Gestion de processus
🛠 Gestion des processus (Workbench)
« Du processus à la progression »
Alignez le travail quotidien avec des processus structurés pour l'efficacité et la conformité.
Le Workbench vous aide à gérer les processus et les tâches en temps réel, en veillant à ce que les workflows reflètent ce qui se passe réellement dans votre organisation.
1️⃣ Checklists
Les checklists sont un type de document spécial qui regroupe des tâches ou des documents appartenant à un processus. Exemples :
- Non-conformités
- Risques
- Tâches liées au RGPD
Par défaut, les checklists utilisent un tableau Kanban simple à faire / en cours / terminé, mais vous pouvez également assigner un Kanban personnalisé si nécessaire. Vous pouvez créer une checklist depuis la vue Tâches/Workbench, comme illustré dans l'image ci-dessous.
2️⃣ Kanban
Le Kanban par défaut s'appelle Tâches générales et comprend trois étapes : à faire, en cours, terminé. Pour des processus plus complexes, vous pouvez définir vos propres étapes.
Exemples de configurations
- Cycle de vie des employés → Recrutement, intégration, formation, changement de rôle, départ, terminé
- Non-conformités → Ouverte, évaluée, en cours, résolue
- Gestion des incidents → À faire, évaluer, répondre, réviser & tirer des enseignements, résolu
- Cycle de vie des fournisseurs → Pré-contrat, actif, en renouvellement, mis hors service, terminé
Vous pouvez créer un kanban depuis les vues Tâches/Workbench, comme illustré dans l'image ci-dessous.
Lors de la création d'un Kanban personnalisé, vous pouvez configurer :
- Nom du Kanban – lié à la checklist.
- Noms des étapes – définir les étapes du workflow.
- Couleurs des étapes – utilisées pour représenter l'étape correspondante.
- Icônes des étapes – utilisées pour représenter l'étape correspondante.
- Valeurs de travail restant – valeur entre 0 et 5, utile pour visualiser la progression.
- Ajouter des étapes Kanban supplémentaires selon les besoins.
- Réorganiser ou supprimer les étapes Kanban inutiles
3️⃣ Workflow et planification
Tout document peut être ajouté au Workbench pour la gestion des processus. Utilisez l'onglet Planification ou le bouton Ajouter au workflow.
Les options de planification incluent :
- Ouvrir l'onglet Processus
- Ajouter au Workbench – ajoute le document au menu de gestion des tâches.
- Sélectionner une checklist – regrouper les tâches sous un processus.
- Définir l'étape Kanban – statut actuel du document.
- Assigner des utilisateurs – attribuer des responsabilités à des utilisateurs spécifiques.
- Vue chronologie – Afficher cette tâche sur la chronologie. L'activer affichera les options ci-dessous.
- Dates de planification – définir la date de début et l'échéance.
- Suivre la progression – activer le suivi de progression (facultatif). L'activer affichera les options ci-dessous.
- Ajouter des dépendances – lier des documents associés.
- Rappels – jusqu'à trois rappels d'échéance.
4️⃣ Vues du Workbench
Aperçu
Le menu Kanban de processus affiche toutes les checklists auxquelles vous avez accès. Sélectionner l'une d'elles ouvre sa vue Kanban.
📌 Le Workbench n'affiche que les documents du dossier actuel et de ses sous-dossiers. Sélectionner Boîte de réception affichera tout.
Graphiques
Cliquez sur Afficher les graphiques pour voir la progression à l'échelle de l'espace de travail à travers les checklists et les étapes Kanban.
Cela affichera toutes les checklists avec le nombre de tâches à chaque étape dans une vue en camembert :
Vue Kanban
La vue Kanban, que vous pouvez ouvrir en sélectionnant une checklist, organise les documents de la checklist par étape.
Vous pouvez :
- Glisser-déposer des documents entre les étapes.
- Double-cliquer sur les cartes pour les ouvrir dans une fenêtre contextuelle.
- Réorganiser manuellement les cartes pour prioriser les éléments.
Options
- Basculer entre la vue Kanban et la vue Tableau.
- Utilisez le filtre pour configurer ce que vous voulez voir dans les colonnes et sur les cartes.
- Sélectionnez les espaces de travail dont vous souhaitez voir les tâches (pas nécessaire si vous n'avez qu'un seul espace de travail configuré).
- Synchroniser avec votre propre calendrier.
- La tâche.
Détails de la carte
Chaque carte du Kanban affiche :
- Icône du type de document
- Identifiant et titre du document
- % de progression
- Utilisateurs assignés
- Échéances
- Dates de début/fin
Vue Tableau
La vue Tableau affiche les mêmes données de checklist dans un format similaire à un tableur.
Vous pouvez :
- Basculer entre la vue Kanban/Tableau.
- Filtrer les tâches par en-têtes de colonne.
- Configurer quelles colonnes sont visibles et seront exportées vers Excel.
5️⃣ Bonnes pratiques
- 🗂 Organisez les checklists dans un dossier dédié.
- 🛠 Utilisez des Kanbans personnalisés pour les processus complexes (par ex. cycle de vie des fournisseurs).
- 👥 Assignez clairement les responsabilités lors de la planification.
- 📊 Utilisez les graphiques pour suivre la progression au niveau de l'espace de travail.
- ⚡ Exploitez les rappels et dépendances pour un meilleur contrôle des processus.
🎯 Liste de contrôle visuelle
- Document de checklist créé
- Lié à un Kanban
- Documents ajoutés à la planification du Workbench
- Dépendances et rappels configurés
- Graphiques et vues Kanban vérifiés pour le suivi de la progression
Mis à jour le : 15/07/2026
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