||| ⚠ Externe Kontakte werden auf Ihre Lizenzschwellenwerte angerechnet.
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## 3️⃣ Bewährte Praktiken
* 📌 **Nutzen Sie Tags strategisch** — gruppieren Sie externe Kontakte nach Funktion (z. B. „Lieferanten", „Auditoren") für eine schnellere Auswahl.
* 🧾 **Halten Sie Kontaktlisten sauber** — entfernen Sie veraltete Einträge, um konform zu bleiben und Unübersichtlichkeit zu reduzieren.
* 🔐 **Beschränken Sie die externe Nutzung** — beziehen Sie externe Kontakte nur in notwendige Arbeitsabläufe ein, um die Exposition zu verringern.
* 📊 **Verfolgen Sie die Einbindung** — prüfen Sie, wie oft externe Kontakte in Freigaben oder Distributionen einbezogen werden.
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## 🎯 Visuelle Checkliste
* [x] Tags für Abteilungen oder Rollen definiert
* [ ] Veraltete externe Kontakte entfernt
* [ ] Freigabe-Workflows mit externen Kontakten getestet
* [ ] Lizenznutzung für externe Kontakte überwacht