Guide d'export de données et de stratégie de sortie
📤 Guide d'export de données et de stratégie de sortie
« Emportez vos données de conformité — à vos conditions. »
Vue d'ensemble complète de toutes les façons de télécharger, exporter et archiver les données de votre espace de travail Brainframe.
Lors de la planification d'une sortie d'espace de travail, d'une migration ou d'un archivage d'audit hors ligne, Brainframe propose plusieurs chemins d'export — de la sauvegarde complète de l'espace de travail aux exports Excel granulaires par module. Ce guide décrit toutes les capacités d'export actuellement disponibles dans Brainframe Next-Gen, organisées par priorité pour la planification de sortie.
1️⃣ Vue d'ensemble de la stratégie de sortie
Utilisez ce tableau pour décider quelles méthodes d'export utiliser selon votre scénario :
Priorité | Méthode | Portée | Format | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
🥇 Principale | Sauvegarde de l'espace de travail | Espace de travail sous licence complet | ZIP | Sortie / migration complète de l'espace de travail |
🥈 Secondaire | Téléchargement direct de fichiers | Documents individuels téléversés | Original (DOCX, XLSX, PDF, …) | Récupération des fichiers sources |
🥈 Secondaire | ZIP des pièces jointes de distribution | Tous les documents avec fichier dans une distribution | ZIP | Extraction en masse de fichiers sans sauvegarde |
🥉 Tertiaire | Exports Excel par module | Lignes filtrées par tableau/vue | XLSX | Métadonnées structurées par type de document |
🥉 Tertiaire | Exports impression / PDF | Documents, cadres, rapports | PDF (via impression navigateur) | Dossiers d'audit lisibles |
📊 Complémentaire | Export d'images de graphes | Graphes de relations / dépendances | PNG | Preuve visuelle des liens |
2️⃣ Sauvegarde de l'espace de travail (priorité maximale)
Le module Sauvegarde est le chemin d'export le plus complet. Les espaces de travail sous licence bénéficient de sauvegardes automatiques horaires téléchargeables sous forme d'archive ZIP.
Où le trouver
Configuration → Sauvegarde (/configuration → module Sauvegarde)
Contenu inclus
Le ZIP de sauvegarde contient un instantané de l'intégralité de votre espace de travail selon le périmètre de sauvegarde Brainframe — documents, métadonnées, configurations et données liées, telles que maintenues par le service de sauvegarde de la plateforme.
Comment télécharger
- Accédez à Configuration → Sauvegarde.
- Consultez la liste des instantanés de sauvegarde disponibles (triés par date, du plus récent au plus ancien).
- Pour une sauvegarde avec le statut Prêt :
- Cliquez sur Télécharger sauvegarde — ouvre une URL de téléchargement signée dans un nouvel onglet du navigateur.
- Pour une sauvegarde nécessitant une préparation :
- Cliquez sur Générer un téléchargement — met la préparation en file d'attente (vous recevrez un e-mail lorsque ce sera prêt).
- Une fois le statut passé à Prêt, cliquez sur Télécharger sauvegarde.
Statuts de sauvegarde
Statut | Signification | Action |
|---|---|---|
Disponible | La sauvegarde existe mais le lien de téléchargement n'est pas encore généré | Admin : cliquer sur Générer un téléchargement |
Préparation | Le lien de téléchargement est en cours de génération | Attendre la notification par e-mail |
Prêt | Lien de téléchargement disponible | Admin : cliquer sur Télécharger sauvegarde |
Permissions et exigences
- Disponible uniquement sur les espaces de travail sous licence.
- Générer un téléchargement et Télécharger sauvegarde nécessitent un accès administrateur.
- Les utilisateurs non administrateurs peuvent voir le statut de sauvegarde (« Préparation du téléchargement ») mais ne peuvent ni lancer ni télécharger les sauvegardes.
💡 Conseil : Téléchargez au moins une sauvegarde tôt dans votre processus de sortie pour vérifier son contenu et sa structure avant la date limite finale.
3️⃣ Téléchargement direct de documents et fichiers
Les documents individuels téléversés sous forme de fichiers (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.) peuvent être téléchargés dans leur format original via des URL de stockage signées.
3.1 Depuis la page de détail du document
- Ouvrez tout document comportant un fichier joint.
- Cliquez sur le menu débordant (trois points) dans l'en-tête du document.
- Sélectionnez Télécharger.
Ce que vous obtenez : Le fichier original téléversé (DOCX, XLSX, PDF, PPT, etc.).
3.2 Depuis la vue tableau d'un dossier
- Accédez au dossier contenant le document.
- Cliquez sur le menu d'actions de ligne (trois points) sur la ligne du document.
- Sélectionnez Télécharger.
Ce que vous obtenez : Identique à ci-dessus — le fichier original via URL signée.
3.3 Depuis l'éditeur OnlyOffice
Les documents modifiés dans OnlyOffice peuvent également être téléchargés via la barre d'outils native OnlyOffice (lorsque les permissions de téléchargement sont activées). Les formats pris en charge dépendent du type de document (p. ex. DOCX, PDF).
4️⃣ Exports Excel (.xlsx)
Tous les exports Excel sont générés côté client dans votre navigateur à partir des données visibles/filtrées. Il n'existe pas d'API d'export Excel côté serveur — les exports reflètent exactement ce que vous voyez dans la vue actuelle, en respectant votre configuration de colonnes et les filtres actifs.
.xlsx.4.1 Vues tableau / dossier génériques
Où : Toute vue tableau (dossiers, modules par type de document) → menu Options → Exporter vers Excel
Ce qui est exporté :
- Toutes les lignes actuellement filtrées du tableau
- Colonnes visibles uniquement (les colonnes action/ouvrir sont exclues)
- Valeurs de champs localisées dans votre langue actuelle
Modèle de nom de fichier : {TypeDocument}_export_{AAAA-MM-JJ}.xlsx
Usage stratégie de sortie : Exportez chaque module de type de document séparément pour capturer les métadonnées structurées (identifiants, propriétés, dates, éléments liés, etc.).
4.2 Toutes les ressources — résumé par type de document
Où : Vue Toutes les ressources → en-tête Exporter vers Excel
Ce qui est exporté : Libellés des types de documents et nombre de documents par type.
Nom de fichier : Document Types - {date/heure}.xlsx
Usage stratégie de sortie : Inventaire rapide des types de documents existants et du nombre d'enregistrements par type.
4.3 Process Kanban / Workbench
Où : Process Kanban → barre d'outils Export
Ce qui est exporté : Cartes de tâches incluant titre, assignés, étape, checklist, espace de travail, risques liés, progression, échéance, dates de la chronologie et date de création.
Nom de fichier : Workbench - {date-heure}.xlsx
4.4 Exports KPI
Vue d'ensemble KPI (Configuration)
Où : Configuration → Vue d'ensemble KPI → en-tête Export
Ce qui est exporté : Lignes de relevés KPI filtrées — nom, type, dates, valeurs, cibles, propriétés de document, etc.
Nom de fichier : KPI - KPI List - {date/heure}.xlsx
Onglet KPI (détail du document)
Où : Ouvrir un document KPI → Onglet KPI → bouton icône Excel
Ce qui est exporté : Tableau des relevés KPI avec colonnes visibles configurables. Le HTML enrichi dans les champs description/mesure est conservé dans les cellules Excel.
Nom de fichier : KPI - {titre du document} - {date-heure}.xlsx
4.5 Exports risques
Onglet Risque (détail du document)
Où : Ouvrir un document risque → Onglet Risque → Export vers Excel
Ce qui est exporté : Relevés de la matrice de risques — ID, titre, impact, probabilité, scores, mesures, dates, cibles (colonnes configurables).
Nom de fichier : risk-data.xlsx
Vue d'ensemble des risques (Configuration)
Où : Configuration → Vue d'ensemble des risques → barre d'outils du tableau matrice de risques → Export vers Excel
Ce qui est exporté : Lignes de la matrice de risques du portefeuille — ID, titre, impact, probabilité, résultat final, dates, travail restant, mesures, échéances, propriétés de document.
Nom de fichier : Risk Matrix - {titre} - {date/heure}.xlsx
4.6 Export du cadre de conformité
Où : Conformité → Cadres de conformité → sélectionner un cadre → icône tableur dans l'en-tête → Exporter le cadre de conformité
Ce qui est exporté : Toutes les exigences du cadre :
- Identifiant de l'exigence
- Catégorie
- Nom et description de l'exigence
- Index de statut
- Noms des contrôles liés
- Noms des documents de preuve
- Noms des risques associés
- Tags
Nom de fichier : Compliance - {date/heure}.xlsx
4.7 Export de la Déclaration d'applicabilité (SoA)
Où : Conformité → Cadres de conformité → Afficher la Déclaration d'applicabilité → barre d'outils → Exporter vers Excel
Ce qui est exporté :
Colonne | Contenu |
|---|---|
ID du contrôle | Identifiant de l'exigence |
Nom du contrôle | Titre de l'exigence |
Description | Description / guide de l'exigence |
Applicabilité | Applicable / Non applicable |
Justification | Notes de justification |
Statut de mise en œuvre | Statut calculé à partir des contrôles liés |
Références | IDs triés des contrôles et risques liés |
Nom de fichier : {TitreCadre}_Table_{horodatage}.xlsx
5️⃣ Exports impression et PDF
La plupart des exports « PDF » dans Brainframe utilisent la boîte de dialogue d'impression de votre navigateur — sélectionnez Enregistrer au format PDF comme destination. Les bloqueurs de fenêtres pop-up doivent être autorisés pour que ces exports fonctionnent.
5.1 Impression de document
Où : Détail du document → menu en-tête → Imprimer le document
Ce qui est exporté : Contenu complet du document incluant blocs de révision, lignes SoA/cadre liées, en-têtes et contenu multilingue.
Format : Impression navigateur → Enregistrer au format PDF
5.2 Impression du cadre de conformité
Où : Conformité → Cadres de conformité → menu d'actions de l'en-tête du cadre
Deux options :
- Imprimer le cadre de conformité simple — liste de toutes les catégories et exigences avec applicabilité, identifiant, nom, noms des contrôles liés et noms des preuves.
- Imprimer le cadre de conformité détaillé — identique au simple, plus les graphiques radar et les risques associés par exigence.
Format : Impression navigateur → Enregistrer au format PDF
5.3 Impression de la Déclaration d'applicabilité (SoA)
Où : Barre d'outils de la vue SoA → Exporter au format PDF (impression)
Ce qui est exporté : Tableau SoA complet avec badges d'applicabilité et de statut de mise en œuvre, formaté pour les auditeurs.
Format : Impression navigateur → Enregistrer au format PDF
5.4 Exports de rapports par impression
Ces exports transforment le contenu actuel de l'écran en rapport imprimable :
Rapport | Où | Contenu |
|---|---|---|
Exporter rapport — Ma conformité | En-tête du tableau de bord Ma conformité | Tableau de bord de conformité complet (revues de risques, tâches, éléments en retard) |
Export vue d'ensemble des tâches | En-tête de la vue Tâches, bouton Export | Tableaux de gestion des tâches |
Rapport KPI | Onglet KPI du document | Contenu de l'onglet KPI incluant les graphiques |
Rapport Risque | Onglet Risque du document | Section relevés de risques (format paysage) |
Export vue d'ensemble des risques | En-tête Vue d'ensemble des risques | Vue complète du portefeuille de risques avec images de graphiques |
Résumé impression Assistant actifs | Dernière étape de l'assistant actifs | Résumé d'actifs généré par l'assistant |
Impression Assistant évaluation des risques | Assistant évaluation des risques | Résumé de risques généré par l'assistant |
Format : Impression navigateur → Enregistrer au format PDF
6️⃣ Exports de distributions
Les Distributions sont l'un des outils les plus puissants pour créer des instantanés hors ligne prêts pour l'audit de votre documentation de conformité.
6.1 Télécharger les pièces jointes (ZIP)
Où : Distributions → ouvrir une distribution → barre d'outils → Télécharger les pièces jointes
Ce qui est exporté : Tous les documents de la distribution comportant un fichier joint (s3Path) — Word, Excel, PowerPoint, PDF, ZIP et autres formats téléversés — regroupés dans une archive ZIP unique.
Nom de fichier : {TitreDistribution}-{date-heure}.zip
Usage stratégie de sortie : Constituez une distribution contenant tous les documents nécessaires, puis téléchargez les pièces jointes comme archive de fichiers en masse — sans nécessiter l'accès à la sauvegarde de l'espace de travail.
6.2 Télécharger en PDF indexé unique
Où : Distributions → ouvrir une distribution → barre d'outils → Télécharger le PDF
Ce qui est exporté : L'intégralité de la distribution rendue en document indexé unique :
- Page de couverture
- Table des matières
- Tous les faits avec blocs de révision
- Libellés et données SoA liées par fait
Format : Fenêtre pop-up d'impression navigateur → Enregistrer au format PDF
💡 Conseil : Planifiez un export périodique de votre distribution d'audit (p. ex. trimestriel) comme sauvegarde hors ligne de vos preuves de conformité — même avant de planifier une sortie complète.
6.3 Accès externe aux distributions
Les destinataires de liens de distribution externe peuvent également télécharger du contenu :
Type d'accès | Modèle d'URL | Option d'export |
|---|---|---|
Lien de distribution générique |
| Télécharger le PDF |
Lien d'invitation personnelle |
| Impression / PDF |
Lien document externe |
| Télécharger le PDF |
Ces accès nécessitent un jeton de lien sécurisé valide et, le cas échéant, un mot de passe si configuré.
7️⃣ Exports de graphes et visuels (PNG)
Les graphes de relations et de dépendances peuvent être exportés en images PNG pour inclusion dans des rapports ou preuves d'audit.
Vue | Où | Nom de fichier |
|---|---|---|
Vue graphe tableau | Vue tableau → Onglet Graphe → Exporter l'image |
|
Graphe de collection de documents | Vue graphe de collection → Exporter l'image |
|
Module Dépendances | Ressources → Dépendances → barre d'outils Exporter l'image | Graphe de dépendances PNG |
8️⃣ Téléchargement de licence
Où : Configuration → Gestion des licences → Télécharger la licence
Ce qui est exporté : Texte de la clé de licence pour une pile d'espace de travail.
Format : Fichier .txt (stack_{horodatage}.txt)
9️⃣ Modèles d'import (pas un export de données)
Les téléchargements suivants génèrent des fichiers d'exemple/modèle pour prendre en charge les flux d'import — ils n'exportent pas les données existantes de l'espace de travail :
Modèle | Où | Sortie |
|---|---|---|
Modèle d'import de documents en masse | Dossier → Créer des documents en masse |
|
Modèle d'import de contacts | Paramètres de l'espace de travail → Import contacts |
|
Modèle d'import d'exigences de cadre | Dialogue de téléversement de cadre |
|
🔟 Limites d'export des intégrations
Les intégrations Brainframe (Jira, Confluence, Asana, Microsoft Defender, Intune, Aikido, SharePoint, etc.) permettent d'importer des données externes dans Brainframe et de synchroniser/mettre à jour les enregistrements liés — mais n'exportent pas les données vers ces systèmes externes.
1️⃣1️⃣ Guide recommandé de stratégie de sortie
Suivez cette approche étape par étape pour maximiser la récupération des données avant de décommissionner un espace de travail :
Phase 1 — Instantané complet de l'espace de travail
- Confirmer que l'espace de travail est sous licence et que vous disposez d'un accès administrateur
- Accéder à Configuration → Sauvegarde
- Générer et télécharger le ZIP de sauvegarde Prêt le plus récent
- Vérifier le contenu du ZIP sur une machine locale
Phase 2 — Métadonnées structurées par module
- Exporter le résumé Toutes les ressources (inventaire des types de documents)
- Pour chaque dossier/module de type de document : Options → Exporter vers Excel
- Exporter le(s) cadre(s) de conformité vers Excel (et imprimer la SoA en PDF)
- Exporter Vue d'ensemble des risques et Vue d'ensemble KPI vers Excel
- Exporter Process Kanban / Workbench vers Excel
- Exporter le rapport Tâches (impression en PDF)
- Exporter le rapport Ma conformité (impression en PDF)
Phase 3 — Fichiers originaux et dossiers d'audit
- Constituer une distribution d'audit contenant tous les documents critiques
- Télécharger les pièces jointes (ZIP) pour tous les documents avec fichier
- Télécharger le PDF de l'instantané indexé de la distribution
- Télécharger les fichiers individuels pour les documents non couverts par le ZIP de distribution
Phase 4 — Preuves visuelles
- Exporter le graphe Dépendances en PNG
- Exporter les graphes de collection et graphes tableau pertinents en PNG
Phase 5 — Systèmes externes
- Exporter les données des systèmes intégrés (Jira, Defender, Intune, etc.) directement depuis ces plateformes
- Télécharger le fichier de licence si nécessaire pour la migration de l'espace de travail vers une autre pile
1️⃣2️⃣ Référence rapide — Où exporter quoi
Emplacement | Actions d'export disponibles |
|---|---|
Configuration → Sauvegarde | Générer + Télécharger la sauvegarde ZIP de l'espace de travail |
Configuration → Vue d'ensemble KPI | Export Excel + rapport impression |
Configuration → Vue d'ensemble des risques | Export Excel + rapport impression |
Configuration → Gestion des licences | Télécharger la licence (.txt) |
Page de détail du document | Imprimer le document, Télécharger le fichier (si téléversé) |
Onglet KPI du document | Export Excel + Exporter rapport (impression) |
Onglet Risque du document | Export Excel + Exporter rapport (impression) |
Modules dossier / tableau | Options → Exporter vers Excel |
Toutes les ressources | Exporter vers Excel (résumé par type) |
Conformité → Cadres de conformité | Impression simple/détaillée, Export Excel, vue SoA |
Conformité → Vue SoA | Impression PDF, Exporter vers Excel |
Distributions | Télécharger les pièces jointes (ZIP), Télécharger le PDF |
Process Kanban | Export barre d'outils (Excel) |
Ma conformité | Exporter rapport (impression) |
Tâches | Export (impression) |
Dépendances | Exporter l'image (PNG) |
Vues graphe | Exporter l'image (PNG) |
Liens de distribution externe | Télécharger le PDF |
1️⃣3️⃣ Limitations connues
Limitation | Impact sur la planification de sortie |
|---|---|
Pas de bouton unique « tout exporter » (sauf sauvegarde) | Combiner plusieurs méthodes d'export |
Exports Excel côté client et filtrés par vue | Exporter chaque module séparément ; retirer les filtres pour les données complètes |
Pas de dump CSV ou JSON de l'espace de travail | Analyser le ZIP de sauvegarde ou utiliser les exports Excel pour les données structurées |
Impression/PDF nécessite les pop-up du navigateur | Autoriser les pop-up avant les exports impression en masse |
Données d'intégration en import uniquement | Exporter séparément depuis les systèmes sources |
Documents natifs Brainframe sans téléchargement de fichier | Utiliser Imprimer le document ou Distribution PDF |
Sauvegarde nécessite espace sous licence + admin | Planifier tôt ; vérifier l'accès avant la date limite de sortie |
🎯 Checklist visuelle
- Sauvegarde ZIP de l'espace de travail téléchargée et vérifiée
- Tous les modules de type de document exportés vers Excel
- Cadre(s) de conformité exporté(s) (Excel + SoA PDF)
- Données risques et KPI exportées
- Distribution d'audit créée avec tous les documents critiques
- ZIP des pièces jointes de distribution téléchargé
- PDF indexé de la distribution téléchargé
- Fichiers individuels téléversés téléchargés si nécessaire
- Graphes dépendances/collection exportés en PNG
- Données d'intégration externe exportées depuis les systèmes sources
- Fichier de licence téléchargé (si migration de pile)
💡 Besoin d'aide pour planifier votre sortie ? Contactez votre responsable de compte Brainframe ou l'équipe support. Pour les bonnes pratiques de préparation à l'audit, consultez également le guide Distributions et le guide Cadres de conformité.
Mis à jour le : 30/07/2026
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