Artikelen over: Werkbank

Dit artikel is ook beschikbaar in:

Procesbeheer

🛠 Procesbeheer (Workbench)

"Van proces naar vooruitgang"
Stem het dagelijkse werk af op gestructureerde processen voor efficiëntie en compliance.

De Workbench helpt u processen en taken in real time te beheren, zodat workflows weerspiegelen wat er daadwerkelijk in uw organisatie gebeurt.

1️⃣ Checklists

Checklists zijn een speciaal documenttype dat taken of documenten groepeert die bij een proces horen. Voorbeelden zijn:

Non-conformiteiten
Risico's
AVG-gerelateerde taken

Standaard gebruiken checklists een eenvoudig Kanban-bord met te doen / bezig / klaar, maar u kunt indien nodig ook een aangepast Kanban toewijzen. U kunt een checklist aanmaken vanuit de weergave Taken/Workbench, zoals hieronder afgebeeld.

📌 Tip: Verplaats checklists naar een speciale map "Checklists" voor een betere organisatie, of koppel ze aan meerdere mappen met de optie Verplaatsen/Koppelen.

⚠ Let op: Checklists zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met leestoegang tot de map waarin ze zich bevinden.

2️⃣ Kanban

Het standaard Kanban heet Algemene taken en bevat drie fasen: te doen, bezig, klaar. Voor complexere processen kunt u uw eigen fasen definiëren.

Voorbeeldconfiguraties

Levenscyclus medewerker → Werving, onboarding, training, functiewijziging, offboarding, beëindigd
Non-conformiteiten → Open, beoordeeld, in behandeling, opgelost
Incidentbeheer → Te doen, beoordelen, reageren, evalueren & leren, opgelost
Levenscyclus leverancier → Pre-contract, actief, in verlenging, uitgefaseerd, beëindigd

U kunt een kanban aanmaken vanuit de weergaven Taken/Workbench, zoals hieronder afgebeeld.

Bij het aanmaken van een aangepast Kanban kunt u het volgende configureren:

Kanban-naam – gekoppeld aan de checklist.
Fasenamen – definieer de workflowstappen.
Fasekleuren – gebruikt om de bijbehorende fase weer te geven.
Faseicoontjes – gebruikt om de bijbehorende fase weer te geven.
Waarden voor resterend werk – waarde tussen 0 en 5, nuttig voor het visualiseren van voortgang.
Voeg naar behoefte extra Kanban-fasen toe.
Herorden of verwijder overbodige Kanban-fasen

📌 Kanbans kunnen ook worden geconfigureerd in de Werkruimte-instellingen. Het kopiëren van een checklist naar een andere werkruimte kopieert ook het bijbehorende Kanban.

3️⃣ Workflow en planning

Elk document kan aan de Workbench worden toegevoegd voor procesbeheer. Gebruik hiervoor het tabblad Planning of de knop Toevoegen aan workflow.

Planningsopties omvatten:

Het tabblad Proces openen
Toevoegen aan Workbench – voeg het document toe aan het menu taakbeheer.
Checklist selecteren – groepeer taken onder een proces.
Kanban-fase instellen – huidige status van het document.
Gebruikers toewijzen – wijs verantwoordelijkheden toe aan specifieke gebruikers.
Tijdlijnweergave – Toon deze taak op de tijdlijn. Bij activering worden de onderstaande opties getoond.
Planningsdatums – definieer de startdatum en de deadline.
Voortgang volgen – schakel voortgangstracking in (optioneel). Bij activering worden de onderstaande opties getoond.
Afhankelijkheden toevoegen – koppel gerelateerde documenten.
Herinneringen – tot drie deadline-herinneringen.

📌 Tip: In mapweergaven geven vetgedrukte bestandsnamen aan dat het document deel uitmaakt van een checklist.

4️⃣ Workbench-weergaven

Overzicht

Het menu Proces-Kanban toont alle checklists waartoe u toegang heeft. Door er een te selecteren, opent de bijbehorende Kanban-weergave.

📌 De Workbench toont alleen documenten in de huidige map en submappen. Door Inbox te selecteren, ziet u alles.

Merk op dat er rechtsboven een klein configuratieknopje staat. Door hierop te klikken, wordt u doorgestuurd naar het specifieke checklistdocument in uw mappenstructuur, waar u de mapmachtigingen kunt wijzigen om te bepalen wie de checklists kan zien.

Grafieken

Klik op Grafieken weergeven om de voortgang op werkruimteniveau te zien over checklists en Kanban-fasen heen.

Dit toont alle checklists met het aantal taken in elke fase in een taartdiagramweergave:

ℹ️ Info: Grafieken tonen de voortgang van de gehele werkruimte, niet mapspecifieke resultaten.

Kanban-weergave

De Kanban-weergave, die u kunt openen door een checklist te selecteren, ordent checklistdocumenten per fase.

U kunt:

Documenten tussen fasen slepen en neerzetten.
Dubbelklikken op kaarten om ze in een pop-up te openen.
Kaarten handmatig herordenen om items te prioriteren.

Opties

Wisselen tussen Kanban- en Tabelweergave.
Met het filter kunt u configureren wat u wilt zien in de kolommen en op de kaarten.
Selecteer de werkruimtes waarvan u de taken wilt zien (niet nodig als u slechts één werkruimte heeft geconfigureerd).
Synchroniseren met uw eigen agenda.
De taak.

Kaartdetails

Elke kaart op het Kanban toont:

Documenttype-icoon
Document-ID en titel
Voortgangspercentage
Toegewezen gebruikers
Deadlines
Start-/einddatums

⚠ Let op: De Workbench is mapbewust — alleen documenten in de huidige map (en submappen) worden weergegeven. Hiermee kunt u uw taken snel sorteren op afdeling, product of dienst.

Tabelweergave

De Tabelweergave toont dezelfde checklistgegevens in een spreadsheet-achtig formaat.

U kunt:

Wisselen tussen Kanban-/Tabelweergave.
Taken filteren op kolomkoppen.
Configureren welke kolommen zichtbaar zijn en naar Excel worden geëxporteerd.

📌 Tip: Als Excel bij het exporteren een opmaakfout toont, laat Office dit dan automatisch herstellen — dit wordt veroorzaakt door speciale tekens in tabellen.

5️⃣ Best practices

🗂 Organiseer checklists in een speciale map.
🛠 Gebruik aangepaste Kanbans voor complexe processen (bijv. levenscyclus van leveranciers).
👥 Wijs verantwoordelijkheden duidelijk toe bij het plannen.
📊 Gebruik grafieken om voortgang op werkruimteniveau te monitoren.
⚡ Maak gebruik van herinneringen en afhankelijkheden voor betere procesbeheersing.

🎯 Visuele checklist

Checklistdocument aangemaakt
Gekoppeld aan een Kanban
Documenten toegevoegd aan Workbench-planning
Afhankelijkheden en herinneringen geconfigureerd
Grafieken en Kanban-weergaven gecontroleerd voor voortgangstracking

Bijgewerkt op: 15/07/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!