⚖️ DSGVO-Management

"Verarbeitung dokumentieren, Compliance nachweisen und Datenschutzrisiken verwalten."
Bleiben Sie mit den DSGVO-Verpflichtungen durch strukturierte Aufzeichnungen und Abhängigkeiten im Einklang.

Eine der größten Herausforderungen unter strengen Datenschutzgesetzen wie der DSGVO ist sicherzustellen, dass alle Verarbeitungstätigkeiten ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Brainframe GRC bietet spezielle Vorlagen und Automatisierung, um die Compliance zu vereinfachen und eine vollständige und prüffähige Verarbeitungstätigkeit (RoPA) aufrechtzuerhalten.

1️⃣ Zentrale Dokumentationsanforderungen

Bei der Dokumentation einer Verarbeitungstätigkeit müssen Sie folgende Punkte erfassen:

• 👥 Relevante betroffene Personen
• 📂 Art der verarbeiteten Daten
• 📜 Rechtsgrundlage der Verarbeitung
• 🏢 Ihre Rolle bei der Verarbeitung
• 📥 Datenquellen und Speicherorte
• 📤 Empfänger der Daten
• 🗑 Aufbewahrungs- und Löschverfahren

2️⃣ Spezielle Dokumenttypen

Brainframe enthält mehrere spezialisierte Dokumenttypen mit integrierten Vorlagen und automatisierten Funktionen, um die DSGVO-Compliance effizient zu verwalten.

📄 Verarbeitungstätigkeit

• Ermöglicht das Verknüpfen oder Erstellen verwandter Assets wie Lieferanten, Systeme oder Datensätze.
• Fragt während der Erstellung nach allen relevanten Verarbeitungseigenschaften (Dokumenteigenschaften).
• Stellt sicher, dass Ihr RoPA vollständig und konform ist.

3️⃣ Abhängigkeiten visualisieren

• Verwenden Sie Verknüpfte Dokumente und den Abhängigkeits-Graph, um alle Verbindungen zwischen einer Verarbeitungstätigkeit und den zugehörigen Assets, Risiken oder Vereinbarungen darzustellen.
• Verstehen Sie, wie Daten intern und an Dritte weiterfließen.

4️⃣ DSGVO-Dateninventar

Das Menü Inventarübersicht ermöglicht Ihnen:

• DSGVO-bezogene Daten in einer konsolidierten Ansicht zu gruppieren.
• Nach Dokumenttyp herunterzubrechen, um eine detaillierte Liste der Eigenschaften zu sehen.

5️⃣ Globale Abhängigkeiten

• Verwenden Sie das Sammlungsmenü, um mehrere Verarbeitungstätigkeiten auszuwählen.
• Visualisieren Sie deren kombinierte Abhängigkeiten über Abteilungen oder Systeme hinweg.
• Ideal für die Abbildung von End-to-End-Datenflüssen bei Audits oder DPIAs.

6️⃣ Lieferantenmanagement

Das Management von Lieferantenrisiken ist eine zentrale DSGVO-Verpflichtung. Brainframe bietet:

• Einen speziellen Dokumenttyp Lieferant oder Subunternehmer.
• Vorgefertigte Vorlagen für Lieferantenbewertungen.
• Strukturierte Ablage von Verträgen, Datenverarbeitungsverträgen (DPAs) und Validierungs-Checklisten.

7️⃣ Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA)

Eine DPIA ist erforderlich, wenn:

• Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden.
• Die Verarbeitung voraussichtlich hohe Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen birgt.

Brainframe GRC bietet:

• Einen speziellen DPIA-Dokumenttyp.
• Vorlagen für Risikobewertung und Maßnahmenplanung.

8️⃣ Best Practices

• 🗂 Kategorien konsistent verwenden – Verarbeitungstätigkeiten nach Abteilung oder System gruppieren.
• 🔗 Abhängigkeiten verknüpfen – Lieferanten, Assets und Risiken immer mit Verarbeitungstätigkeiten verbinden.
• 📜 RoPA regelmäßig aktualisieren – besonders nach Einführung neuer Systeme, Lieferanten oder Datenflüsse.
• 👥 Klare Verantwortlichkeiten zuweisen – jede Verarbeitungstätigkeit sollte eine verantwortliche Person haben.
• 🚨 DPIAs frühzeitig durchführen – Risiko vor Umsetzung bewerten, nicht erst bei einer Audit-Anfrage.

🎯 Checkliste

• [x] Alle Verarbeitungstätigkeiten im RoPA dokumentiert
• [x] Abhängigkeiten in der Graph-Ansicht abgebildet
• [ ] Lieferanten mit Verträgen und DPAs verknüpft
• [ ] DSGVO-Inventar für Audit exportiert
• [ ] DPIAs bei hohen Risiken durchgeführt

Aktualisiert am: 22/09/2025