🛠 Procesbeheer (Werkbank)

"Van proces naar progressie"
Stem het dagelijkse werk af op gestructureerde processen voor efficiëntie en compliance.

De Werkbank helpt je processen en taken in realtime te beheren, zodat workflows weerspiegelen wat er daadwerkelijk in je organisatie gebeurt.

1️⃣ Checklists

Checklists zijn een speciaal documenttype dat taken of documenten groepeert die bij een proces horen. Voorbeelden zijn:

• Niet-conformiteiten
• Risico’s
• GDPR-gerelateerde taken

Standaard gebruiken checklists een eenvoudig todo / doing / done-Kanbanbord, maar je kunt ook een aangepaste Kanban toewijzen indien nodig. Je kunt een checklist maken vanuit de Taken-/Werkbankweergave zoals in de onderstaande afbeelding.

2️⃣ Kanban

De standaard-Kanban heet Algemene taken en bevat drie fases: todo, doing, done. Voor complexere processen kun je je eigen fases definiëren.

Voorbeeldconfiguraties

• Medewerker lifecycle → Werving, onboarding, training, functiewijziging, offboarding, beëindigd
• Niet-conformiteiten → Open, beoordeeld, in uitvoering, opgelost
• Incidentmanagement → Todo, beoordelen, reageren, evalueren & leren, opgelost
• Leveranciers lifecycle → Pre-contract, actief, in verlenging, uitgefaseerd, beëindigd

Je kunt een Kanban maken vanuit de Taken-/Werkbankweergave zoals hieronder weergegeven.

Bij het maken van een aangepaste Kanban kun je configureren:

1. Kanban-naam – gekoppeld aan de checklist.
2. Fasenamen – definieer workflowstappen.
3. Fasekleuren – geven de betreffende fase weer.
4. Fase-iconen – visuele weergave van de fase.
5. Resterende werkwaarden – waarde tussen 0 en 5, handig voor voortgangsvisualisatie.
6. Toevoegen van extra Kanbanfasen indien nodig.
7. Verwijderen van onnodige Kanbanfasen.

3️⃣ Workflow & Planning

Elk document kan aan de Werkbank worden toegevoegd voor procesbeheer. Gebruik hiervoor het tabblad Planning of de knop Toevoegen aan workflow.

Planningsopties zijn onder andere:

1. Open het planningstabblad
2. Toevoegen aan Werkbank – voeg het document toe aan het taakbeheer.
3. Selecteer checklist – groepeer taken onder een proces.
4. Stel Kanbanfase in – huidige documentstatus.
5. Gebruikers toewijzen – verantwoordelijkheden toekennen aan specifieke gebruikers.
6. Tijdlijnweergave – toon deze taak op de tijdlijn. Activeren opent onderstaande opties.
7. Planningsdata – startdatum en deadline definiëren.
8. Voortgang volgen – schakel voortgangstracking in (optioneel). Activeren opent onderstaande opties.
9. Afhankelijkheden toevoegen – gerelateerde documenten koppelen.
10. Herinneringen – maximaal drie deadline-herinneringen.

4️⃣ Werkbankweergaven

Overzicht

Het Werkbankmenu toont alle checklists waartoe je toegang hebt. Het selecteren van een checklist opent de Kanbanweergave.

📌 De Werkbank toont alleen documenten in de huidige map en submappen. Als je Inbox selecteert, zie je alles.

Grafieken

Klik op Grafieken tonen om voortgang werkruimtebreed te bekijken over checklists en Kanbanfasen.

Dit toont alle checklists met het aantal taken per fase in een cirkeldiagram:

Kanbanweergave

De Kanbanweergave, die opent wanneer je een checklist selecteert, organiseert checklistdocumenten per fase.

Je kunt:

• Documenten slepen & neerzetten tussen fases.
• Kaarten dubbelklikken om in een pop-up te openen.
• Kaarten handmatig herschikken om prioriteiten te stellen.

Opties

1. Wisselen tussen Kanban- en Tabelweergave.
2. Via de selectievakjes instellen of je submapinhoud wilt zien, kaarten sorteren per deadline of enkel taken tonen die aan jou zijn toegewezen.
3. Kaarten van dezelfde Checklists in verschillende werkruimtes (met dezelfde Kanban) samen in één weergave tonen. Op de kaarten verschijnt een badge met de werkruimtenaam als die verschilt van de huidige.
4. Filteren op ID, naam of toegewezen persoon.
5. Risicodetails op kaarten tonen indien risicometingen zijn uitgevoerd.
6. Gearchiveerde documenten tonen.
7. Wisselen tussen checklists zonder de weergave te verlaten.

Kaartdetails

Elke kaart in de Kanban toont:

1. Documenttype-icoon
2. Document-ID & titel
3. Voortgang %
4. Toegewezen gebruikers
5. Deadlines
6. Start-/Einddata

Tabelweergave

De Tabelweergave toont dezelfde checklistgegevens in een spreadsheetachtige vorm.

Je kunt:

1. Wisselen tussen Kanban-/Tabelweergave.
2. Taken filteren via kolomkoppen.
3. Configureren welke kolommen zichtbaar zijn en geëxporteerd worden naar Excel.

5️⃣ Best Practices

• 🗂 Organiseer checklists in een speciale map.
• 🛠 Gebruik aangepaste Kanbans voor complexe processen (bv. leveranciers-lifecycle).
• 👥 Wijs verantwoordelijkheden duidelijk toe in de planning.
• 📊 Gebruik grafieken om voortgang op werkruimteniveau te monitoren.
• ⚡ Maak gebruik van herinneringen & afhankelijkheden voor beter procesbeheer.

🎯 Checklist

• [x] Een checklistdocument aangemaakt
• [x] Gekoppeld aan een Kanban
• [ ] Documenten toegevoegd aan Werkbankplanning
• [ ] Afhankelijkheden en herinneringen geconfigureerd
• [ ] Grafieken & Kanbanweergaven gecontroleerd voor voortgang

Bijgewerkt op: 19/09/2025