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# Guide d'export de données et de stratégie de sortie

# 📤 **Guide d'export de données et de stratégie de sortie**
> **« Emportez vos données de conformité — à vos conditions. »**
> *Vue d'ensemble complète de toutes les façons de télécharger, exporter et archiver les données de votre espace de travail Brainframe.*

Lors de la planification d'une sortie d'espace de travail, d'une migration ou d'un archivage d'audit hors ligne, Brainframe propose plusieurs chemins d'export — de la sauvegarde complète de l'espace de travail aux exports Excel granulaires par module. Ce guide décrit **toutes les capacités d'export actuellement disponibles dans Brainframe Next-Gen**, organisées par priorité pour la planification de sortie.

| 📌 **Important :** Il n'existe pas de bouton unique « Exporter tout l'espace de travail vers Excel ». Une stratégie de sortie complète combine généralement la **sauvegarde de l'espace de travail (ZIP)** avec des **exports Excel/impression ciblés** par module et des **téléchargements de fichiers individuels**.

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## 1️⃣ Vue d'ensemble de la stratégie de sortie

Utilisez ce tableau pour décider quelles méthodes d'export utiliser selon votre scénario :

| Priorité | Méthode | Portée | Format | Idéal pour |
| ---- |
| 🥇 **Principale** | Sauvegarde de l'espace de travail | Espace de travail sous licence complet | ZIP | Sortie / migration complète de l'espace de travail |
| 🥈 **Secondaire** | Téléchargement direct de fichiers | Documents individuels téléversés | Original (DOCX, XLSX, PDF, …) | Récupération des fichiers sources |
| 🥈 **Secondaire** | ZIP des pièces jointes de distribution | Tous les documents avec fichier dans une distribution | ZIP | Extraction en masse de fichiers sans sauvegarde |
| 🥉 **Tertiaire** | Exports Excel par module | Lignes filtrées par tableau/vue | XLSX | Métadonnées structurées par type de document |
| 🥉 **Tertiaire** | Exports impression / PDF | Documents, cadres, rapports | PDF (via impression navigateur) | Dossiers d'audit lisibles |
| 📊 **Complémentaire** | Export d'images de graphes | Graphes de relations / dépendances | PNG | Preuve visuelle des liens |

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## 2️⃣ Sauvegarde de l'espace de travail (priorité maximale)

Le module **Sauvegarde** est le chemin d'export le plus complet. Les espaces de travail sous licence bénéficient de **sauvegardes automatiques horaires** téléchargeables sous forme d'archive ZIP.

### Où le trouver

**Configuration → Sauvegarde** (`/configuration` → module **Sauvegarde**)

### Contenu inclus

Le ZIP de sauvegarde contient un instantané de l'intégralité de votre espace de travail selon le périmètre de sauvegarde Brainframe — documents, métadonnées, configurations et données liées, telles que maintenues par le service de sauvegarde de la plateforme.

### Comment télécharger

1. Accédez à **Configuration → Sauvegarde**.
2. Consultez la liste des instantanés de sauvegarde disponibles (triés par date, du plus récent au plus ancien).
3. Pour une sauvegarde avec le statut **Prêt** :
* Cliquez sur **Télécharger sauvegarde** — ouvre une URL de téléchargement signée dans un nouvel onglet du navigateur.
4. Pour une sauvegarde nécessitant une préparation :
* Cliquez sur **Générer un téléchargement** — met la préparation en file d'attente (vous recevrez un e-mail lorsque ce sera prêt).
* Une fois le statut passé à **Prêt**, cliquez sur **Télécharger sauvegarde**.

### Statuts de sauvegarde

| Statut | Signification | Action |
| ---- |
| **Disponible** | La sauvegarde existe mais le lien de téléchargement n'est pas encore généré | Admin : cliquer sur **Générer un téléchargement** |
| **Préparation** | Le lien de téléchargement est en cours de génération | Attendre la notification par e-mail |
| **Prêt** | Lien de téléchargement disponible | Admin : cliquer sur **Télécharger sauvegarde** |

### Permissions et exigences

* Disponible uniquement sur les **espaces de travail sous licence**.
* **Générer un téléchargement** et **Télécharger sauvegarde** nécessitent un accès **administrateur**.
* Les utilisateurs non administrateurs peuvent voir le statut de sauvegarde (« Préparation du téléchargement ») mais ne peuvent ni lancer ni télécharger les sauvegardes.

| 📌 Pour la planification de sortie, téléchargez la sauvegarde **Prête** la plus récente avant de décommissionner l'espace de travail.

> 💡 **Conseil :** Téléchargez au moins une sauvegarde tôt dans votre processus de sortie pour vérifier son contenu et sa structure avant la date limite finale.

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## 3️⃣ Téléchargement direct de documents et fichiers

Les documents individuels téléversés sous forme de fichiers (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.) peuvent être téléchargés dans leur **format original** via des URL de stockage signées.

### 3.1 Depuis la page de détail du document

1. Ouvrez tout document comportant un fichier joint.
2. Cliquez sur le **menu débordant** (trois points) dans l'en-tête du document.
3. Sélectionnez **Télécharger**.

**Ce que vous obtenez :** Le fichier original téléversé (DOCX, XLSX, PDF, PPT, etc.).

### 3.2 Depuis la vue tableau d'un dossier

1. Accédez au dossier contenant le document.
2. Cliquez sur le **menu d'actions de ligne** (trois points) sur la ligne du document.
3. Sélectionnez **Télécharger**.

**Ce que vous obtenez :** Identique à ci-dessus — le fichier original via URL signée.

### 3.3 Depuis l'éditeur OnlyOffice

Les documents modifiés dans OnlyOffice peuvent également être téléchargés via la **barre d'outils native OnlyOffice** (lorsque les permissions de téléchargement sont activées). Les formats pris en charge dépendent du type de document (p. ex. DOCX, PDF).

| 📌 Les documents créés en **contenu natif Brainframe** (texte enrichi, markdown, formulaires) n'ont pas de téléchargement de fichier séparé — utilisez plutôt **Imprimer le document** (section 5) ou incluez-les dans une **Distribution PDF** (section 6).

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## 4️⃣ Exports Excel (.xlsx)

Tous les exports Excel sont générés **côté client** dans votre navigateur à partir des données visibles/filtrées. Il n'existe pas d'API d'export Excel côté serveur — les exports reflètent exactement ce que vous voyez dans la vue actuelle, en respectant votre configuration de colonnes et les filtres actifs.

| 📌 Aucun **export CSV** natif n'est disponible. Tous les exports tabulaires produisent des fichiers `.xlsx`.

### 4.1 Vues tableau / dossier génériques

**Où :** Toute vue tableau (dossiers, modules par type de document) → menu **Options** → **Exporter vers Excel**

**Ce qui est exporté :**
* Toutes les lignes actuellement **filtrées** du tableau
* **Colonnes visibles** uniquement (les colonnes action/ouvrir sont exclues)
* Valeurs de champs localisées dans votre langue actuelle

**Modèle de nom de fichier :** `{TypeDocument}_export_{AAAA-MM-JJ}.xlsx`

**Usage stratégie de sortie :** Exportez chaque module de type de document séparément pour capturer les métadonnées structurées (identifiants, propriétés, dates, éléments liés, etc.).

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### 4.2 Toutes les ressources — résumé par type de document

**Où :** Vue **Toutes les ressources** → en-tête **Exporter vers Excel**

**Ce qui est exporté :** Libellés des types de documents et nombre de documents par type.

**Nom de fichier :** `Document Types - {date/heure}.xlsx`

**Usage stratégie de sortie :** Inventaire rapide des types de documents existants et du nombre d'enregistrements par type.

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### 4.3 Process Kanban / Workbench

**Où :** **Process Kanban** → barre d'outils **Export**

**Ce qui est exporté :** Cartes de tâches incluant titre, assignés, étape, checklist, espace de travail, risques liés, progression, échéance, dates de la chronologie et date de création.

**Nom de fichier :** `Workbench - {date-heure}.xlsx`

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### 4.4 Exports KPI

#### Vue d'ensemble KPI (Configuration)

**Où :** **Configuration → Vue d'ensemble KPI** → en-tête **Export**

**Ce qui est exporté :** Lignes de relevés KPI filtrées — nom, type, dates, valeurs, cibles, propriétés de document, etc.

**Nom de fichier :** `KPI - KPI List - {date/heure}.xlsx`

#### Onglet KPI (détail du document)

**Où :** Ouvrir un document KPI → **Onglet KPI** → bouton icône Excel

**Ce qui est exporté :** Tableau des relevés KPI avec colonnes visibles configurables. Le HTML enrichi dans les champs description/mesure est conservé dans les cellules Excel.

**Nom de fichier :** `KPI - {titre du document} - {date-heure}.xlsx`

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### 4.5 Exports risques

#### Onglet Risque (détail du document)

**Où :** Ouvrir un document risque → **Onglet Risque** → **Export vers Excel**

**Ce qui est exporté :** Relevés de la matrice de risques — ID, titre, impact, probabilité, scores, mesures, dates, cibles (colonnes configurables).

**Nom de fichier :** `risk-data.xlsx`

#### Vue d'ensemble des risques (Configuration)

**Où :** **Configuration → Vue d'ensemble des risques** → barre d'outils du tableau matrice de risques → **Export vers Excel**

**Ce qui est exporté :** Lignes de la matrice de risques du portefeuille — ID, titre, impact, probabilité, résultat final, dates, travail restant, mesures, échéances, propriétés de document.

**Nom de fichier :** `Risk Matrix - {titre} - {date/heure}.xlsx`

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### 4.6 Export du cadre de conformité

**Où :** **Conformité → Cadres de conformité** → sélectionner un cadre → icône tableur dans l'en-tête → **Exporter le cadre de conformité**

**Ce qui est exporté :** Toutes les exigences du cadre :
* Identifiant de l'exigence
* Catégorie
* Nom et description de l'exigence
* Index de statut
* Noms des contrôles liés
* Noms des documents de preuve
* Noms des risques associés
* Tags

**Nom de fichier :** `Compliance - {date/heure}.xlsx`

| 📌 Cet export peut être **réimporté** dans un nouvel espace de travail via l'option de création de cadre **Import Excel** — utile pour migrer la structure du cadre (les contrôles liés, preuves et risques ne sont pas inclus dans l'import).

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### 4.7 Export de la Déclaration d'applicabilité (SoA)

**Où :** **Conformité → Cadres de conformité** → **Afficher la Déclaration d'applicabilité** → barre d'outils → **Exporter vers Excel**

**Ce qui est exporté :**

| Colonne | Contenu |
| ---- |
| ID du contrôle | Identifiant de l'exigence |
| Nom du contrôle | Titre de l'exigence |
| Description | Description / guide de l'exigence |
| Applicabilité | Applicable / Non applicable |
| Justification | Notes de justification |
| Statut de mise en œuvre | Statut calculé à partir des contrôles liés |
| Références | IDs triés des contrôles et risques liés |

**Nom de fichier :** `{TitreCadre}_Table_{horodatage}.xlsx`

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## 5️⃣ Exports impression et PDF

La plupart des exports « PDF » dans Brainframe utilisent la **boîte de dialogue d'impression de votre navigateur** — sélectionnez **Enregistrer au format PDF** comme destination. Les bloqueurs de fenêtres pop-up doivent être autorisés pour que ces exports fonctionnent.

| 📌 Ces exports produisent des documents lisibles adaptés aux auditeurs et parties prenantes, mais ne sont **pas des exports en masse automatisés**.

### 5.1 Impression de document

**Où :** Détail du document → menu en-tête → **Imprimer le document**

**Ce qui est exporté :** Contenu complet du document incluant blocs de révision, lignes SoA/cadre liées, en-têtes et contenu multilingue.

**Format :** Impression navigateur → Enregistrer au format PDF

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### 5.2 Impression du cadre de conformité

**Où :** **Conformité → Cadres de conformité** → menu d'actions de l'en-tête du cadre

Deux options :

* **Imprimer le cadre de conformité simple** — liste de toutes les catégories et exigences avec applicabilité, identifiant, nom, noms des contrôles liés et noms des preuves.
* **Imprimer le cadre de conformité détaillé** — identique au simple, plus les graphiques radar et les risques associés par exigence.

**Format :** Impression navigateur → Enregistrer au format PDF

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### 5.3 Impression de la Déclaration d'applicabilité (SoA)

**Où :** Barre d'outils de la vue SoA → **Exporter au format PDF** (impression)

**Ce qui est exporté :** Tableau SoA complet avec badges d'applicabilité et de statut de mise en œuvre, formaté pour les auditeurs.

**Format :** Impression navigateur → Enregistrer au format PDF

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### 5.4 Exports de rapports par impression

Ces exports transforment le contenu actuel de l'écran en rapport imprimable :

| Rapport | Où | Contenu |
| ---- |
| **Exporter rapport — Ma conformité** | En-tête du tableau de bord Ma conformité | Tableau de bord de conformité complet (revues de risques, tâches, éléments en retard) |
| **Export vue d'ensemble des tâches** | En-tête de la vue Tâches, bouton **Export** | Tableaux de gestion des tâches |
| **Rapport KPI** | Onglet KPI du document | Contenu de l'onglet KPI incluant les graphiques |
| **Rapport Risque** | Onglet Risque du document | Section relevés de risques (format paysage) |
| **Export vue d'ensemble des risques** | En-tête Vue d'ensemble des risques | Vue complète du portefeuille de risques avec images de graphiques |
| **Résumé impression Assistant actifs** | Dernière étape de l'assistant actifs | Résumé d'actifs généré par l'assistant |
| **Impression Assistant évaluation des risques** | Assistant évaluation des risques | Résumé de risques généré par l'assistant |

**Format :** Impression navigateur → Enregistrer au format PDF

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## 6️⃣ Exports de distributions

Les [Distributions](https://docs.brainframe.com/en/article/distributions-1f1x6ax/) sont l'un des outils les plus puissants pour créer des **instantanés hors ligne prêts pour l'audit** de votre documentation de conformité.

### 6.1 Télécharger les pièces jointes (ZIP)

**Où :** **Distributions** → ouvrir une distribution → barre d'outils → **Télécharger les pièces jointes**

**Ce qui est exporté :** Tous les documents de la distribution comportant un fichier joint (`s3Path`) — Word, Excel, PowerPoint, PDF, ZIP et autres formats téléversés — regroupés dans une archive ZIP unique.

**Nom de fichier :** `{TitreDistribution}-{date-heure}.zip`

**Usage stratégie de sortie :** Constituez une distribution contenant tous les documents nécessaires, puis téléchargez les pièces jointes comme archive de fichiers en masse — sans nécessiter l'accès à la sauvegarde de l'espace de travail.

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### 6.2 Télécharger en PDF indexé unique

**Où :** **Distributions** → ouvrir une distribution → barre d'outils → **Télécharger le PDF**

**Ce qui est exporté :** L'intégralité de la distribution rendue en document indexé unique :
* Page de couverture
* Table des matières
* Tous les faits avec blocs de révision
* Libellés et données SoA liées par fait

**Format :** Fenêtre pop-up d'impression navigateur → Enregistrer au format PDF

| 📌 C'est l'approche recommandée pour créer un **dossier de preuves d'audit autonome** fonctionnant hors ligne et indépendamment de la disponibilité du système.

> 💡 **Conseil :** Planifiez un export périodique de votre distribution d'audit (p. ex. trimestriel) comme sauvegarde hors ligne de vos preuves de conformité — même avant de planifier une sortie complète.

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### 6.3 Accès externe aux distributions

Les destinataires de liens de distribution externe peuvent également télécharger du contenu :

| Type d'accès | Modèle d'URL | Option d'export |
| ---- |
| **Lien de distribution générique** | `/distributionDetails?secureLink=…` | **Télécharger le PDF** |
| **Lien d'invitation personnelle** | `/document?secureLink=…` | Impression / PDF |
| **Lien document externe** | `/documentDetails?secureLink=…` | **Télécharger le PDF** |

Ces accès nécessitent un jeton de lien sécurisé valide et, le cas échéant, un mot de passe si configuré.

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## 7️⃣ Exports de graphes et visuels (PNG)

Les graphes de relations et de dépendances peuvent être exportés en images PNG pour inclusion dans des rapports ou preuves d'audit.

| Vue | Où | Nom de fichier |
| ---- |
| **Vue graphe tableau** | Vue tableau → Onglet Graphe → **Exporter l'image** | `Table Graph - {module}.png` |
| **Graphe de collection de documents** | Vue graphe de collection → **Exporter l'image** | `Document Collection - {title}.png` |
| **Module Dépendances** | Ressources → Dépendances → barre d'outils **Exporter l'image** | Graphe de dépendances PNG |

| 📌 Repositionnez et arrangez les éléments du graphe pour plus de clarté **avant** l'export — l'image capture uniquement la disposition actuelle.

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## 8️⃣ Téléchargement de licence

**Où :** **Configuration → Gestion des licences** → **Télécharger la licence**

**Ce qui est exporté :** Texte de la clé de licence pour une pile d'espace de travail.

**Format :** Fichier `.txt` (`stack_{horodatage}.txt`)

| 📌 Ceci concerne l'administration des licences, pas l'export de données de l'espace de travail.

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## 9️⃣ Modèles d'import (pas un export de données)

Les téléchargements suivants génèrent des **fichiers d'exemple/modèle** pour prendre en charge les flux d'import — ils **n'exportent pas** les données existantes de l'espace de travail :

| Modèle | Où | Sortie |
| ---- |
| Modèle d'import de documents en masse | Dossier → Créer des documents en masse | `DocumentImport.xlsx` |
| Modèle d'import de contacts | Paramètres de l'espace de travail → Import contacts | `sample_template.xlsx` |
| Modèle d'import d'exigences de cadre | Dialogue de téléversement de cadre | `sample_template.xlsx` |

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## 🔟 Limites d'export des intégrations

Les intégrations Brainframe (Jira, Confluence, Asana, Microsoft Defender, Intune, Aikido, SharePoint, etc.) permettent **d'importer** des données externes dans Brainframe et de **synchroniser/mettre à jour** les enregistrements liés — mais **n'exportent pas les données** vers ces systèmes externes.

| 📌 Lors d'une sortie de Brainframe, prévoyez d'exporter les données liées aux intégrations directement depuis les systèmes sources (Jira, Azure, etc.) en parallèle de vos exports Brainframe.

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## 1️⃣1️⃣ Guide recommandé de stratégie de sortie

Suivez cette approche étape par étape pour maximiser la récupération des données avant de décommissionner un espace de travail :

### Phase 1 — Instantané complet de l'espace de travail

* [ ] Confirmer que l'espace de travail est **sous licence** et que vous disposez d'un accès **administrateur**
* [ ] Accéder à **Configuration → Sauvegarde**
* [ ] Générer et télécharger le ZIP de sauvegarde **Prêt** le plus récent
* [ ] Vérifier le contenu du ZIP sur une machine locale

### Phase 2 — Métadonnées structurées par module

* [ ] Exporter le résumé **Toutes les ressources** (inventaire des types de documents)
* [ ] Pour chaque dossier/module de type de document : **Options → Exporter vers Excel**
* [ ] Exporter le(s) **cadre(s) de conformité** vers Excel (et imprimer la SoA en PDF)
* [ ] Exporter **Vue d'ensemble des risques** et **Vue d'ensemble KPI** vers Excel
* [ ] Exporter **Process Kanban / Workbench** vers Excel
* [ ] Exporter le rapport **Tâches** (impression en PDF)
* [ ] Exporter le rapport **Ma conformité** (impression en PDF)

### Phase 3 — Fichiers originaux et dossiers d'audit

* [ ] Constituer une **distribution d'audit** contenant tous les documents critiques
* [ ] **Télécharger les pièces jointes** (ZIP) pour tous les documents avec fichier
* [ ] **Télécharger le PDF** de l'instantané indexé de la distribution
* [ ] Télécharger les fichiers individuels pour les documents non couverts par le ZIP de distribution

### Phase 4 — Preuves visuelles

* [ ] Exporter le graphe **Dépendances** en PNG
* [ ] Exporter les **graphes de collection** et **graphes tableau** pertinents en PNG

### Phase 5 — Systèmes externes

* [ ] Exporter les données des systèmes intégrés (Jira, Defender, Intune, etc.) directement depuis ces plateformes
* [ ] Télécharger le **fichier de licence** si nécessaire pour la migration de l'espace de travail vers une autre pile

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## 1️⃣2️⃣ Référence rapide — Où exporter quoi

| Emplacement | Actions d'export disponibles |
| ---- |
| **Configuration → Sauvegarde** | Générer + Télécharger la sauvegarde ZIP de l'espace de travail |
| **Configuration → Vue d'ensemble KPI** | Export Excel + rapport impression |
| **Configuration → Vue d'ensemble des risques** | Export Excel + rapport impression |
| **Configuration → Gestion des licences** | Télécharger la licence (.txt) |
| **Page de détail du document** | Imprimer le document, Télécharger le fichier (si téléversé) |
| **Onglet KPI du document** | Export Excel + Exporter rapport (impression) |
| **Onglet Risque du document** | Export Excel + Exporter rapport (impression) |
| **Modules dossier / tableau** | Options → Exporter vers Excel |
| **Toutes les ressources** | Exporter vers Excel (résumé par type) |
| **Conformité → Cadres de conformité** | Impression simple/détaillée, Export Excel, vue SoA |
| **Conformité → Vue SoA** | Impression PDF, Exporter vers Excel |
| **Distributions** | Télécharger les pièces jointes (ZIP), Télécharger le PDF |
| **Process Kanban** | Export barre d'outils (Excel) |
| **Ma conformité** | Exporter rapport (impression) |
| **Tâches** | Export (impression) |
| **Dépendances** | Exporter l'image (PNG) |
| **Vues graphe** | Exporter l'image (PNG) |
| **Liens de distribution externe** | Télécharger le PDF |

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## 1️⃣3️⃣ Limitations connues

| Limitation | Impact sur la planification de sortie |
| ---- |
| Pas de bouton unique « tout exporter » (sauf sauvegarde) | Combiner plusieurs méthodes d'export |
| Exports Excel côté client et filtrés par vue | Exporter chaque module séparément ; retirer les filtres pour les données complètes |
| Pas de dump CSV ou JSON de l'espace de travail | Analyser le ZIP de sauvegarde ou utiliser les exports Excel pour les données structurées |
| Impression/PDF nécessite les pop-up du navigateur | Autoriser les pop-up avant les exports impression en masse |
| Données d'intégration en import uniquement | Exporter séparément depuis les systèmes sources |
| Documents natifs Brainframe sans téléchargement de fichier | Utiliser Imprimer le document ou Distribution PDF |
| Sauvegarde nécessite espace sous licence + admin | Planifier tôt ; vérifier l'accès avant la date limite de sortie |

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## 🎯 Checklist visuelle

* [ ] Sauvegarde ZIP de l'espace de travail téléchargée et vérifiée
* [ ] Tous les modules de type de document exportés vers Excel
* [ ] Cadre(s) de conformité exporté(s) (Excel + SoA PDF)
* [ ] Données risques et KPI exportées
* [ ] Distribution d'audit créée avec tous les documents critiques
* [ ] ZIP des pièces jointes de distribution téléchargé
* [ ] PDF indexé de la distribution téléchargé
* [ ] Fichiers individuels téléversés téléchargés si nécessaire
* [ ] Graphes dépendances/collection exportés en PNG
* [ ] Données d'intégration externe exportées depuis les systèmes sources
* [ ] Fichier de licence téléchargé (si migration de pile)

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> 💡 **Besoin d'aide pour planifier votre sortie ?** Contactez votre responsable de compte Brainframe ou l'équipe support. Pour les bonnes pratiques de préparation à l'audit, consultez également le [guide Distributions](https://docs.brainframe.com/en/article/distributions-1f1x6ax/) et le [guide Cadres de conformité](https://docs.brainframe.com/en/article/compliance-frameworks-1mq2uoa/).