> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://docs.brainframe.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Prozessmanagement (Workbench) # 🛠 **Prozessmanagement (Workbench)** > **„Vom Prozess zum Fortschritt"** > *Richten Sie die tägliche Arbeit an strukturierten Prozessen aus, um Effizienz und Compliance zu gewährleisten.* Die **Workbench** hilft Ihnen, Prozesse und Aufgaben in Echtzeit zu verwalten und sicherzustellen, dass Workflows widerspiegeln, was tatsächlich in Ihrer Organisation geschieht. --- ## 1️⃣ Checklisten Checklisten sind ein **spezieller Dokumenttyp**, der [Aufgaben](https://docs.brainframe.com/en/article/task-management-1kz2hrb/) oder Dokumente gruppiert, die zu einem Prozess gehören. Beispiele sind: * Nichtkonformitäten * Risiken * DSGVO-bezogene Aufgaben Standardmäßig verwenden Checklisten ein einfaches Kanban-Board mit **zu erledigen / in Bearbeitung / erledigt**, Sie können bei Bedarf jedoch auch ein **benutzerdefiniertes Kanban** zuweisen. Sie können eine Checkliste aus der Ansicht Aufgaben/Workbench erstellen, wie im folgenden Bild dargestellt. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/screenshot-2026-07-10-at-09172_181hek1.png) | 📌 **Tipp:** Verschieben Sie Checklisten zur besseren Organisation in einen speziellen Ordner *„Checklisten"*, oder verknüpfen Sie sie mit mehreren Ordnern über die Option Verschieben/Verknüpfen. || ⚠ Achtung: Checklisten sind nur für Benutzer mit Lesezugriff auf den sie enthaltenden Ordner sichtbar. --- ## 2️⃣ Kanban Das Standard-Kanban heißt **Allgemeine Aufgaben** und umfasst drei Stufen: *zu erledigen, in Bearbeitung, erledigt*. Für komplexere Prozesse können Sie eigene Stufen definieren. ### Beispielkonfigurationen * Mitarbeiterlebenszyklus → Rekrutierung, Onboarding, Schulung, Rollenwechsel, Offboarding, beendet * Nichtkonformitäten → Offen, bewertet, in Bearbeitung, gelöst * Vorfallsmanagement → Zu erledigen, bewerten, reagieren, überprüfen & lernen, gelöst * Lieferantenlebenszyklus → Vor Vertragsabschluss, aktiv, in Verlängerung, außer Betrieb, beendet Sie können ein Kanban aus den Ansichten Aufgaben/Workbench erstellen, wie im folgenden Bild dargestellt. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/kanban-banner-1_xk4z97.png) ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/15_nc4d9v.png =711xauto) Beim Erstellen eines benutzerdefinierten Kanbans können Sie Folgendes konfigurieren: 1. **Kanban-Name** – mit der Checkliste verknüpft. 2. **Stufennamen** – definieren Sie die Workflow-Schritte. 3. **Stufenfarben** – zur Darstellung der jeweiligen Stufe. 4. **Stufensymbole** – zur Darstellung der jeweiligen Stufe. 5. **Werte für Restarbeit** – Wert zwischen 0 und 5, nützlich zur Visualisierung des Fortschritts. 6. **Hinzufügen** weiterer Kanban-Stufen nach Bedarf. 7. **Neu anordnen oder entfernen** unnötiger Kanban-Stufen | 📌 Kanbans können auch in den [Arbeitsbereichseinstellungen](https://docs.brainframe.com/en/article/workspace-configuration-ko41ki/) konfiguriert werden. Beim Kopieren einer Checkliste in einen anderen Arbeitsbereich wird auch ihr Kanban kopiert. --- ## 3️⃣ Workflow und Planung Jedes Dokument kann zur Prozessverwaltung zur Workbench hinzugefügt werden. Verwenden Sie dazu entweder den Tab **Planung** oder die Schaltfläche **Zum Workflow hinzufügen**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/documentation-infograms_16xsdog.png =718xauto) Zu den Planungsoptionen gehören: 1. **Den Tab Prozess öffnen** 2. **Zur Workbench hinzufügen** – fügt das Dokument dem Menü [Aufgabenverwaltung](https://docs.brainframe.com/en/article/task-management-1kz2hrb/) hinzu. 3. **Checkliste auswählen** – Aufgaben unter einem Prozess gruppieren. 4. **Kanban-Stufe festlegen** – aktueller Status des Dokuments. 5. **Benutzer zuweisen** – Verantwortlichkeiten bestimmten Benutzern zuweisen. 6. **Zeitleisten-Ansicht** – Diese Aufgabe auf der Zeitleiste anzeigen. Bei Aktivierung werden die unten stehenden Optionen angezeigt. 7. **Planungsdaten** – Start- und Fälligkeitsdatum festlegen. 8. **Fortschritt verfolgen** – Fortschrittsverfolgung aktivieren (optional). Bei Aktivierung werden die unten stehenden Optionen angezeigt. 9. **Abhängigkeiten hinzufügen** – verwandte Dokumente verknüpfen. 10. **Erinnerungen** – bis zu drei Fristerinnerungen. | 📌 **Tipp:** In Ordneransichten weisen **fett gedruckte Dateinamen** darauf hin, dass das Dokument Teil einer Checkliste ist. --- ## 4️⃣ Workbench-Ansichten ### Übersicht Das Menü Prozess-Kanban zeigt alle Checklisten, auf die Sie Zugriff haben. Durch Auswahl einer Checkliste öffnet sich deren **Kanban-Ansicht**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/screenshot-2026-07-10-at-09495_1ygq087.png =814xauto) 📌 Die Workbench zeigt nur Dokumente im **aktuellen Ordner und den Unterordnern** an. Die Auswahl von *Posteingang* zeigt alles an. | Beachten Sie, dass sich oben rechts eine kleine Konfigurationsschaltfläche befindet. Wenn Sie darauf klicken, werden Sie zum spezifischen Checklistendokument in Ihrer Ordnerstruktur weitergeleitet, wo Sie die Ordnerberechtigungen ändern können, um festzulegen, wer die Checklisten sehen kann. --- ### Diagramme Klicken Sie auf **Diagramme anzeigen**, um den arbeitsbereichsweiten Fortschritt über Checklisten und Kanban-Stufen hinweg zu sehen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/screenshot-2026-07-10-at-09513_1pz9zu1.png =845xauto) Dies zeigt alle Checklisten mit der Anzahl der Aufgaben in jeder Stufe in einer Kreisdiagrammansicht: ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/screenshot-2026-07-10-at-09531_itv5ar.png) | ℹ️ **Info:** Diagramme zeigen den Fortschritt des gesamten Arbeitsbereichs, nicht ordnerspezifische Ergebnisse. --- ### Kanban-Ansicht Die Kanban-Ansicht, die Sie durch Auswahl einer Checkliste öffnen können, organisiert Checklistendokumente nach Stufe. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/16_15lx5mh.png) Sie können: * Dokumente per Drag-and-Drop zwischen Stufen verschieben. * Auf Karten doppelklicken, um sie in einem Popup zu öffnen. * Karten manuell neu anordnen, um Elemente zu priorisieren. #### Optionen 1. Zwischen Kanban- und Tabellenansicht wechseln. 2. Mit dem Filter können Sie konfigurieren, was Sie in den Spalten und auf den Karten sehen möchten. 3. Wählen Sie die Arbeitsbereiche aus, deren Aufgaben Sie sehen möchten (nicht erforderlich, wenn Sie nur einen Arbeitsbereich konfiguriert haben). 4. Mit Ihrem eigenen Kalender synchronisieren. 5. Die Aufgabe. #### Kartendetails ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/17_1izi0wt.png =567xauto) Jede Karte auf dem Kanban zeigt: 1. Dokumenttyp-Symbol 2. Dokument-ID und Titel 3. Fortschritt in % 4. Zugewiesene Benutzer 5. Fristen 6. Start-/Enddaten || ⚠ Achtung: Die Workbench ist ordnerbewusst — nur Dokumente im aktuellen Ordner (und den Unterordnern) werden angezeigt. So können Sie Ihre Aufgaben schnell nach Abteilung, Produkt oder Dienstleistung sortieren. --- ### Tabellenansicht Die Tabellenansicht zeigt dieselben Checklistendaten in einem tabellenkalkulationsähnlichen Format. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/screenshot-2026-07-10-at-10194_1qynbaf.png =1062xauto) Sie können: * Zwischen Kanban-/Tabellenansicht wechseln. * Aufgaben nach Spaltenüberschriften filtern. * Konfigurieren, welche Spalten sichtbar sind und nach Excel exportiert werden. | 📌 **Tipp:** Wenn Excel beim Export einen Formatfehler anzeigt, lassen Sie Office ihn automatisch beheben — dies wird durch Sonderzeichen in Tabellen verursacht. --- ## 5️⃣ Bewährte Praktiken * 🗂 **Organisieren Sie Checklisten** in einem dedizierten Ordner. * 🛠 **Verwenden Sie benutzerdefinierte Kanbans** für komplexe Prozesse (z. B. Lieferantenlebenszyklus). * 👥 **Weisen Sie Verantwortlichkeiten klar zu** bei der Planung. * 📊 **Nutzen Sie Diagramme**, um den Fortschritt auf Arbeitsbereichsebene zu überwachen. * ⚡ **Nutzen Sie Erinnerungen und Abhängigkeiten** für eine bessere Prozesskontrolle. --- ## 🎯 Visuelle Checkliste * [x] Checklistendokument erstellt * [x] Mit einem Kanban verknüpft * [ ] Dokumente zur Workbench-Planung hinzugefügt * [ ] Abhängigkeiten und Erinnerungen konfiguriert * [ ] Diagramme und Kanban-Ansichten zur Fortschrittsverfolgung überprüft