📤 Gids voor data-export en exit-strategie

„Neem uw compliancedata mee — op uw voorwaarden.“
Een volledig overzicht van alle manieren om uw Brainframe-werkruimtegegevens te downloaden, exporteren en archiveren.

Bij het plannen van een exit uit de werkruimte, een migratie of een offline auditarchief biedt Brainframe verschillende exportroutes — van een volledige werkruimteback-up tot gedetailleerde Excel-exporten per module. Deze gids beschrijft elke exportmogelijkheid die momenteel beschikbaar is in Brainframe Next-Gen, geordend op prioriteit voor exit-planning.

1️⃣ Overzicht exit-strategie

Gebruik deze tabel om te bepalen welke exportmethoden u voor uw scenario nodig hebt:

2️⃣ Werkruimteback-up (hoogste prioriteit)

De module Backup is het meest complete exportpad. Gelicentieerde werkruimten ontvangen geautomatiseerde uurlijkse back-ups die als ZIP-archief kunnen worden gedownload.

Waar u het vindt

Configuration → Backup (/configuration → module Backup)

Wat is inbegrepen

De back-up-ZIP bevat een snapshot van uw volledige werkruimte volgens Brainframes backupbereik — documenten, metadata, configuraties en gekoppelde gegevens zoals onderhouden door de backupdienst van het platform.

Hoe te downloaden

1. Ga naar Configuration → Backup.
2. Bekijk de lijst met beschikbare back-up-snapshots (gesorteerd op datum, nieuwste eerst).
3. Voor een back-up met status Gereed:

• Klik op Back-up downloaden — opent een ondertekende download-URL in een nieuw browsertabblad.

4. Voor een back-up die voorbereiding nodig heeft:

• Klik op Download genereren — zet de voorbereiding in de wachtrij (u ontvangt een e-mail wanneer het klaar is).
• Zodra de status wijzigt naar Gereed, klik op Back-up downloaden.

Back-upstatussen

Machtigingen en vereisten

• Alleen beschikbaar op gelicentieerde werkruimten.
• Download genereren en Back-up downloaden vereisen beheerder-toegang.
• Niet-beheerders kunnen de back-upstatus zien („Download voorbereiden“) maar kunnen geen back-ups starten of downloaden.

💡 Tip: Download minstens één back-up vroeg in uw exit-proces om de inhoud en structuur te verifiëren vóór uw uiterste streefdatum.

3️⃣ Directe document- en bestandsdownload

Individuele documenten die als bestanden zijn geüpload (Word, Excel, PowerPoint, PDF, enz.) kunnen in hun originele formaat worden gedownload via ondertekende opslag-URL's.

3.1 Vanaf de documentdetailpagina

1. Open een document met een bijgevoegd bestand.
2. Klik op het overflowmenu (drie puntjes) in de documentkop.
3. Selecteer Downloaden.

Wat u krijgt: Het oorspronkelijk geüploade bestand (DOCX, XLSX, PDF, PPT, enz.).

3.2 Vanuit de ordertabelweergave

1. Ga naar de map met het document.
2. Klik op het rijactiemenu (drie puntjes) op de documentrij.
3. Selecteer Downloaden.

Wat u krijgt: Hetzelfde als hierboven — het originele bestand via ondertekende URL.

3.3 Vanuit de OnlyOffice-editor

Documenten bewerkt in OnlyOffice kunnen ook worden gedownload via de native OnlyOffice-werkbalk (wanneer downloadmachtigingen zijn ingeschakeld). Ondersteunde formaten hangen af van het documenttype (bijv. DOCX, PDF).

4️⃣ Excel-exporten (.xlsx)

Alle Excel-exporten worden client-side in uw browser gegenereerd op basis van zichtbare/gefilterde gegevens. Er is geen server-side Excel-export-API — exporten weerspiegelen precies wat u in de huidige weergave ziet, rekening houdend met uw kolomconfiguratie en actieve filters.

4.1 Algemene tabel- / mapweergaven

Waar: Elke tabelweergave (mappen, documenttype-modules) → menu Opties → Exporteer naar Excel

Wat wordt geëxporteerd:

• Alle momenteel gefilterde rijen in de tabel
• Alleen zichtbare kolommen (actie/openen-kolommen uitgesloten)
• Gelokaliseerde veldwaarden in uw huidige taal

Bestandsnaampatroon: {Documenttype}_export_{JJJJ-MM-DD}.xlsx

Gebruik voor exit-strategie: Exporteer elke documenttype-module apart om gestructureerde metadata vast te leggen (identificatoren, eigenschappen, datums, gekoppelde items, enz.).

4.2 Alle resources — samenvatting per documenttype

Waar: Weergave Alle resources → kop Exporteer naar Excel

Wat wordt geëxporteerd: Labels van documenttypes en aantal documenten per type.

Bestandsnaam: Document Types - {datum/tijd}.xlsx

Gebruik voor exit-strategie: Snelle inventarisatie van welke documenttypes bestaan en hoeveel records elk bevat.

4.3 Process Kanban / Workbench

Waar: Process Kanban → werkbalk Export

Wat wordt geëxporteerd: Taakkaarten inclusief titel, toegewezen personen, fase, checklist, werkruimte, gekoppelde risico's, voortgang, deadline, tijdlijn-datums en aanmaakdatum.

Bestandsnaam: Workbench - {datum-tijd}.xlsx

4.4 KPI-exporten

KPI-overzicht (Configuration)

Waar: Configuration → KPI-overzicht → kop Export

Wat wordt geëxporteerd: Gefilterde KPI-metingrijen — naam, type, datums, waarden, doelen, documenteigenschappen en meer.

Bestandsnaam: KPI - KPI List - {datum/tijd}.xlsx

KPI-tab (documentdetail)

Waar: Open een KPI-document → KPI-tab → Excel-pictogramknop

Wat wordt geëxporteerd: KPI-metingentabel met configureerbare zichtbare kolommen. Rich HTML in beschrijvings-/maatvelden blijft behouden in de Excel-cellen.

Bestandsnaam: KPI - {documenttitel} - {datum-tijd}.xlsx

4.5 Risico-exporten

Risico-tab (documentdetail)

Waar: Open een risicodocument → Risico-tab → Exporteer naar Excel

Wat wordt geëxporteerd: Risicomatrix-metingen — ID, titel, impact, waarschijnlijkheid, scores, maatregelen, datums, doelen (kolom configureerbaar).

Bestandsnaam: risk-data.xlsx

Risico-overzicht (Configuration)

Waar: Configuration → Risico-overzicht → werkbalk risicomatrixtabel → Excel exporteren

Wat wordt geëxporteerd: Portfolio-risicomatrixrijen — ID, titel, impact, waarschijnlijkheid, eindresultaat, datums, resterend werk, maatregelen, deadlines, documenteigenschappen.

Bestandsnaam: Risk Matrix - {titel} - {datum/tijd}.xlsx

4.6 Export compliance framework

Waar: Compliance → Compliance frameworks → selecteer een framework → spreadsheetpictogram in kop → Compliance framework exporteren

Wat wordt geëxporteerd: Alle frameworkeisen:

• Identificatie van de eis
• Categorie
• Naam en beschrijving van de eis
• Statusindex
• Namen van gekoppelde controls
• Namen van bewijsdocumenten
• Namen van gerelateerde risico's
• Tags

Bestandsnaam: Compliance - {datum/tijd}.xlsx

4.7 Export Verklaring van toepasselijkheid (SoA)

Waar: Compliance → Compliance frameworks → Verklaring van toepasselijkheid tonen → werkbalk → Exporteer naar Excel

Wat wordt geëxporteerd:

Bestandsnaam: {Frameworktitel}_Table_{tijdstempel}.xlsx

5️⃣ Print- en PDF-exporten

De meeste „PDF“-exporten in Brainframe gebruiken het afdialoogvenster van uw browser — selecteer Opslaan als PDF als bestemming. Pop-upblockers moeten zijn toegestaan om deze exporten te laten werken.

5.1 Document afdrukken

Waar: Documentdetail → kopmenu → Document afdrukken

Wat wordt geëxporteerd: Volledige documentinhoud inclusief revisieblokken, gekoppelde SoA-/frameworkrijen, kopteksten en meertalige inhoud.

Formaat: Browserafdruk → Opslaan als PDF

5.2 Compliance framework afdrukken

Waar: Compliance → Compliance frameworks → actiemenu frameworkkop

Twee opties:

• Eenvoudig compliance framework afdrukken — lijst van alle categorieën en eisen met toepasselijkheid, identificatie, naam, namen gekoppelde controls en bewijzen.
• Gedetailleerd compliance framework afdrukken — hetzelfde als eenvoudig, plus radardiagrammen en gerelateerde risico's per eis.

Formaat: Browserafdruk → Opslaan als PDF

5.3 Verklaring van toepasselijkheid (SoA) afdrukken

Waar: Werkbalk SoA-weergave → Exporteren naar PDF (afdruk)

Wat wordt geëxporteerd: Volledige SoA-tabel met badges voor toepasselijkheid en implementatiestatus, geformatteerd voor auditors.

Formaat: Browserafdruk → Opslaan als PDF

5.4 Rapport-printexporten

Deze exporteren de huidige scherminhoud als afdrukbaar rapport:

Formaat: Browserafdruk → Opslaan als PDF

6️⃣ Distributie-exporten

Distributies zijn een van de krachtigste hulpmiddelen om auditklare offline snapshots van uw compliancedocumentatie te maken.

6.1 Bijlagen downloaden (ZIP)

Waar: Distributies → open een distributie → werkbalk → Bijlagen downloaden

Wat wordt geëxporteerd: Alle documenten in de distributie met een bijgevoegd bestand (s3Path) — Word, Excel, PowerPoint, PDF, ZIP en andere geüploade formaten — gebundeld in één ZIP-archief.

Bestandsnaam: {Distributietitel}-{datum-tijd}.zip

Gebruik voor exit-strategie: Bouw een distributie met alle benodigde documenten en download bijlagen als bulkbestandsarchief — zonder toegang tot werkruimteback-up.

6.2 Downloaden als enkel geïndexeerd PDF

Waar: Distributies → open een distributie → werkbalk → Download PDF

Wat wordt geëxporteerd: De volledige distributie weergegeven als één geïndexeerd document:

• Voorpagina
• Inhoudsopgave
• Alle feiten met revisieblokken
• Labels en gekoppelde SoA-gegevens per feit

Formaat: Browser-printpopup → Opslaan als PDF

💡 Tip: Plan een periodieke export van uw auditdistributie (bijv. per kwartaal) als offline back-up van uw compliancebewijzen — zelfs vóór het plannen van een volledige exit.

6.3 Externe distributietoegang

Ontvangers van externe distributielinks kunnen inhoud ook downloaden:

Hiervoor is een geldig secure-link-token vereist en optioneel een wachtwoord indien geconfigureerd.

7️⃣ Graph- en visuele exporten (PNG)

Relatie- en afhankelijkheidsgrafieken kunnen als PNG-afbeeldingen worden geëxporteerd voor opname in rapporten of auditbewijzen.

8️⃣ Licentiedownload

Waar: Configuration → Licentiebeheer → Licentie downloaden

Wat wordt geëxporteerd: Licentiesleuteltekst voor een werkruimtestack.

Formaat: .txt-bestand (stack_{tijdstempel}.txt)

9️⃣ Importsjablonen (geen data-export)

De volgende downloads genereren voorbeeld-/sjabloonbestanden ter ondersteuning van importworkflows — ze exporteren geen bestaande werkruimtegegevens:

🔟 Beperkingen integratie-export

Brainframe-integraties (Jira, Confluence, Asana, Microsoft Defender, Intune, Aikido, SharePoint, enz.) ondersteunen het importeren van externe gegevens in Brainframe en synchroniseren/bijwerken van gekoppelde records — maar exporteren geen gegevens terug naar die externe systemen.

1️⃣1️⃣ Aanbevolen exit-strategie-playbook

Volg deze stapsgewijze aanpak om gegevensherstel te maximaliseren vóór buiten gebruik stellen van een werkruimte:

Fase 1 — Volledige werkruimte-snapshot

• Bevestig dat de werkruimte gelicentieerd is en u beheerder-toegang hebt
• Ga naar Configuration → Backup
• Genereer en download de meest recente Gereed back-up-ZIP
• Verifieer de ZIP-inhoud op een lokale machine

Fase 2 — Gestructureerde metadata per module

• Exporteer samenvatting Alle resources (inventaris documenttypes)
• Voor elke documenttype-map/module: Opties → Exporteer naar Excel
• Exporteer compliance framework(s) naar Excel (en druk SoA af als PDF)
• Exporteer Risico-overzicht en KPI-overzicht naar Excel
• Exporteer Process Kanban / Workbench naar Excel
• Exporteer Taken-rapport (afdrukken als PDF)
• Exporteer Mijn compliance-rapport (afdrukken als PDF)

Fase 3 — Originele bestanden en auditpakketten

• Bouw een auditdistributie met alle kritieke documenten
• Bijlagen downloaden (ZIP) voor alle op bestanden gebaseerde documenten
• Download PDF voor de geïndexeerde distributie-snapshot
• Download individuele bestanden voor documenten die niet door de distributie-ZIP worden gedekt

Fase 4 — Visueel bewijs

• Exporteer Afhankelijkheden-graph als PNG
• Exporteer relevante collectiegrafieken en tabelgrafieken als PNG

Fase 5 — Externe systemen

• Exporteer gegevens uit geïntegreerde systemen (Jira, Defender, Intune, enz.) rechtstreeks van die platforms
• Download licentiebestand indien nodig voor migratie van werkruimte naar een andere stack

1️⃣2️⃣ Snelle referentie — Waar wat exporteren

1️⃣3️⃣ Bekende beperkingen

🎯 Visuele checklist

• Werkruimteback-up-ZIP gedownload en geverifieerd
• Alle documenttype-modules geëxporteerd naar Excel
• Compliance framework(s) geëxporteerd (Excel + SoA-PDF)
• Risico- en KPI-gegevens geëxporteerd
• Auditdistributie aangemaakt met alle kritieke documenten
• ZIP distributiebijlagen gedownload
• Geïndexeerd distributie-PDF gedownload
• Individuele geüploade bestanden gedownload waar nodig
• Afhankelijkheids-/collectiegrafieken geëxporteerd als PNG
• Externe integratiegegevens geëxporteerd uit bronsystemen
• Licentiebestand gedownload (indien stackmigratie)

💡 Hulp nodig bij het plannen van uw exit? Neem contact op met uw Brainframe-accountmanager of het supportteam. Voor best practices rond auditbereidheid, zie ook de Distributiegids en de Compliance frameworks-gids.

Bijgewerkt op: 30/07/2026