📄 Dokumentansicht

„Ihre zentrale Anlaufstelle zum Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Inhalten."
Richtlinien, Verfahren, Assets, Risiken, Nichtkonformitäten oder Besprechungsnotizen — alles wird in derselben Ansicht verwaltet.

Immer wenn Sie ein Dokument aus einem beliebigen Modul öffnen, erscheint es im Vollbildmodus innerhalb der Dokumentansicht. Hier greifen Sie auf Inhalte zu, aktualisieren Eigenschaften, verfolgen Freigaben und verknüpfen Abhängigkeiten.

1️⃣ Ein Dokument öffnen

Um die Dokumentansicht zu öffnen, klicken Sie irgendwo in der Anwendung auf ein Dokument.

① Tabs in der Dokumentansicht

Die Dokumentansicht bietet mehrere Tabs zur Verwaltung und Interaktion mit Ihrem Dokument:

• Dokument – Ansicht des Hauptinhalts.
• Risiko – Verlauf der Risikomesswerte. Erfahren Sie mehr über Risikomanagement.
• KPI – Verlauf der KPI-Messwerte. Erfahren Sie mehr über Leistungsmanagement.
• Planung – Fügen Sie das Dokument Prozess-Checklisten in der Workbench hinzu.
• Erinnerung – Konfigurieren Sie einmalige oder wiederkehrende Erinnerungen.
• Ein optionaler Tab Dokumentfragebögen kann aktiviert werden, um Bewertungen zu Dokumenten nachzuverfolgen.

② Elemente der oberen Leiste

• Dokumenttyp-Symbol – Klicken, um den Dokumenttyp zu bearbeiten.
• Kennung und Name – Über das Stiftsymbol bearbeitbar.
• Reifegrad-Tracker – Optional den Dokumentreifegrad verfolgen (aktiviert für Richtlinien, Verfahren, Nachweise).

③ Konfigurations-Tabs

Greifen Sie über diese Tabs auf tiefere Konfigurationen zu:

• Revisionen – Dokumentversionen, Freigaben, Überprüfungen.
• Governance – Als Asset, Kontrolle oder Risiko klassifizieren und entsprechend weiter anpassen.
• Abhängigkeiten – Verknüpfungen und Beziehungen des Dokuments einsehen.
• Dokumenteigenschaften – Das Dokument nach Attributen kategorisieren (z. B. Eigentümer, Lieferant, Nichtkonformität usw.).
• Verknüpfte Dokumente – Alle verbundenen Dokumente.
• Als Eigenschaft verknüpft – Zeigt, wo dieses Dokument an anderer Stelle referenziert wird.
• Aufgaben – Zugehörige Aufgaben, die für dieses Dokument erledigt werden müssen, sowie Fristen und Zuständigkeiten.

④ Dokumentinhalt

Zwei Editor-Optionen stehen zur Verfügung:

• Standardeditor – Einfacher Texteditor zum Schreiben direkt im Dokument.
• Erweiterter Editor (OnlyOffice) – Arbeiten Sie direkt mit Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien.

⑤ Aktionen in der Dokumentansicht

• Neuen Entwurf erstellen – Für versionierte Dokumente.
• Bearbeiten – Für nicht versionierte Dokumente.
• Schnellaktionsmenü (⋯): Externe Kontakte benachrichtigen. Abhängigkeiten anzeigen. Freigabestufen konfigurieren.
• Blitzsymbol ⚡ – Schnell dokumentbezogene Aufgaben hinzufügen.

⑥ Tab Aktivitäten

• Protokolliert alle Aktivitäten, die mit dem Dokument verknüpft sind.
• Fügen Sie Kommentare für die Zusammenarbeit hinzu.
• Markieren Sie Benutzer mit @Benutzername, um sie zu benachrichtigen.

2️⃣ Erweiterter Editor (OnlyOffice)

Der erweiterte Editor integriert OnlyOffice für professionelles Bearbeiten:

• Laden Sie Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF-Vorlagen hoch und bearbeiten Sie sie.
• Wählen Sie beim Erstellen neuer Dokumente den Editortyp.
• Alle Änderungen werden mit vollständiger Versionskontrolle nachverfolgt.

3️⃣ Formularansicht

Alternativ können Sie sogenannte „Formularansichten" für Ihre Dokumente verschiedener Typen erstellen (oder die bereits im Tool vorkonfigurierten verwenden). Die Formularansicht zeigt Eigenschaften und Metadaten in einem logischen Layout an.

Formularansicht aktivieren

1. Gehen Sie zu Arbeitsbereichseinstellungen → Dokumentformular.
2. Sehen Sie sich vorhandene Formulare an.
3. Fügen Sie nach Bedarf hinzu oder bearbeiten Sie.

Eine Formularansicht erstellen/bearbeiten

1. Abschnitt hinzufügen – Gruppieren Sie zusammengehörige Eigenschaften in einem Abschnitt.
2. Abschnitt umbenennen – Doppelklicken Sie auf den Titel.
3. Drag-and-Drop – Platzieren Sie Komponenten in Abschnitten.
4. Anordnen – Ordnen Sie Komponenten logisch für Ihren Prozess an.

Nach der Konfiguration sehen Sie schnell alle relevanten Eigenschaften in einer strukturierten Ansicht.

✅ Zusammenfassung

• Dokumentansicht – Klassische Ansicht für Dokumentinhalte und -aktionen.
• Erweiterter Editor – Professionelles Bearbeiten für Office- und PDF-Dateien.
• Formularansicht – Strukturierte, anpassbare Möglichkeit zur Verwaltung von Eigenschaften.

4️⃣ Bewährte Praktiken

• 📄 Verwenden Sie den Standardeditor für einfache Dokumente.
• 🛠 Verwenden Sie den erweiterten Editor für Office-/PDF-Vorlagen mit Versionskontrolle.
• 🗂 Nutzen Sie die Formularansicht für strukturierte Prozesse wie Lieferantenüberprüfungen.
• 🔄 Verwenden Sie den Tab Revisionen, um Freigaben und Audits zu verfolgen.
• 👥 Arbeiten Sie mit Kommentaren zusammen und nutzen Sie @Erwähnungen zur Nachvollziehbarkeit.

🎯 Visuelle Checkliste

• Dokument in der Dokumentansicht geöffnet
• Tabs überprüft (Risiko, KPI, Planung, Erinnerung)
• Eigenschaften und Abhängigkeiten konfiguriert
• Richtigen Editor ausgewählt (Standard oder Erweitert)
• Formularansicht für Prozesse angepasst
• Revisionen auf Auditbereitschaft überprüft

Aktualisiert am: 14/07/2026