🛠 Prozessmanagement (Workbench)

„Vom Prozess zum Fortschritt"
Richten Sie die tägliche Arbeit an strukturierten Prozessen aus, um Effizienz und Compliance zu gewährleisten.

Die Workbench hilft Ihnen, Prozesse und Aufgaben in Echtzeit zu verwalten und sicherzustellen, dass Workflows widerspiegeln, was tatsächlich in Ihrer Organisation geschieht.

1️⃣ Checklisten

Checklisten sind ein spezieller Dokumenttyp, der Aufgaben oder Dokumente gruppiert, die zu einem Prozess gehören. Beispiele sind:

• Nichtkonformitäten
• Risiken
• DSGVO-bezogene Aufgaben

Standardmäßig verwenden Checklisten ein einfaches Kanban-Board mit zu erledigen / in Bearbeitung / erledigt, Sie können bei Bedarf jedoch auch ein benutzerdefiniertes Kanban zuweisen. Sie können eine Checkliste aus der Ansicht Aufgaben/Workbench erstellen, wie im folgenden Bild dargestellt.

2️⃣ Kanban

Das Standard-Kanban heißt Allgemeine Aufgaben und umfasst drei Stufen: zu erledigen, in Bearbeitung, erledigt. Für komplexere Prozesse können Sie eigene Stufen definieren.

Beispielkonfigurationen

• Mitarbeiterlebenszyklus → Rekrutierung, Onboarding, Schulung, Rollenwechsel, Offboarding, beendet
• Nichtkonformitäten → Offen, bewertet, in Bearbeitung, gelöst
• Vorfallsmanagement → Zu erledigen, bewerten, reagieren, überprüfen & lernen, gelöst
• Lieferantenlebenszyklus → Vor Vertragsabschluss, aktiv, in Verlängerung, außer Betrieb, beendet

Sie können ein Kanban aus den Ansichten Aufgaben/Workbench erstellen, wie im folgenden Bild dargestellt.

Beim Erstellen eines benutzerdefinierten Kanbans können Sie Folgendes konfigurieren:

1. Kanban-Name – mit der Checkliste verknüpft.
2. Stufennamen – definieren Sie die Workflow-Schritte.
3. Stufenfarben – zur Darstellung der jeweiligen Stufe.
4. Stufensymbole – zur Darstellung der jeweiligen Stufe.
5. Werte für Restarbeit – Wert zwischen 0 und 5, nützlich zur Visualisierung des Fortschritts.
6. Hinzufügen weiterer Kanban-Stufen nach Bedarf.
7. Neu anordnen oder entfernen unnötiger Kanban-Stufen

3️⃣ Workflow und Planung

Jedes Dokument kann zur Prozessverwaltung zur Workbench hinzugefügt werden. Verwenden Sie dazu entweder den Tab Planung oder die Schaltfläche Zum Workflow hinzufügen.

Zu den Planungsoptionen gehören:

1. Den Tab Prozess öffnen
2. Zur Workbench hinzufügen – fügt das Dokument dem Menü Aufgabenverwaltung hinzu.
3. Checkliste auswählen – Aufgaben unter einem Prozess gruppieren.
4. Kanban-Stufe festlegen – aktueller Status des Dokuments.
5. Benutzer zuweisen – Verantwortlichkeiten bestimmten Benutzern zuweisen.
6. Zeitleisten-Ansicht – Diese Aufgabe auf der Zeitleiste anzeigen. Bei Aktivierung werden die unten stehenden Optionen angezeigt.
7. Planungsdaten – Start- und Fälligkeitsdatum festlegen.
8. Fortschritt verfolgen – Fortschrittsverfolgung aktivieren (optional). Bei Aktivierung werden die unten stehenden Optionen angezeigt.
9. Abhängigkeiten hinzufügen – verwandte Dokumente verknüpfen.
10. Erinnerungen – bis zu drei Fristerinnerungen.

4️⃣ Workbench-Ansichten

Übersicht

Das Menü Prozess-Kanban zeigt alle Checklisten, auf die Sie Zugriff haben. Durch Auswahl einer Checkliste öffnet sich deren Kanban-Ansicht.

📌 Die Workbench zeigt nur Dokumente im aktuellen Ordner und den Unterordnern an. Die Auswahl von Posteingang zeigt alles an.

Diagramme

Klicken Sie auf Diagramme anzeigen, um den arbeitsbereichsweiten Fortschritt über Checklisten und Kanban-Stufen hinweg zu sehen.

Dies zeigt alle Checklisten mit der Anzahl der Aufgaben in jeder Stufe in einer Kreisdiagrammansicht:

Kanban-Ansicht

Die Kanban-Ansicht, die Sie durch Auswahl einer Checkliste öffnen können, organisiert Checklistendokumente nach Stufe.

Sie können:

• Dokumente per Drag-and-Drop zwischen Stufen verschieben.
• Auf Karten doppelklicken, um sie in einem Popup zu öffnen.
• Karten manuell neu anordnen, um Elemente zu priorisieren.

Optionen

1. Zwischen Kanban- und Tabellenansicht wechseln.
2. Mit dem Filter können Sie konfigurieren, was Sie in den Spalten und auf den Karten sehen möchten.
3. Wählen Sie die Arbeitsbereiche aus, deren Aufgaben Sie sehen möchten (nicht erforderlich, wenn Sie nur einen Arbeitsbereich konfiguriert haben).
4. Mit Ihrem eigenen Kalender synchronisieren.
5. Die Aufgabe.

Kartendetails

Jede Karte auf dem Kanban zeigt:

1. Dokumenttyp-Symbol
2. Dokument-ID und Titel
3. Fortschritt in %
4. Zugewiesene Benutzer
5. Fristen
6. Start-/Enddaten

Tabellenansicht

Die Tabellenansicht zeigt dieselben Checklistendaten in einem tabellenkalkulationsähnlichen Format.

Sie können:

• Zwischen Kanban-/Tabellenansicht wechseln.
• Aufgaben nach Spaltenüberschriften filtern.
• Konfigurieren, welche Spalten sichtbar sind und nach Excel exportiert werden.

5️⃣ Bewährte Praktiken

• 🗂 Organisieren Sie Checklisten in einem dedizierten Ordner.
• 🛠 Verwenden Sie benutzerdefinierte Kanbans für komplexe Prozesse (z. B. Lieferantenlebenszyklus).
• 👥 Weisen Sie Verantwortlichkeiten klar zu bei der Planung.
• 📊 Nutzen Sie Diagramme, um den Fortschritt auf Arbeitsbereichsebene zu überwachen.
• ⚡ Nutzen Sie Erinnerungen und Abhängigkeiten für eine bessere Prozesskontrolle.

🎯 Visuelle Checkliste

• Checklistendokument erstellt
• Mit einem Kanban verknüpft
• Dokumente zur Workbench-Planung hinzugefügt
• Abhängigkeiten und Erinnerungen konfiguriert
• Diagramme und Kanban-Ansichten zur Fortschrittsverfolgung überprüft

Aktualisiert am: 15/07/2026