> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://docs.brainframe.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Externe Contacten

# 👥 **Externe contacten**
> **"Blijf verbonden zonder volledige toegang."**
> *Betrek externe belanghebbenden bij goedkeuringen, distributies en updates — zonder dat inloggen vereist is.*
Niet alle medewerkers hebben volledige toegang tot het documentbeheersysteem van Brainframe nodig. Om hierin te voorzien, maakt Brainframe onderscheid tussen [Werkruimtegebruikers](https://docs.brainframe.com/en/article/workspace-users-ftkgjk/) en [Externe contacten](https://docs.brainframe.com/en/article/external-contacts-1b6i09n/).
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/wssettings_1s42hmd.png =325xauto)
---
## 1️⃣ Wat zijn externe contacten?
**Externe contacten**:
* Hoeven **niet** in te loggen.
* Kunnen nog steeds worden opgenomen in specifieke workflows, zoals:
* 📩 **Meldingen ontvangen** (bijv. beleidsgoedkeuringen).
* 📤 **Deelnemen aan** [documentdistributies](https://docs.brainframe.com/en/article/document-distribution-1k2gqwz/).
* 🔔 **Op de hoogte worden gesteld van belangrijke updates** zonder dat toegang tot de werkruimte vereist is.
---
## 2️⃣ Configuratie van externe contacten
Het scherm **Configuratie externe contacten** biedt flexibiliteit voor het beheren van belanghebbenden die geen gebruiker zijn.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/32_1ctymuh.png =938xauto)
1. 📥 **Importeren** – Upload contacten met behulp van een Excel-sjabloon.
2. ✍ **Handmatig aanmaken** – Definieer naam, e-mail en optionele tags.
3. 🏷 **Taggen** – Organiseer contacten per afdeling, rol of project voor snelle selectie bij meldingen.
4. 🛠 **Bewerken of verwijderen** – Houd contactlijsten actueel naarmate rollen of projecten veranderen.
||| ⚠ Externe contacten tellen mee voor uw licentiedrempels.
---
## 3️⃣ Best practices
* 📌 **Gebruik tags strategisch** — groepeer externe contacten op functie (bijv. "Leveranciers", "Auditors") voor snellere selectie.
* 🧾 **Houd contactlijsten schoon** — verwijder verouderde vermeldingen om compliant te blijven en ruis te verminderen.
* 🔐 **Beperk extern gebruik** — betrek externe contacten alleen bij noodzakelijke workflows om blootstelling te verminderen.
* 📊 **Volg betrokkenheid** — bekijk hoe vaak externe contacten worden opgenomen in goedkeuringen of distributies.
---
## 🎯 Visuele checklist
* [x] Tags gedefinieerd voor afdelingen of rollen
* [ ] Verouderde externe contacten verwijderd
* [ ] Goedkeuringsworkflows getest met externen
* [ ] Licentiegebruik gemonitord voor externe contacten