> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://docs.brainframe.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Gids voor data-export en exit-strategie

# 📤 **Gids voor data-export en exit-strategie**
> **„Neem uw compliancedata mee — op uw voorwaarden.“**
> *Een volledig overzicht van alle manieren om uw Brainframe-werkruimtegegevens te downloaden, exporteren en archiveren.*

Bij het plannen van een exit uit de werkruimte, een migratie of een offline auditarchief biedt Brainframe verschillende exportroutes — van een volledige werkruimteback-up tot gedetailleerde Excel-exporten per module. Deze gids beschrijft **elke exportmogelijkheid die momenteel beschikbaar is in Brainframe Next-Gen**, geordend op prioriteit voor exit-planning.

| 📌 **Belangrijk:** Er is geen enkele knop „Hele werkruimte exporteren naar Excel“. Een complete exit-strategie combineert doorgaans **werkruimteback-up (ZIP)** met **gerichte Excel-/printexporten** per module en **individuele bestandsdownloads**.

---

## 1️⃣ Overzicht exit-strategie

Gebruik deze tabel om te bepalen welke exportmethoden u voor uw scenario nodig hebt:

| Prioriteit | Methode | Bereik | Formaat | Het beste voor |
| ---- |
| 🥇 **Primair** | Werkruimteback-up | Volledige gelicentieerde werkruimte | ZIP | Complete exit uit werkruimte / migratie |
| 🥈 **Secundair** | Directe bestandsdownload | Individuele geüploade documenten | Origineel (DOCX, XLSX, PDF, …) | Herstellen van bronbestanden |
| 🥈 **Secundair** | ZIP distributiebijlagen | Alle op bestanden gebaseerde documenten in een distributie | ZIP | Bulksgewijs bestanden extraheren zonder back-up |
| 🥉 **Tertiair** | Excel-exporten per module | Gefilterde rijen per tabel/weergave | XLSX | Gestructureerde metadata per documenttype |
| 🥉 **Tertiair** | Print- / PDF-exporten | Documenten, frameworks, rapporten | PDF (via browserprint) | Leesbare auditpakketten |
| 📊 **Aanvullend** | Graph-afbeeldingsexport | Relatie- / afhankelijkheidsgrafieken | PNG | Visueel bewijs van koppelingen |

---

## 2️⃣ Werkruimteback-up (hoogste prioriteit)

De module **Backup** is het meest complete exportpad. Gelicentieerde werkruimten ontvangen **geautomatiseerde uurlijkse back-ups** die als ZIP-archief kunnen worden gedownload.

### Waar u het vindt

**Configuration → Backup** (`/configuration` → module **Backup**)

### Wat is inbegrepen

De back-up-ZIP bevat een snapshot van uw volledige werkruimte volgens Brainframes backupbereik — documenten, metadata, configuraties en gekoppelde gegevens zoals onderhouden door de backupdienst van het platform.

### Hoe te downloaden

1. Ga naar **Configuration → Backup**.
2. Bekijk de lijst met beschikbare back-up-snapshots (gesorteerd op datum, nieuwste eerst).
3. Voor een back-up met status **Gereed**:
* Klik op **Back-up downloaden** — opent een ondertekende download-URL in een nieuw browsertabblad.
4. Voor een back-up die voorbereiding nodig heeft:
* Klik op **Download genereren** — zet de voorbereiding in de wachtrij (u ontvangt een e-mail wanneer het klaar is).
* Zodra de status wijzigt naar **Gereed**, klik op **Back-up downloaden**.

### Back-upstatussen

| Status | Betekenis | Actie |
| ---- |
| **Beschikbaar** | Back-up bestaat maar downloadlink nog niet gegenereerd | Admin: klik op **Download genereren** |
| **Voorbereiden** | Downloadlink wordt gegenereerd | Wacht op e-mailmelding |
| **Gereed** | Downloadlink beschikbaar | Admin: klik op **Back-up downloaden** |

### Machtigingen en vereisten

* Alleen beschikbaar op **gelicentieerde werkruimten**.
* **Download genereren** en **Back-up downloaden** vereisen **beheerder**-toegang.
* Niet-beheerders kunnen de back-upstatus zien („Download voorbereiden“) maar kunnen geen back-ups starten of downloaden.

| 📌 Voor exit-planning: download de meest recente **Gereed** back-up voordat u de werkruimte buiten gebruik stelt.

> 💡 **Tip:** Download minstens één back-up vroeg in uw exit-proces om de inhoud en structuur te verifiëren vóór uw uiterste streefdatum.

---

## 3️⃣ Directe document- en bestandsdownload

Individuele documenten die als bestanden zijn geüpload (Word, Excel, PowerPoint, PDF, enz.) kunnen in hun **originele formaat** worden gedownload via ondertekende opslag-URL's.

### 3.1 Vanaf de documentdetailpagina

1. Open een document met een bijgevoegd bestand.
2. Klik op het **overflowmenu** (drie puntjes) in de documentkop.
3. Selecteer **Downloaden**.

**Wat u krijgt:** Het oorspronkelijk geüploade bestand (DOCX, XLSX, PDF, PPT, enz.).

### 3.2 Vanuit de ordertabelweergave

1. Ga naar de map met het document.
2. Klik op het **rijactiemenu** (drie puntjes) op de documentrij.
3. Selecteer **Downloaden**.

**Wat u krijgt:** Hetzelfde als hierboven — het originele bestand via ondertekende URL.

### 3.3 Vanuit de OnlyOffice-editor

Documenten bewerkt in OnlyOffice kunnen ook worden gedownload via de **native OnlyOffice-werkbalk** (wanneer downloadmachtigingen zijn ingeschakeld). Ondersteunde formaten hangen af van het documenttype (bijv. DOCX, PDF).

| 📌 Documenten aangemaakt als **Brainframe-native inhoud** (rich text, markdown, formulieren) hebben geen aparte bestandsdownload — gebruik in plaats daarvan **Document afdrukken** (sectie 5) of neem ze op in een **Distributie-PDF** (sectie 6).

---

## 4️⃣ Excel-exporten (.xlsx)

Alle Excel-exporten worden **client-side** in uw browser gegenereerd op basis van zichtbare/gefilterde gegevens. Er is geen server-side Excel-export-API — exporten weerspiegelen precies wat u in de huidige weergave ziet, rekening houdend met uw kolomconfiguratie en actieve filters.

| 📌 Er is geen native **CSV-export** beschikbaar. Alle tabellair geëxporteerde bestanden zijn `.xlsx`-bestanden.

### 4.1 Algemene tabel- / mapweergaven

**Waar:** Elke tabelweergave (mappen, documenttype-modules) → menu **Opties** → **Exporteer naar Excel**

**Wat wordt geëxporteerd:**
* Alle momenteel **gefilterde** rijen in de tabel
* Alleen **zichtbare kolommen** (actie/openen-kolommen uitgesloten)
* Gelokaliseerde veldwaarden in uw huidige taal

**Bestandsnaampatroon:** `{Documenttype}_export_{JJJJ-MM-DD}.xlsx`

**Gebruik voor exit-strategie:** Exporteer elke documenttype-module apart om gestructureerde metadata vast te leggen (identificatoren, eigenschappen, datums, gekoppelde items, enz.).

---

### 4.2 Alle resources — samenvatting per documenttype

**Waar:** Weergave **Alle resources** → kop **Exporteer naar Excel**

**Wat wordt geëxporteerd:** Labels van documenttypes en aantal documenten per type.

**Bestandsnaam:** `Document Types - {datum/tijd}.xlsx`

**Gebruik voor exit-strategie:** Snelle inventarisatie van welke documenttypes bestaan en hoeveel records elk bevat.

---

### 4.3 Process Kanban / Workbench

**Waar:** **Process Kanban** → werkbalk **Export**

**Wat wordt geëxporteerd:** Taakkaarten inclusief titel, toegewezen personen, fase, checklist, werkruimte, gekoppelde risico's, voortgang, deadline, tijdlijn-datums en aanmaakdatum.

**Bestandsnaam:** `Workbench - {datum-tijd}.xlsx`

---

### 4.4 KPI-exporten

#### KPI-overzicht (Configuration)

**Waar:** **Configuration → KPI-overzicht** → kop **Export**

**Wat wordt geëxporteerd:** Gefilterde KPI-metingrijen — naam, type, datums, waarden, doelen, documenteigenschappen en meer.

**Bestandsnaam:** `KPI - KPI List - {datum/tijd}.xlsx`

#### KPI-tab (documentdetail)

**Waar:** Open een KPI-document → **KPI-tab** → Excel-pictogramknop

**Wat wordt geëxporteerd:** KPI-metingentabel met configureerbare zichtbare kolommen. Rich HTML in beschrijvings-/maatvelden blijft behouden in de Excel-cellen.

**Bestandsnaam:** `KPI - {documenttitel} - {datum-tijd}.xlsx`

---

### 4.5 Risico-exporten

#### Risico-tab (documentdetail)

**Waar:** Open een risicodocument → **Risico-tab** → **Exporteer naar Excel**

**Wat wordt geëxporteerd:** Risicomatrix-metingen — ID, titel, impact, waarschijnlijkheid, scores, maatregelen, datums, doelen (kolom configureerbaar).

**Bestandsnaam:** `risk-data.xlsx`

#### Risico-overzicht (Configuration)

**Waar:** **Configuration → Risico-overzicht** → werkbalk risicomatrixtabel → **Excel exporteren**

**Wat wordt geëxporteerd:** Portfolio-risicomatrixrijen — ID, titel, impact, waarschijnlijkheid, eindresultaat, datums, resterend werk, maatregelen, deadlines, documenteigenschappen.

**Bestandsnaam:** `Risk Matrix - {titel} - {datum/tijd}.xlsx`

---

### 4.6 Export compliance framework

**Waar:** **Compliance → Compliance frameworks** → selecteer een framework → spreadsheetpictogram in kop → **Compliance framework exporteren**

**Wat wordt geëxporteerd:** Alle frameworkeisen:
* Identificatie van de eis
* Categorie
* Naam en beschrijving van de eis
* Statusindex
* Namen van gekoppelde controls
* Namen van bewijsdocumenten
* Namen van gerelateerde risico's
* Tags

**Bestandsnaam:** `Compliance - {datum/tijd}.xlsx`

| 📌 Deze export kan worden **herimporteerd** in een nieuwe werkruimte via de framework-aanmaakoptie **Import Excel** — nuttig voor migratie van de frameworkstructuur (gekoppelde controls, bewijzen en risico's zijn niet inbegrepen bij import).

---

### 4.7 Export Verklaring van toepasselijkheid (SoA)

**Waar:** **Compliance → Compliance frameworks** → **Verklaring van toepasselijkheid tonen** → werkbalk → **Exporteer naar Excel**

**Wat wordt geëxporteerd:**

| Kolom | Inhoud |
| ---- |
| Control-ID | Identificatie van de eis |
| Controlnaam | Titel van de eis |
| Beschrijving | Beschrijving / leidraad van de eis |
| Toepasselijkheid | Van toepassing / Niet van toepassing |
| Rechtvaardiging | Rechtvaardigingsnotities |
| Implementatiestatus | Berekende status uit gekoppelde controls |
| Referenties | Gesorteerde ID's van gekoppelde controls en risico's |

**Bestandsnaam:** `{Frameworktitel}_Table_{tijdstempel}.xlsx`

---

## 5️⃣ Print- en PDF-exporten

De meeste „PDF“-exporten in Brainframe gebruiken het **afdialoogvenster van uw browser** — selecteer **Opslaan als PDF** als bestemming. Pop-upblockers moeten zijn toegestaan om deze exporten te laten werken.

| 📌 Deze exporten produceren leesbare documenten geschikt voor auditors en belanghebbenden, maar zijn **geen geautomatiseerde bulksexporten**.

### 5.1 Document afdrukken

**Waar:** Documentdetail → kopmenu → **Document afdrukken**

**Wat wordt geëxporteerd:** Volledige documentinhoud inclusief revisieblokken, gekoppelde SoA-/frameworkrijen, kopteksten en meertalige inhoud.

**Formaat:** Browserafdruk → Opslaan als PDF

---

### 5.2 Compliance framework afdrukken

**Waar:** **Compliance → Compliance frameworks** → actiemenu frameworkkop

Twee opties:

* **Eenvoudig compliance framework afdrukken** — lijst van alle categorieën en eisen met toepasselijkheid, identificatie, naam, namen gekoppelde controls en bewijzen.
* **Gedetailleerd compliance framework afdrukken** — hetzelfde als eenvoudig, plus radardiagrammen en gerelateerde risico's per eis.

**Formaat:** Browserafdruk → Opslaan als PDF

---

### 5.3 Verklaring van toepasselijkheid (SoA) afdrukken

**Waar:** Werkbalk SoA-weergave → **Exporteren naar PDF** (afdruk)

**Wat wordt geëxporteerd:** Volledige SoA-tabel met badges voor toepasselijkheid en implementatiestatus, geformatteerd voor auditors.

**Formaat:** Browserafdruk → Opslaan als PDF

---

### 5.4 Rapport-printexporten

Deze exporteren de huidige scherminhoud als afdrukbaar rapport:

| Rapport | Waar | Inhoud |
| ---- |
| **Rapport exporteren — Mijn compliance** | Kop dashboard Mijn compliance | Volledig compliance-dashboard (risicobeoordelingen, taken, gemiste items) |
| **Export taakoverzicht** | Kop takenweergave, knop **Export** | Taakbeheertabellen |
| **KPI-rapport** | KPI-tab document | KPI-tab-inhoud inclusief grafieken |
| **Risicorapport** | Risico-tab document | Risicometingensectie (liggend formaat) |
| **Export risico-overzicht** | Kop risico-overzicht | Volledige risicoportfolioweergave met grafiekafbeeldingen |
| **Afdruksamenvatting asset-wizard** | Laatste stap asset-wizard | Door wizard gegenereerde assetsamenvatting |
| **Afdruk risicobeoordelings-wizard** | Risicobeoordelings-wizard | Door wizard gegenereerde risicosamenvatting |

**Formaat:** Browserafdruk → Opslaan als PDF

---

## 6️⃣ Distributie-exporten

[Distributies](https://docs.brainframe.com/en/article/distributions-1f1x6ax/) zijn een van de krachtigste hulpmiddelen om **auditklare offline snapshots** van uw compliancedocumentatie te maken.

### 6.1 Bijlagen downloaden (ZIP)

**Waar:** **Distributies** → open een distributie → werkbalk → **Bijlagen downloaden**

**Wat wordt geëxporteerd:** Alle documenten in de distributie met een bijgevoegd bestand (`s3Path`) — Word, Excel, PowerPoint, PDF, ZIP en andere geüploade formaten — gebundeld in één ZIP-archief.

**Bestandsnaam:** `{Distributietitel}-{datum-tijd}.zip`

**Gebruik voor exit-strategie:** Bouw een distributie met alle benodigde documenten en download bijlagen als bulkbestandsarchief — zonder toegang tot werkruimteback-up.

---

### 6.2 Downloaden als enkel geïndexeerd PDF

**Waar:** **Distributies** → open een distributie → werkbalk → **Download PDF**

**Wat wordt geëxporteerd:** De volledige distributie weergegeven als één geïndexeerd document:
* Voorpagina
* Inhoudsopgave
* Alle feiten met revisieblokken
* Labels en gekoppelde SoA-gegevens per feit

**Formaat:** Browser-printpopup → Opslaan als PDF

| 📌 Dit is de aanbevolen aanpak voor een **zelfstandig auditbewijspakket** dat offline werkt en onafhankelijk is van systeembeschikbaarheid.

> 💡 **Tip:** Plan een periodieke export van uw auditdistributie (bijv. per kwartaal) als offline back-up van uw compliancebewijzen — zelfs vóór het plannen van een volledige exit.

---

### 6.3 Externe distributietoegang

Ontvangers van externe distributielinks kunnen inhoud ook downloaden:

| Toegangstype | URL-patroon | Exportoptie |
| ---- |
| **Generieke distributielink** | `/distributionDetails?secureLink=…` | **Download PDF** |
| **Persoonlijke uitnodigingslink** | `/document?secureLink=…` | Afdruk / PDF |
| **Extern documentlink** | `/documentDetails?secureLink=…` | **Download PDF** |

Hiervoor is een geldig secure-link-token vereist en optioneel een wachtwoord indien geconfigureerd.

---

## 7️⃣ Graph- en visuele exporten (PNG)

Relatie- en afhankelijkheidsgrafieken kunnen als PNG-afbeeldingen worden geëxporteerd voor opname in rapporten of auditbewijzen.

| Weergave | Waar | Bestandsnaam |
| ---- |
| **Tabelgraphweergave** | Tabelweergave → Graph-tab → **Download afbeelding** | `Table Graph - {module}.png` |
| **Documentcollectiegraph** | Documentcollectiegraphweergave → **Download afbeelding** | `Document Collection - {titel}.png` |
| **Afhankelijkheden-module** | Resources → Afhankelijkheden → werkbalk **Download afbeelding** | Afhankelijkhedengraph PNG |

| 📌 Herpositioneer en rangschik graphitems voor duidelijkheid **vóór** export — de afbeelding legt alleen de huidige lay-out vast.

---

## 8️⃣ Licentiedownload

**Waar:** **Configuration → Licentiebeheer** → **Licentie downloaden**

**Wat wordt geëxporteerd:** Licentiesleuteltekst voor een werkruimtestack.

**Formaat:** `.txt`-bestand (`stack_{tijdstempel}.txt`)

| 📌 Dit is voor licentiebeheer, niet voor export van werkruimtegegevens.

---

## 9️⃣ Importsjablonen (geen data-export)

De volgende downloads genereren **voorbeeld-/sjabloonbestanden** ter ondersteuning van importworkflows — ze exporteren **geen** bestaande werkruimtegegevens:

| Sjabloon | Waar | Uitvoer |
| ---- |
| Sjabloon bulkdocumentimport | Map → Documenten bulksgewijs aanmaken | `DocumentImport.xlsx` |
| Contactsimportsjabloon | Werkruimte-instellingen → Contactimport | `sample_template.xlsx` |
| Sjabloon frameworkeisenimport | Framework-uploaddialoog | `sample_template.xlsx` |

---

## 🔟 Beperkingen integratie-export

Brainframe-integraties (Jira, Confluence, Asana, Microsoft Defender, Intune, Aikido, SharePoint, enz.) ondersteunen het **importeren** van externe gegevens in Brainframe en **synchroniseren/bijwerken** van gekoppelde records — maar **exporteren geen gegevens terug** naar die externe systemen.

| 📌 Bij het verlaten van Brainframe: plan om integratiegekoppelde gegevens parallel aan uw Brainframe-exporten rechtstreeks uit de bronsystemen (Jira, Azure, enz.) te exporteren.

---

## 1️⃣1️⃣ Aanbevolen exit-strategie-playbook

Volg deze stapsgewijze aanpak om gegevensherstel te maximaliseren vóór buiten gebruik stellen van een werkruimte:

### Fase 1 — Volledige werkruimte-snapshot

* [ ] Bevestig dat de werkruimte **gelicentieerd** is en u **beheerder**-toegang hebt
* [ ] Ga naar **Configuration → Backup**
* [ ] Genereer en download de meest recente **Gereed** back-up-ZIP
* [ ] Verifieer de ZIP-inhoud op een lokale machine

### Fase 2 — Gestructureerde metadata per module

* [ ] Exporteer samenvatting **Alle resources** (inventaris documenttypes)
* [ ] Voor elke documenttype-map/module: **Opties → Exporteer naar Excel**
* [ ] Exporteer **compliance framework(s)** naar Excel (en druk SoA af als PDF)
* [ ] Exporteer **Risico-overzicht** en **KPI-overzicht** naar Excel
* [ ] Exporteer **Process Kanban / Workbench** naar Excel
* [ ] Exporteer **Taken**-rapport (afdrukken als PDF)
* [ ] Exporteer **Mijn compliance**-rapport (afdrukken als PDF)

### Fase 3 — Originele bestanden en auditpakketten

* [ ] Bouw een **auditdistributie** met alle kritieke documenten
* [ ] **Bijlagen downloaden** (ZIP) voor alle op bestanden gebaseerde documenten
* [ ] **Download PDF** voor de geïndexeerde distributie-snapshot
* [ ] Download individuele bestanden voor documenten die niet door de distributie-ZIP worden gedekt

### Fase 4 — Visueel bewijs

* [ ] Exporteer **Afhankelijkheden**-graph als PNG
* [ ] Exporteer relevante **collectiegrafieken** en **tabelgrafieken** als PNG

### Fase 5 — Externe systemen

* [ ] Exporteer gegevens uit geïntegreerde systemen (Jira, Defender, Intune, enz.) rechtstreeks van die platforms
* [ ] Download **licentiebestand** indien nodig voor migratie van werkruimte naar een andere stack

---

## 1️⃣2️⃣ Snelle referentie — Waar wat exporteren

| Locatie | Beschikbare exportacties |
| ---- |
| **Configuration → Backup** | Download genereren + werkruimte-ZIP-back-up downloaden |
| **Configuration → KPI-overzicht** | Excel exporteren + rapport afdrukken |
| **Configuration → Risico-overzicht** | Excel exporteren + rapport afdrukken |
| **Configuration → Licentiebeheer** | Licentie downloaden (.txt) |
| **Documentdetailpagina** | Document afdrukken, Bestand downloaden (indien geüpload) |
| **KPI-tab document** | Excel exporteren + Rapport exporteren (afdruk) |
| **Risico-tab document** | Excel exporteren + Rapport exporteren (afdruk) |
| **Map- / tabelmodules** | Opties → Exporteer naar Excel |
| **Alle resources** | Exporteer naar Excel (typesamenvatting) |
| **Compliance → Frameworks** | Eenvoudig/gedetailleerd afdrukken, Excel exporteren, SoA-weergave |
| **Compliance → SoA-weergave** | Exporteren naar PDF, Exporteer naar Excel |
| **Distributies** | Bijlagen downloaden (ZIP), Download PDF |
| **Process Kanban** | Werkbalk Export (Excel) |
| **Mijn compliance** | Rapport exporteren (afdruk) |
| **Taken** | Export (afdruk) |
| **Afhankelijkheden** | Download afbeelding (PNG) |
| **Graphweergaven** | Download afbeelding (PNG) |
| **Externe distributielinks** | Download PDF |

---

## 1️⃣3️⃣ Bekende beperkingen

| Beperking | Impact op exit-planning |
| ---- |
| Geen enkele knop „alles exporteren“ (behalve back-up) | Meerdere exportmethoden combineren |
| Excel-exporten client-side en weergavegefilterd | Elke module apart exporteren; geen filters voor volledige gegevens |
| Geen CSV- of JSON-werkruimtedump | Back-up-ZIP parseren of Excel-exporten gebruiken voor gestructureerde gegevens |
| Print/PDF vereist browserpop-ups | Pop-ups toestaan vóór bulkprintexporten |
| Integratiegegevens alleen import | Apart exporteren uit bronsystemen |
| Native Brainframe-documenten zonder bestandsdownload | Document afdrukken of Distributie-PDF gebruiken |
| Back-up vereist gelicentieerde werkruimte + beheerder | Vroeg plannen; toegang verifiëren vóór exit-deadline |

---

## 🎯 Visuele checklist

* [ ] Werkruimteback-up-ZIP gedownload en geverifieerd
* [ ] Alle documenttype-modules geëxporteerd naar Excel
* [ ] Compliance framework(s) geëxporteerd (Excel + SoA-PDF)
* [ ] Risico- en KPI-gegevens geëxporteerd
* [ ] Auditdistributie aangemaakt met alle kritieke documenten
* [ ] ZIP distributiebijlagen gedownload
* [ ] Geïndexeerd distributie-PDF gedownload
* [ ] Individuele geüploade bestanden gedownload waar nodig
* [ ] Afhankelijkheids-/collectiegrafieken geëxporteerd als PNG
* [ ] Externe integratiegegevens geëxporteerd uit bronsystemen
* [ ] Licentiebestand gedownload (indien stackmigratie)

---

> 💡 **Hulp nodig bij het plannen van uw exit?** Neem contact op met uw Brainframe-accountmanager of het supportteam. Voor best practices rond auditbereidheid, zie ook de [Distributiegids](https://docs.brainframe.com/en/article/distributions-1f1x6ax/) en de [Compliance frameworks-gids](https://docs.brainframe.com/en/article/compliance-frameworks-1mq2uoa/).