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# Contacts externes

# 👥 **Contacts externes**
> **« Restez connecté sans accès complet. »**
> *Impliquez des parties prenantes externes dans les approbations, distributions et mises à jour — sans nécessiter de connexion.*
Tous les collaborateurs n'ont pas besoin d'un accès complet au système de gestion documentaire de Brainframe. Pour répondre à ce besoin, Brainframe fait la distinction entre les [utilisateurs de l'espace de travail](https://docs.brainframe.com/en/article/workspace-users-ftkgjk/) et les [contacts externes](https://docs.brainframe.com/en/article/external-contacts-1b6i09n/).
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/wssettings_1s42hmd.png =325xauto)
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## 1️⃣ Que sont les contacts externes ?
Les **contacts externes** :
* N'ont **pas besoin** de se connecter.
* Peuvent tout de même être inclus dans des workflows spécifiques, tels que :
* 📩 **Recevoir des notifications** (par ex. approbations de politique).
* 📤 **Participer aux** [distributions de documents](https://docs.brainframe.com/en/article/document-distribution-1k2gqwz/).
* 🔔 **Être informés des mises à jour importantes** sans nécessiter d'accès à l'espace de travail.
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## 2️⃣ Configuration des contacts externes
L'écran **Configuration des contacts externes** offre une grande flexibilité pour gérer les parties prenantes qui ne sont pas des utilisateurs.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/32_1ctymuh.png =938xauto)
1. 📥 **Importer** – Téléversez des contacts à l'aide d'un modèle de fichier Excel.
2. ✍ **Création manuelle** – Définissez le nom, l'e-mail et des étiquettes facultatives.
3. 🏷 **Étiquetage** – Organisez les contacts par département, rôle ou projet pour une sélection rapide dans les notifications.
4. 🛠 **Modifier ou supprimer** – Gardez les listes de contacts à jour à mesure que les rôles ou les projets évoluent.
||| ⚠ Les contacts externes comptent dans les seuils de votre licence.
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## 3️⃣ Bonnes pratiques
* 📌 **Utilisez les étiquettes de façon stratégique** — regroupez les contacts externes par fonction (par ex. « Fournisseurs », « Auditeurs ») pour une sélection plus rapide.
* 🧾 **Gardez les listes de contacts propres** — supprimez les entrées obsolètes pour rester conforme et réduire le bruit.
* 🔐 **Limitez l'usage externe** — n'impliquez les contacts externes que dans les workflows nécessaires afin de réduire l'exposition.
* 📊 **Suivez l'engagement** — examinez la fréquence à laquelle les contacts externes sont inclus dans les approbations ou les distributions.
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## 🎯 Liste de contrôle visuelle
* [x] Étiquettes définies pour les départements ou rôles
* [ ] Contacts externes obsolètes supprimés
* [ ] Workflows d'approbation testés avec des contacts externes
* [ ] Utilisation de la licence surveillée pour les contacts externes