📤 Leitfaden zum Datenexport und zur Exit-Strategie

„Nehmen Sie Ihre Compliance-Daten mit — zu Ihren Bedingungen.“
Ein vollständiger Überblick über alle Möglichkeiten, Brainframe-Arbeitsbereichsdaten herunterzuladen, zu exportieren und zu archivieren.

Bei der Planung eines Arbeitsbereichsaustritts, einer Migration oder einer Offline-Audit-Archivierung bietet Brainframe mehrere Exportwege — von der vollständigen Arbeitsbereichssicherung bis zu granularen Excel-Exporten pro Modul. Dieser Leitfaden beschreibt jede derzeit in Brainframe Next-Gen verfügbare Exportfunktion, nach Priorität für die Exit-Planung geordnet.

1️⃣ Überblick Exit-Strategie

Nutzen Sie diese Tabelle, um zu entscheiden, welche Exportmethoden für Ihr Szenario geeignet sind:

2️⃣ Arbeitsbereichs-Backup (höchste Priorität)

Das Modul Backup ist der umfassendste Exportweg. Lizensierte Arbeitsbereiche erhalten automatisierte stündliche Backups, die als ZIP-Archiv heruntergeladen werden können.

Wo Sie es finden

Configuration → Backup (/configuration → Modul Backup)

Was enthalten ist

Das Backup-ZIP enthält einen Snapshot Ihres gesamten Arbeitsbereichs gemäß Brainframes Backup-Umfang — Dokumente, Metadaten, Konfigurationen und verknüpfte Daten, wie sie vom Backup-Dienst der Plattform gepflegt werden.

So laden Sie es herunter

1. Navigieren Sie zu Configuration → Backup.
2. Prüfen Sie die Liste der verfügbaren Backup-Snapshots (sortiert nach Datum, neueste zuerst).
3. Für ein Backup mit Status Bereit:

• Klicken Sie auf Backup herunterladen — öffnet eine signierte Download-URL in einem neuen Browser-Tab.

4. Für ein Backup, das vorbereitet werden muss:

• Klicken Sie auf Download generieren — stellt die Vorbereitung in die Warteschlange (Sie erhalten eine E-Mail, wenn es bereit ist).
• Sobald sich der Status auf Bereit ändert, klicken Sie auf Backup herunterladen.

Backup-Status

Berechtigungen und Anforderungen

• Nur für lizenzierte Arbeitsbereiche verfügbar.
• Download generieren und Backup herunterladen erfordern Administrator-Zugriff.
• Nicht-Administratoren können den Backup-Status sehen („Download vorbereiten“), können Backups aber weder starten noch herunterladen.

💡 Tipp: Laden Sie mindestens ein Backup früh im Exit-Prozess herunter, um Inhalt und Struktur vor dem endgültigen Stichtag zu prüfen.

3️⃣ Direkter Dokument- und Datei-Download

Einzelne Dokumente, die als Dateien hochgeladen wurden (Word, Excel, PowerPoint, PDF usw.), können im Originalformat über signierte Speicher-URLs heruntergeladen werden.

3.1 Von der Dokumentdetailseite

1. Öffnen Sie ein beliebiges Dokument mit angehängter Datei.
2. Klicken Sie auf das Überlaufmenü (drei Punkte) in der Dokumentkopfzeile.
3. Wählen Sie Herunterladen.

Was Sie erhalten: Die ursprünglich hochgeladene Datei (DOCX, XLSX, PDF, PPT usw.).

3.2 Aus der Ordner-Tabellenansicht

1. Navigieren Sie zum Ordner mit dem Dokument.
2. Klicken Sie auf das Zeilenaktionsmenü (drei Punkte) in der Dokumentzeile.
3. Wählen Sie Herunterladen.

Was Sie erhalten: Wie oben — die Originaldatei über signierte URL.

3.3 Aus dem OnlyOffice-Editor

In OnlyOffice bearbeitete Dokumente können auch über die native OnlyOffice-Symbolleiste heruntergeladen werden (wenn Download-Berechtigungen aktiviert sind). Unterstützte Formate hängen vom Dokumenttyp ab (z. B. DOCX, PDF).

4️⃣ Excel-Exporte (.xlsx)

Alle Excel-Exporte werden clientseitig in Ihrem Browser aus den sichtbaren/gefilterten Daten erzeugt. Es gibt keine serverseitige Excel-Export-API — Exporte spiegeln genau wider, was Sie in der aktuellen Ansicht sehen, unter Berücksichtigung Ihrer Spaltenkonfiguration und aktiver Filter.

4.1 Allgemeine Tabellen- / Ordneransichten

Wo: Jede Tabellenansicht (Ordner, Dokumenttyp-Module) → Menü Optionen → Exportieren nach Excel

Was exportiert wird:

• Alle aktuell gefilterten Zeilen in der Tabelle
• Nur sichtbare Spalten (Aktions-/Öffnen-Spalten ausgeschlossen)
• Lokalisierte Feldwerte in Ihrer aktuellen Sprache

Dateinamenmuster: {Dokumenttyp}_export_{JJJJ-MM-TT}.xlsx

Nutzung für Exit-Strategie: Exportieren Sie jedes Dokumenttyp-Modul separat, um strukturierte Metadaten zu erfassen (Kennungen, Eigenschaften, Daten, verknüpfte Elemente usw.).

4.2 Alle Ressourcen — Zusammenfassung nach Dokumenttyp

Wo: Ansicht Alle Ressourcen → Kopfzeile Exportieren nach Excel

Was exportiert wird: Bezeichnungen der Dokumenttypen und Dokumentanzahl pro Typ.

Dateiname: Document Types - {Datum/Uhrzeit}.xlsx

Nutzung für Exit-Strategie: Schnelles Inventar, welche Dokumenttypen existieren und wie viele Datensätze jeder enthält.

4.3 Process Kanban / Workbench

Wo: Process Kanban → Symbolleiste Export

Was exportiert wird: Aufgabenkarten inkl. Titel, Zugewiesene, Phase, Checkliste, Arbeitsbereich, verknüpfte Risiken, Fortschritt, Frist, Zeitachsen-Daten und Erstellungsdatum.

Dateiname: Workbench - {Datum-Uhrzeit}.xlsx

4.4 KPI-Exporte

KPI-Übersicht (Configuration)

Wo: Configuration → KPI-Übersicht → Kopfzeile Export

Was exportiert wird: Gefilterte KPI-Messzeilen — Name, Typ, Daten, Werte, Ziele, Dokumenteigenschaften und mehr.

Dateiname: KPI - KPI List - {Datum/Uhrzeit}.xlsx

KPI-Tab (Dokumentdetail)

Wo: KPI-Dokument öffnen → KPI-Tab → Excel-Symbol-Schaltfläche

Was exportiert wird: KPI-Messwerttabelle mit konfigurierbaren sichtbaren Spalten. Rich HTML in Beschreibungs-/Maßfeldern bleibt in den Excel-Zellen erhalten.

Dateiname: KPI - {Dokumenttitel} - {Datum-Uhrzeit}.xlsx

4.5 Risiko-Exporte

Risiko-Tab (Dokumentdetail)

Wo: Risikodokument öffnen → Risiko-Tab → Exportieren nach Excel

Was exportiert wird: Risikomatrix-Messwerte — ID, Titel, Auswirkung, Wahrscheinlichkeit, Scores, Maßnahmen, Daten, Ziele (spaltenkonfigurierbar).

Dateiname: risk-data.xlsx

Risiko-Übersicht (Configuration)

Wo: Configuration → Risiko-Übersicht → Symbolleiste der Risikomatrix-Tabelle → Excel-Datei exportieren

Was exportiert wird: Portfolio-Risikomatrix-Zeilen — ID, Titel, Auswirkung, Wahrscheinlichkeit, Endergebnis, Daten, verbleibende Arbeit, Maßnahmen, Fristen, Dokumenteigenschaften.

Dateiname: Risk Matrix - {Titel} - {Datum/Uhrzeit}.xlsx

4.6 Export des Compliance-Rahmens

Wo: Compliance → Rahmen für die Einhaltung der Vorschriften → Rahmen auswählen → Tabellen-Symbol in der Kopfzeile → Compliance-Rahmen exportieren

Was exportiert wird: Alle Rahmenanforderungen:

• Anforderungskennung
• Kategorie
• Anforderungsname und -beschreibung
• Statusindex
• Namen verknüpfter Kontrollen
• Namen von Nachweisdokumenten
• Namen zugehöriger Risiken
• Tags

Dateiname: Compliance - {Datum/Uhrzeit}.xlsx

4.7 Export der Erklärung zur Anwendbarkeit (SoA)

Wo: Compliance → Rahmen für die Einhaltung der Vorschriften → Erklärung zur Anwendbarkeit anzeigen → Symbolleiste → Exportieren nach Excel

Was exportiert wird:

Dateiname: {Rahmentitel}_Table_{Zeitstempel}.xlsx

5️⃣ Druck- und PDF-Exporte

Die meisten „PDF“-Exporte in Brainframe nutzen den Druckdialog Ihres Browsers — wählen Sie Als PDF speichern als Ziel. Pop-up-Blocker müssen für diese Exporte deaktiviert sein.

5.1 Dokumentdruck

Wo: Dokumentdetail → Kopfmenü → Dokument drucken

Was exportiert wird: Vollständiger Dokumentinhalt inkl. Revisionsblöcke, verknüpfte SoA-/Rahmenzeilen, Kopfzeilen und mehrsprachiger Inhalt.

Format: Browserdruck → Als PDF speichern

5.2 Druck des Compliance-Rahmens

Wo: Compliance → Rahmen für die Einhaltung der Vorschriften → Aktionsmenü der Rahmenkopfzeile

Zwei Optionen:

• Einfachen Compliance-Rahmen drucken — Liste aller Kategorien und Anforderungen mit Anwendbarkeit, Kennung, Name, Namen verknüpfter Kontrollen und Nachweisnamen.
• Detaillierten Compliance-Rahmen drucken — wie einfach, plus Radardiagramme und zugehörige Risiken pro Anforderung.

Format: Browserdruck → Als PDF speichern

5.3 Druck der Erklärung zur Anwendbarkeit (SoA)

Wo: Symbolleiste der SoA-Ansicht → PDF-Export (Druck)

Was exportiert wird: Vollständige SoA-Tabelle mit Anwendbarkeits- und Umsetzungsstatus-Badges, formatiert für Prüfer.

Format: Browserdruck → Als PDF speichern

5.4 Berichts-Druckexporte

Diese exportieren den aktuellen Bildschirminhalt als druckbaren Bericht:

Format: Browserdruck → Als PDF speichern

6️⃣ Verteilungs-Exporte

Verteilungen sind eines der leistungsstärksten Werkzeuge zur Erstellung auditbereiter Offline-Snapshots Ihrer Compliance-Dokumentation.

6.1 Anhänge herunterladen (ZIP)

Wo: Verteilungen → Verteilung öffnen → Symbolleiste → Anhänge herunterladen

Was exportiert wird: Alle Dokumente in der Verteilung mit angehängter Datei (s3Path) — Word, Excel, PowerPoint, PDF, ZIP und andere hochgeladene Formate — gebündelt in einem ZIP-Archiv.

Dateiname: {Verteilungstitel}-{Datum-Uhrzeit}.zip

Nutzung für Exit-Strategie: Erstellen Sie eine Verteilung mit allen benötigten Dokumenten und laden Sie Anhänge als Massendateiarchiv herunter — ohne Zugriff auf das Arbeitsbereichs-Backup.

6.2 Als einzelnes indexiertes PDF herunterladen

Wo: Verteilungen → Verteilung öffnen → Symbolleiste → PDF herunterladen

Was exportiert wird: Die gesamte Verteilung als ein einziges indexiertes Dokument:

• Titelseite
• Inhaltsverzeichnis
• Alle Fakten mit Revisionsblöcken
• Bezeichnungen und verknüpfte SoA-Daten pro Fakt

Format: Browser-Druck-Popup → Als PDF speichern

💡 Tipp: Planen Sie einen regelmäßigen Export Ihrer Audit-Verteilung (z. B. vierteljährlich) als Offline-Backup Ihrer Compliance-Nachweise — auch vor der Planung eines vollständigen Austritts.

6.3 Externer Verteilungszugriff

Empfänger externer Verteilungslinks können Inhalte ebenfalls herunterladen:

Dafür ist ein gültiges Secure-Link-Token erforderlich und optional ein Passwort, falls konfiguriert.

7️⃣ Graph- und visuelle Exporte (PNG)

Beziehungs- und Abhängigkeitsgraphen können als PNG-Bilder für Berichte oder Audit-Nachweise exportiert werden.

8️⃣ Lizenz-Download

Wo: Configuration → Lizenzverwaltung → Download-Nutzungsrecht

Was exportiert wird: Lizenzschlüsseltext für einen Arbeitsbereichs-Stack.

Format: .txt-Datei (stack_{Zeitstempel}.txt)

9️⃣ Import-Vorlagen (kein Datenexport)

Die folgenden Downloads erzeugen Beispiel-/Vorlagendateien für Import-Workflows — sie exportieren keine vorhandenen Arbeitsbereichsdaten:

🔟 Einschränkungen beim Integrations-Export

Brainframe-Integrationen (Jira, Confluence, Asana, Microsoft Defender, Intune, Aikido, SharePoint usw.) unterstützen das Importieren externer Daten in Brainframe und Synchronisieren/Aktualisieren verknüpfter Datensätze — exportieren Daten jedoch nicht zurück in diese externen Systeme.

1️⃣1️⃣ Empfohlenes Exit-Strategie-Playbook

Folgen Sie diesem schrittweisen Ansatz, um die Datenwiederherstellung vor der Stilllegung eines Arbeitsbereichs zu maximieren:

Phase 1 — Vollständiger Arbeitsbereichs-Snapshot

• Bestätigen, dass der Arbeitsbereich lizenziert ist und Sie Admin-Zugriff haben
• Navigieren zu Configuration → Backup
• Das zuletzt Bereite Backup-ZIP generieren und herunterladen
• ZIP-Inhalt auf einem lokalen Rechner prüfen

Phase 2 — Strukturierte Metadaten pro Modul

• Zusammenfassung Alle Ressourcen exportieren (Dokumenttyp-Inventar)
• Für jeden Dokumenttyp-Ordner/Modul: Optionen → Exportieren nach Excel
• Compliance-Rahmen nach Excel exportieren (und SoA als PDF drucken)
• Risiko-Übersicht und KPI-Übersicht nach Excel exportieren
• Process Kanban / Workbench nach Excel exportieren
• Aufgaben-Bericht exportieren (Druck als PDF)
• Meine Compliance-Bericht exportieren (Druck als PDF)

Phase 3 — Originaldateien und Audit-Pakete

• Eine Audit-Verteilung mit allen kritischen Dokumenten erstellen
• Anhänge herunterladen (ZIP) für alle dateibasierten Dokumente
• PDF herunterladen für den indexierten Verteilungs-Snapshot
• Einzeldateien für Dokumente herunterladen, die nicht vom Verteilungs-ZIP abgedeckt sind

Phase 4 — Visuelle Nachweise

• Abhängigkeiten-Graph als PNG exportieren
• Relevante Sammlungsgraphen und Tabellengraphen als PNG exportieren

Phase 5 — Externe Systeme

• Daten aus integrierten Systemen (Jira, Defender, Intune usw.) direkt von diesen Plattformen exportieren
• Lizenzdatei herunterladen, falls für die Migration des Arbeitsbereichs in einen anderen Stack erforderlich

1️⃣2️⃣ Kurzreferenz — Wo was exportieren

1️⃣3️⃣ Bekannte Einschränkungen

🎯 Visuelle Checkliste

• Arbeitsbereichs-Backup-ZIP heruntergeladen und geprüft
• Alle Dokumenttyp-Module nach Excel exportiert
• Compliance-Rahmen exportiert (Excel + SoA-PDF)
• Risiko- und KPI-Daten exportiert
• Audit-Verteilung mit allen kritischen Dokumenten erstellt
• ZIP der Verteilungsanhänge heruntergeladen
• Indexiertes Verteilungs-PDF heruntergeladen
• Einzelne hochgeladene Dateien bei Bedarf heruntergeladen
• Abhängigkeits-/Sammlungsgraphen als PNG exportiert
• Externe Integrationsdaten aus Quellsystemen exportiert
• Lizenzdatei heruntergeladen (falls Stack-Migration)

💡 Brauchen Sie Hilfe bei der Exit-Planung? Wenden Sie sich an Ihren Brainframe-Kundenbetreuer oder das Support-Team. Für Best Practices zur Audit-Bereitschaft siehe auch den Verteilungen-Leitfaden und den Compliance-Rahmen-Leitfaden.

Aktualisiert am: 30/07/2026