🏢 Leveranciersbeheer

"Beheer leveranciers, contracten, afhankelijkheden en risico’s op één plek."
Volg verplichtingen, documenteer eigenaarschap en zorg voor naleving van regelgeving zoals NIS2 en DORA.

Derde partijen zijn een veelvoorkomende bron van beveiligings- en privacyrisico’s. Brainframe GRC biedt een gecentraliseerde leveranciersbeheerfunctionaliteit die niet alleen leveranciers documenteert, maar ook hun afhankelijkheden tot vier niveaus diep in kaart brengt, waardoor naleving van regelgeving zoals DORA haalbaar wordt.

1️⃣ Leveranciersoverzicht

Het Leveranciersmenu centraliseert alle leveranciersinformatie. Algemene workflow:

1. Maak aparte mappen aan voor elke leverancier.
2. Sla informatie op met één hoofd­document (Leverancier of onderaannemer).
3. Link dit document aan gerelateerde dossiers — zoals verwerkersovereenkomsten, NDA’s, algemene voorwaarden, risico’s of kwetsbaarheden.

2️⃣ Leveranciershiërarchie

De hiërarchieweergave laat je toe om:

• De afhankelijkheidsketen van leveranciers te visualiseren.
• Het potentiële bedrijfsimpact te documenteren bij verstoring van een leverancier.

3️⃣ Nieuwe leverancier aanmaken

1. Voer de naam van de leverancier in of selecteer een bestaande.

2. Sla basisinformatie op (later uitbreiden indien nodig).

3. Na opslaan verschijnt de leverancier in de lijst en kun je informatie toevoegen over de relatie met je organisatie.

4️⃣ Ondersteunende assets toevoegen

Ondersteunende assets zijn resources die afhankelijk zijn van de leverancier. Bij verstoring kunnen ze direct invloed hebben op de operatie.

• Klik op de [+] naast de naam van de leverancier. Dit opent een venster waar je een bestaand document kunt koppelen of een nieuw document van een bepaald type kunt aanmaken.

• Kies het documenttype, vul de details in en koppel het aan de leverancier.

5️⃣ Bestaande assets toevoegen als leveranciers

Als er al een leveranciersdocument bestaat maar nog niet is gekoppeld:

• Klik op de drie puntjes bij het document.
• Selecteer Toevoegen aan → Toevoegen als leverancier.

6️⃣ Leverancierslijstweergave

De lijstweergave biedt een spreadsheet-achtige weergave van alle leveranciers:

Belangrijkste functies:

1. Nieuwe leveranciers aanmaken.
2. Leveranciers zoeken en filteren.
3. Extra risicogegevens laden zoals eigenschappen en laatste metingen, en risico’s kleuren toewijzen.
4. Configureren welke kolommen getoond worden en exporteren naar Excel.
5. Lijst van leveranciersdocumenten (klik om te openen).
6. Checklistfase (Kanban) tracken en selecteren.
7. RACI-eigenaarschap bekijken.
8. Gelinkte taken bekijken.
9. Ondersteunende assets zien, automatisch gegenereerd uit de assets die je aan de leverancier hebt gekoppeld.
10. Gelinkte documenten bekijken.
11. Vrij tekstveld om bedrijfsvereisten te definiëren (bv. RTO, RPO).
12. Leveranciersrisico’s bekijken.

7️⃣ Leveranciersbeheer in processen

Vanuit de lijstweergave kun je leverancierslevenscycli opvolgen met de Workbench Kanban

8️⃣ Eigenaarschap documenteren (RACI-model)

Definieer verantwoordelijkheden duidelijk met het RACI-model:

• Responsible (R): Voert het werk uit.
• Accountable (A): Draagt eindverantwoordelijkheid.
• Consulted (C): Levert expertise.
• Informed (I): Wordt op de hoogte gehouden.

9️⃣ Gerelateerde taken

🔟 Ondersteunende assets

1️⃣1️⃣ Documentbeheer

Beheer leveranciersgerelateerde documentatie:

• Auditrapporten
• NDA’s
• Algemene voorwaarden
• Due diligence-bewijsstukken

1️⃣2️⃣ Bedrijfsvereisten

Leg operationele vereisten vast voor elke leverancier. Voorbeeld (ISO 27001):

• 🔒 Vertrouwelijkheid – Voorkom ongeoorloofde toegang.
• 📊 Integriteit – Zorg voor nauwkeurigheid van data/processen.
• 🌐 Beschikbaarheid – Definieer uptime-vereisten.
• 📜 Bewijs – Documenteer bewijsstukken die auditors/toezichthouders nodig hebben.
• ⏱ RTO – Maximale toegestane downtime.
• 💾 RPO – Maximale acceptabele dataverliesperiode.
• ⚖ Regelgevend – Vereisten op basis van datatypes of regio.

1️⃣3️⃣ Best Practices

• 🗂 Gebruik aparte mappen voor elke leverancier om dossiers georganiseerd te houden.
• 🔗 Link altijd documenten (DPA’s, NDA’s, risico’s) aan het leveranciersdossier.
• 🌳 Gebruik de hiërarchieweergave om kritieke afhankelijkheden over verschillende lagen heen te identificeren.
• 📝 Definieer RACI-eigenaarschap vroegtijdig om verwarring tijdens audits te vermijden.

🎯 Checklist

• [x] Leverancier aangemaakt met aparte map
• [x] Leverancier gekoppeld aan contracten en risico’s
• [ ] Ondersteunende assets gedocumenteerd en verbonden
• [ ] Leverancierslevenscyclus gevolgd in Workbench
• [ ] Bedrijfsvereisten (RTO/RPO) gedefinieerd

Bijgewerkt op: 19/09/2025