> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://docs.brainframe.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Aanvraagformulieren # 📋 **Aanvraagformulieren** > **"Laat de informatie naar jou toekomen."** > *Verzamel, volg en verwerk aanvragen met ingebouwde compliance-workflows.* ## 1️⃣ Waarom aanvraagformulieren? Effectief beveiligings- en compliancebeheer werkt het best wanneer **mensen naar jou toekomen**, in plaats van dat je hen moet achtervolgen voor updates. We raden aan om een **eenvoudige intranet-hub van één pagina** te maken met links naar je managementsysteem, gehost op een makkelijk te onthouden domein (bv. `compliance.company.com`). 📌 Deze pagina kan deel uitmaken van je bestaande intranet (Google Sites, SharePoint Team Sites) en alleen toegankelijk zijn voor medewerkers. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-36_15k9gk5.png =304xauto) Elk item op deze hub linkt naar een **dediceerd proces** in je managementsysteem, waardoor het eenvoudig beschikbaar is voor je medewerkers. | 💡 Je kunt dit ook uitbreiden naar klanten — bijvoorbeeld door een knop voor GDPR/Privacy-rechtenaanvragen toe te voegen aan je publieke privacypagina. ## 2️⃣ Geïntegreerde formulieren De uitdaging met simpele links is: *wat gebeurt er na de klik?* Belangrijke vragen zijn: 1. Hoe verzamel je de juiste informatie? 2. Hoe verzamel je bewijs? 3. Hoe start je automatisch goedkeuringen? 4. Hoe passen aanvragen in meerstapsprocessen? 5. Hoe herwaardeer je risico’s die aan een aanvraag gekoppeld zijn? 📌 **Brainframe-aanvraagformulieren** lossen dit op door aanvragen te creëren, te verspreiden en te integreren in workflows. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/qa-forms_zm9qar.webp =500xauto) Formulieren worden aangemaakt in het **Formulierenmenu**, met instellingen afhankelijk van het formulierstype. ## 3️⃣ Standaardformulieren ![Standaardformulieren](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/forms-standard_1mbj5sg.png) Bij het maken van een standaardformulier kun je: 1. Het **formulierstype** selecteren (hierboven is het standaardformulier). 2. Het **documenttype** definiëren dat wordt aangemaakt met antwoorden. 3. De **doelmap** kiezen voor voltooide formulieren. 4. Specifieke gebruikers op de hoogte brengen wanneer antwoorden binnenkomen (optioneel). 5. De **documentgoedkeuringsworkflow** automatisch activeren en een versie toewijzen. 6. Ontvangen antwoorden in een **Kanban-stadium** in de Werkbank plaatsen. Op het volgende scherm definieer je de algemene informatie van het formulier: ![Formuliertitel](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/forms-title_1xmwwmh.png) 1. **Formuliertitel** 2. **Uitlegtekst** voor gebruikers die het formulier invullen 3. Dit veld wordt samen met de formuliertitel gebruikt om de **documentnaam** van het antwoord te genereren ### ① Vragentypes Na de setup configureer je de vragen. Er zijn drie hoofdantwoords­types: 1. **Vrije tekst** – verzamel algemene informatie. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-3_1wf39ye.webp) 2. **Documenteigenschap** – leg gestructureerde metadata vast. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-4_lzx0o8.webp) 3. **Risicomapping** – multiple choice met gewogen scores voor risico’s. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/qa-forms-risks_1do39bz.webp) Voor elke risicomappingvraag kun je: 1) De vraagtekst opgeven. 2) Het antwoords­type selecteren. 3) Een **gewicht** toewijzen om impact te meten. 4) Mogelijke antwoorden definiëren. 5) **Scores (0–5)** toewijzen. 6) Een vrij opmerkingenveld toestaan. 7) Antwoordopties toevoegen/verwijderen. 8) Voorwaardelijke zichtbaarheid instellen (op basis van eerdere antwoorden). 9) De vraag verwijderen. 10) Een nieuwe vraag toevoegen na de huidige. 11) Een verplicht antwoord instellen. 📌 *Risicomapping zorgt ervoor dat aanvragen direct worden geïntegreerd in je risicobeheerworkflows.* ## 4️⃣ Werken met een formulier ![Formulieren-UI](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/forms-ui_x49fk8.png) Eenmaal aangemaakt kun je: 1. Andere formulieren beheren. 2. De **publieke link** kopiëren om te delen. 3. De publieke formulierlink bekijken. 4. Toegang krijgen tot de antwoordmap. 5. Wijzigingen opslaan. | 📌 Gepubliceerde formulieren gebruiken automatisch de branding van je organisatie. ![Branded form](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-37_156aiko.png) ## 5️⃣ Documentformulieren ![Documentformulier](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-5_zglf2g.webp) Deze werken zoals standaardformulieren, maar hier geef je een **Word-/Excel-document** uit je mappenstructuur. * Zoek en selecteer een documentsjabloon uit je werkruimte. * Het formulier begeleidt de gebruiker bij het invullen van tekst of het uploaden van bewijsmateriaal. ![Formulier met bewijs](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/formevidence_m9mm7f.webp) 1. Definitieve documentnaam 2. Bewerkbare tekstvelden uit de sjabloon 3. Bijlagen uploaden als bewijs (afbeeldingen, PDF’s, Word-bestanden) ![Word-formuliersjabloon](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/formevidenceword_8g7hh8.png) 1. Documentnaam 2. Word-documentinhoud, direct in het formulier in te vullen 📌 *Bijlagen via drag-and-drop worden alleen ondersteund in de eenvoudige editor (niet in OnlyOffice).* ## 6️⃣ Formulieren insluiten Formulieren kunnen gedeeld worden via een **publieke link** of rechtstreeks in websites ingesloten. 💡 **Voorbeelden:** * Een **GDPR-aanvraagformulier** ingesloten op je privacypagina. * Een **leveranciers-onboardingformulier** ingesloten op je intranet. Brainframe levert een **HTML-insluitcode** die je ontwikkelteam op je site kan plaatsen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-6_1pypxud.webp) ## 7️⃣ Best Practices * 📂 Bewaar voltooide formulieren in toegankelijke mappen voor eenvoudige auditopvraging. * 🚨 Test elk formulier end-to-end voor publicatie. * 🔗 Sluit formulieren in op je intranet/publieke site om handmatige aanvragen te verminderen. ### **🎯 Checklist** * [x] Standaardformulier geconfigureerd met goedkeuringsworkflow * [ ] Documentformulier getest met bijlagen * [ ] Ingesloten GDPR-aanvraagformulier live