✅ Dokumentfreigaben

„Machen Sie es offiziell, halten Sie es auditierbar."
Erfassen Sie Freigabenachweise für Richtlinien, Risiken und andere kritische Dokumente.

Dokumentfreigaben liefern einen auditierbaren Nachweis darüber, welcher Manager oder Stakeholder welche Version eines Dokuments genehmigt hat (z. B. Richtlinien, Risikoakzeptanz, Sitzungsprotokolle).

Wenn eine neue Version zugewiesen wird und für den Dokumenttyp ein Freigabe-Workflow konfiguriert ist (z. B. Richtlinien und Verfahren), erscheinen die Freigabestufen mit den Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen.

1️⃣ Ein Dokument genehmigen oder ablehnen

• Ist für die erste Stufe kein Benutzer vorab zugewiesen, sehen Sie die Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen, um zwischen den Freigabephasen zu wechseln.
• Bei Ihrer ersten Genehmigung/Ablehnung werden Sie aufgefordert, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) per QR-Code einzurichten (Authy, Google Authenticator, Microsoft Authenticator).
• Nach der Einrichtung genügt bei künftigen Freigaben nur noch der 6-stellige Code.

2️⃣ Freigabestufen und Benachrichtigungen konfigurieren

Freigabestufen können pro Dokument über die Option Freigabestufen konfigurieren angepasst werden.

1. Stufe und Genehmiger – Legen Sie fest, wer jede Stufe genehmigen/ablehnen kann. Genehmiger erhalten automatisch eine Einladung, sobald die Stufe erreicht ist. Ist kein Benutzer konfiguriert, kann jeder diese Stufe genehmigen.
2. Benachrichtigungsliste – Wählen Sie Benutzer oder externe Kontakte, die informiert werden, wenn eine Stufe erreicht ist (nur Ansicht).
3. Stufe hinzufügen – Fügen Sie bei Bedarf neue Phasen ein.
4. Benachrichtigungen zur endgültigen Freigabe – Legen Sie fest, wer benachrichtigt wird, wenn das Dokument vollständig freigegeben ist.
5. Freigabetyp – Wählen Sie Statisch (keine Bearbeitungen während der Freigabe) oder Dynamisch (Bearbeitungen während der Freigabe erlaubt).
6. Denselben Benutzer für mehrere Stufen nicht zulassen – Verhindert, dass eine Person mehrere Phasen genehmigt.
7. Speichern setzt aktuelle Freigaben zurück – Setzt alle bestehenden Freigaben dieser Version auf Stufe 1 zurück.
8. Kopieren von – Übernimmt die Stufeneinrichtung aus einer anderen Konfiguration.

3️⃣ Standard-Freigabestufen nach Dokumenttyp

Sie können Standard-Freigabe-Workflows für alle Dokumente eines bestimmten Typs unter Dokumenttypen und Vorlagen definieren.

• Freigabestufen anzeigen – Aktiviert statische Freigabephasen, bei denen während der Freigabe keine Bearbeitungen zulässig sind.
• Dynamische Stufen – Erlaubt Aktualisierungen während der Freigabe (nützlich im Qualitätsmanagement oder wenn während des Freigabeablaufs weiterhin Informationen erfasst werden müssen).
• Stufen bearbeiten – Öffnet denselben Konfigurationsbildschirm wie oben.

4️⃣ Meine Dokumentfreigaben

Jeder Benutzer kann seine ausstehenden Freigaben unter Meine Dokumentfreigaben einsehen.

5️⃣ Anfragen zur Dokumentüberprüfung

Wählen Sie über die Schaltfläche Mehr in der Dokumentansicht Dokumentüberprüfung anfordern.

• Diese Überprüfungsaufgaben erscheinen unter Meine Compliance im Bereich Aufgaben.
• Ideal für Ad-hoc-Freigaben oder Peer-Reviews.

6️⃣ Bewährte Praktiken

• 🔐 Aktivieren Sie 2FA frühzeitig, um Freigaben zu optimieren.
• 👥 Verwenden Sie Gruppen statt Einzelpersonen bei der Zuweisung von Genehmigern.
• 📩 Richten Sie Benachrichtigungen ein, damit Stakeholder informiert bleiben, ohne Freigaberechte zu benötigen.
• 🚨 Vermeiden Sie Interessenkonflikte, indem Sie denselben Benutzer nicht über mehrere Stufen hinweg zulassen.
• 📝 Dokumentieren Sie Ihre Freigaberichtlinie für Auditoren.

🎯 Visuelle Checkliste

• 2FA für Genehmiger konfiguriert
• Freigabe-Workflow zugewiesen
• Benachrichtigungen für wichtige Stakeholder eingerichtet
• Standardeinstellungen des Dokumenttyps abgestimmt
• Ausstehende Freigaben in Meine Dokumentfreigaben überprüft
• Überprüfungsanfragen in Meine Compliance nachverfolgt

Aktualisiert am: 15/07/2026