⚖️ AVG-beheer

"Documenteer verwerking, bewijs naleving, en beheer privacyrisico's."
Blijf afgestemd op de AVG-verplichtingen via gestructureerde registraties en afhankelijkheden.

Een van de belangrijkste uitdagingen bij strikte privacywetgeving zoals de AVG is ervoor te zorgen dat alle verwerkingsactiviteiten correct worden gedocumenteerd.

Brainframe GRC biedt speciale sjablonen en automatisering om compliance te stroomlijnen, waardoor het eenvoudiger wordt om een volledig en controleerbaar register van verwerkingsactiviteiten (ROPA) bij te houden.

1️⃣ Basisvereisten voor documentatie

Bij het documenteren van een verwerkingsactiviteit moet u het volgende opnemen:

• 👥 Relevante betrokkenen
• 📂 Aard van de verwerkte gegevens
• 📜 Rechtsgrond voor de verwerking
• 🏢 Uw rol bij de verwerking
• 📥 Gegevensbronnen en opslaglocaties
• 📤 Ontvangers van de gegevens
• 🗑 Procedures voor bewaring en vernietiging

2️⃣ Specifieke documenttypen

Brainframe bevat verschillende gespecialiseerde documenttypen met ingebouwde sjablonen en geautomatiseerd gedrag om u te helpen AVG-compliance efficiënt te beheren.

📄 Gegevensverwerkingsactiviteit

• Hiermee kunt u gerelateerde assets koppelen of aanmaken, zoals leveranciers, systemen of datasets.
• Vraagt u tijdens het aanmaken om alle relevante verwerkingseigenschappen (documenteigenschappen) in te vullen.
• Zorgt ervoor dat uw ROPA volledig en conform is.

3️⃣ Afhankelijkheden visualiseren

• Gebruik Gekoppelde documenten en de afhankelijkheidsgrafiek om alle verbindingen te zien tussen een verwerkingsactiviteit en de bijbehorende assets, risico's of overeenkomsten.
• Begrijp hoe gegevens stromen, zowel intern als naar derden.

4️⃣ Inventaris van AVG-gegevens

Met het menu Inventarisoverzicht kunt u AVG-gerelateerde gegevens groeperen in een geconsolideerde weergave.

5️⃣ Globale afhankelijkheden

• Gebruik het menu Collecties om meerdere verwerkingsactiviteiten te selecteren.
• Visualiseer hun gecombineerde afhankelijkheden over afdelingen of systemen heen.
• Perfect voor het in kaart brengen van end-to-end gegevensstromen bij audits of DPIA's.

6️⃣ Leveranciers beheren

Risicobeheer van leveranciers is een kritieke AVG-verplichting. Brainframe biedt:

• Een speciaal documenttype Leverancier of onderaannemer.
• Kant-en-klare sjablonen voor leveranciersreviews.
• Gestructureerde opslag van contracten, verwerkersovereenkomsten (DPA's) en validatiechecklists.

7️⃣ Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA)

Een DPIA is vereist wanneer:

• Bijzondere categorieën persoonsgegevens worden verwerkt.
• De verwerking waarschijnlijk hoge risico's met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.

Brainframe GRC biedt:

• Een speciaal DPIA-documenttype.
• Kant-en-klare sjablonen voor risicobeoordeling en beperkingsplanning.

8️⃣ Best practices

• 🗂 Gebruik categorieën consistent – Houd verwerkingsactiviteiten gegroepeerd per afdeling of systeem.
• 🔗 Koppel afhankelijkheden – Verbind leveranciers, assets en risico's altijd met verwerkingsactiviteiten.
• 📜 Werk het ROPA regelmatig bij – Vooral na het toevoegen van nieuwe systemen, leveranciers of gegevensstromen.
• 👥 Wijs duidelijk eigenaarschap toe – Elke verwerkingsactiviteit moet een verantwoordelijke persoon hebben.
• 🚨 Start DPIA's vroegtijdig – Wacht niet tot een auditor erom vraagt; beoordeel het risico vóór implementatie.

🎯 Visuele checklist

• Alle verwerkingsactiviteiten gedocumenteerd in ROPA
• Afhankelijkheden in kaart gebracht in de grafiekweergave
• Leveranciers gekoppeld met contracten en DPA's
• AVG-inventaris geëxporteerd voor audit
• DPIA's uitgevoerd waar hoge risico's aanwezig zijn

Bijgewerkt op: 15/07/2026