⚖️ GDPR-Beheer

"Documenteer verwerkingen, bewijs naleving en beheer privacyrisico’s."
Blijf in lijn met GDPR-verplichtingen via gestructureerde registraties en afhankelijkheden.

Een van de grootste uitdagingen onder strikte privacyregelgeving zoals de GDPR is ervoor zorgen dat alle verwerkingsactiviteiten correct worden gedocumenteerd.

Brainframe GRC biedt speciale templates en automatisering om compliance te stroomlijnen, waardoor het eenvoudiger wordt om een volledig en controleerbaar Register van Verwerkingsactiviteiten (RoPA) bij te houden.

1️⃣ Kernvereisten documentatie

Bij het documenteren van een verwerkingsactiviteit moet je opnemen:

• 👥 Relevante datasubjecten
• 📂 Aard van de verwerkte gegevens
• 📜 Wettelijke grondslag voor verwerking
• 🏢 Jouw rol in de verwerking
• 📥 Databronnen en opslaglocaties
• 📤 Ontvangers van de gegevens
• 🗑 Bewaartermijn en verwijderingsprocedures

2️⃣ Specifieke documenttypes

Brainframe bevat meerdere gespecialiseerde documenttypes met ingebouwde templates en automatische functies om GDPR-naleving efficiënt te beheren.

📄 Gegevensverwerkingsactiviteit

• Laat je gerelateerde assets koppelen of aanmaken, zoals leveranciers, systemen of datasets.
• Vraagt tijdens het aanmaken naar alle relevante verwerkingskenmerken (documenteigenschappen).
• Zorgt ervoor dat je RoPA volledig en compliant is.

3️⃣ Visualiseren van afhankelijkheden

• Gebruik Gelinkte documenten en de Dependency Tracker Graph om alle verbanden te zien tussen een verwerkingsactiviteit en de bijbehorende assets, risico’s of overeenkomsten.
• Begrijp hoe gegevens stromen intern en naar derde partijen.

4️⃣ GDPR-gegevensinventaris

Het **Inventarisoverzicht**-menu laat je:

• GDPR-gerelateerde gegevens groeperen in een geconsolideerde weergave.
• Inzoomen per documenttype voor een gedetailleerde lijst van eigenschappen.

5️⃣ Globale afhankelijkheden

• Gebruik het Collecties-menu om meerdere verwerkingsactiviteiten te selecteren.
• Visualiseer hun gecombineerde afhankelijkheden over afdelingen of systemen heen.
• Perfect om end-to-end datastromen in audits of DPIA’s in kaart te brengen.

6️⃣ Leveranciersbeheer

Leveranciersrisicobeheer is een kritieke GDPR-verplichting. Brainframe biedt:

• Een speciaal documenttype Leverancier of onderaannemer.
• Vooraf gebouwde templates voor leveranciersbeoordelingen.
• Gestructureerde opslag van contracten, verwerkersovereenkomsten (DPA’s) en validatiechecklists.

7️⃣ Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Een DPIA is verplicht wanneer:

• Speciale categorieën persoonsgegevens worden verwerkt.
• De verwerking waarschijnlijk hoge risico’s inhoudt voor de rechten en vrijheden van datasubjecten.

Brainframe GRC biedt:

• Een speciaal DPIA-documenttype.
• Klaar-voor-gebruik templates voor risico-evaluatie en mitigatieplanning.

8️⃣ Best Practices

• 🗂 Gebruik categorieën consequent – Houd verwerkingsactiviteiten gegroepeerd per afdeling of systeem.
• 🔗 Koppel afhankelijkheden – Verbind altijd leveranciers, assets en risico’s aan verwerkingsactiviteiten.
• 📜 Update RoPA regelmatig – Vooral na toevoeging van nieuwe systemen, leveranciers of datastromen.
• 👥 Wijs duidelijk eigenaarschap toe – Elke verwerkingsactiviteit moet een verantwoordelijke hebben.
• 🚨 Start DPIA’s tijdig – Wacht niet tot een auditor ernaar vraagt; beoordeel risico’s vooraf.

🎯 Checklist

• [x] Alle verwerkingsactiviteiten vastgelegd in RoPA
• [x] Afhankelijkheden gemapt in de grafiekweergave
• [ ] Leveranciers gekoppeld met contracten en DPA’s
• [ ] GDPR-inventaris geëxporteerd voor audit
• [ ] DPIA’s uitgevoerd waar hoge risico’s aanwezig zijn

Bijgewerkt op: 19/09/2025