⚖️ DSGVO-Management

„Dokumentieren Sie die Verarbeitung, weisen Sie die Konformität nach und verwalten Sie Datenschutzrisiken."
Bleiben Sie durch strukturierte Aufzeichnungen und Abhängigkeiten mit den DSGVO-Verpflichtungen im Einklang.

Eine der größten Herausforderungen bei strengen Datenschutzvorschriften wie der DSGVO besteht darin, sicherzustellen, dass alle Verarbeitungstätigkeiten ordnungsgemäß dokumentiert sind.

Brainframe GRC bietet dedizierte Vorlagen und Automatisierung zur Optimierung der Compliance und erleichtert die Pflege eines vollständigen und auditierbaren Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT).

1️⃣ Grundlegende Dokumentationsanforderungen

Bei der Dokumentation einer Verarbeitungstätigkeit müssen Sie Folgendes angeben:

• 👥 Relevante betroffene Personen
• 📂 Art der verarbeiteten Daten
• 📜 Rechtsgrundlage der Verarbeitung
• 🏢 Ihre Rolle bei der Verarbeitung
• 📥 Datenquellen und Speicherorte
• 📤 Empfänger der Daten
• 🗑 Verfahren zur Aufbewahrung und Löschung

2️⃣ Dedizierte Dokumenttypen

Brainframe umfasst mehrere spezialisierte Dokumenttypen mit integrierten Vorlagen und automatisierten Abläufen, die Ihnen helfen, die DSGVO-Konformität effizient zu verwalten.

📄 Datenverarbeitungstätigkeit

• Ermöglicht Ihnen, zugehörige Assets zu verknüpfen oder zu erstellen, wie Lieferanten, Systeme oder Datensätze.
• Fordert Sie bei der Erstellung zur Eingabe aller relevanten Verarbeitungseigenschaften (Dokumenteigenschaften) auf.
• Stellt sicher, dass Ihr VVT vollständig und konform ist.

3️⃣ Abhängigkeiten visualisieren

• Nutzen Sie Verknüpfte Dokumente und den Abhängigkeitsgraphen, um alle Verbindungen zwischen einer Verarbeitungstätigkeit und den zugehörigen Assets, Risiken oder Vereinbarungen zu sehen.
• Verstehen Sie, wie Daten fließen — intern und zu Dritten.

4️⃣ Inventar der DSGVO-Daten

Mit dem Menü Bestandsübersicht können Sie DSGVO-bezogene Daten in einer konsolidierten Ansicht gruppieren.

5️⃣ Globale Abhängigkeiten

• Nutzen Sie das Menü Sammlungen, um mehrere Verarbeitungstätigkeiten auszuwählen.
• Visualisieren Sie deren kombinierte Abhängigkeiten über Abteilungen oder Systeme hinweg.
• Perfekt zur Abbildung von durchgängigen Datenflüssen bei Audits oder DSFAs.

6️⃣ Lieferanten verwalten

Das Risikomanagement von Lieferanten ist eine kritische DSGVO-Verpflichtung. Brainframe bietet:

• Einen dedizierten Dokumenttyp Lieferant oder Unterauftragnehmer.
• Vorgefertigte Vorlagen für Lieferantenüberprüfungen.
• Strukturierte Speicherung von Verträgen, Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) und Validierungs-Checklisten.

7️⃣ Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Eine DSFA ist erforderlich, wenn:

• Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden.
• Die Verarbeitung voraussichtlich hohe Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen mit sich bringt.

Brainframe GRC bietet:

• Einen dedizierten DSFA-Dokumenttyp.
• Einsatzbereite Vorlagen für Risikobewertung und Minderungsplanung.

8️⃣ Bewährte Praktiken

• 🗂 Verwenden Sie Kategorien konsistent – Halten Sie Verarbeitungstätigkeiten nach Abteilung oder System gruppiert.
• 🔗 Verknüpfen Sie Abhängigkeiten – Verbinden Sie Lieferanten, Assets und Risiken stets mit Verarbeitungstätigkeiten.
• 📜 Aktualisieren Sie das VVT regelmäßig – Insbesondere nach dem Hinzufügen neuer Systeme, Lieferanten oder Datenflüsse.
• 👥 Weisen Sie klare Eigentümerschaft zu – Jede Verarbeitungstätigkeit sollte eine verantwortliche Person haben.
• 🚨 Lösen Sie DSFAs frühzeitig aus – Warten Sie nicht, bis ein Auditor danach fragt; bewerten Sie das Risiko vor der Umsetzung.

🎯 Visuelle Checkliste

• Alle Verarbeitungstätigkeiten im VVT dokumentiert
• Abhängigkeiten in der Graphenansicht abgebildet
• Lieferanten mit Verträgen und AVVs verknüpft
• DSGVO-Inventar für Audit exportiert
• DSFAs durchgeführt, wo hohe Risiken vorliegen

Aktualisiert am: 15/07/2026