Artikel über: Arbeitsbereich
Dieser Artikel ist auch verfügbar in:

Prozessmanagement (Workbench)

🛠 Prozessmanagement (Workbench)

"Vom Prozess zum Fortschritt"
Den Arbeitsalltag mit strukturierten Prozessen für Effizienz und Compliance ausrichten.


Die Workbench hilft Ihnen, Prozesse und Aufgaben in Echtzeit zu steuern und sicherzustellen, dass Workflows das widerspiegeln, was tatsächlich in Ihrer Organisation passiert.




1️⃣ Checklisten


Checklisten sind ein spezieller Dokumenttyp, der Aufgaben oder Dokumente eines Prozesses gruppiert. Beispiele:

  • Nichtkonformitäten
  • Risiken
  • DSGVO-bezogene Aufgaben


Standardmäßig nutzen Checklisten ein einfaches ToDo / Doing / Done-Kanban-Board, Sie können aber auch ein benutzerdefiniertes Kanban zuweisen. Eine Checkliste lässt sich aus der Aufgaben-/Workbench-Ansicht erstellen, wie im Bild unten gezeigt.



📌 Tipp: Verschieben Sie Checklisten in einen eigenen „Checklisten“-Ordner zur besseren Organisation oder verlinken Sie sie in mehrere Ordner über die Verschieben/Verknüpfen-Option.


⚠ Achtung: Checklisten sind nur für Benutzer sichtbar, die Lesezugriff auf den Ordner haben, in dem sie enthalten sind.




2️⃣ Kanban

Das Standard-Kanban heißt Allgemeine Aufgaben und enthält drei Stufen: ToDo, Doing, Done. Für komplexere Prozesse können Sie eigene Stufen definieren.


Beispielkonfigurationen

  • Mitarbeiterlebenszyklus → Recruiting, Onboarding, Training, Rollenwechsel, Offboarding, beendet
  • Nichtkonformitäten → Offen, bewertet, in Bearbeitung, gelöst
  • Incident Management → ToDo, bewerten, reagieren, prüfen & lernen, gelöst
  • Lieferantenlebenszyklus → Vorvertrag, aktiv, in Verlängerung, außer Betrieb, beendet


Sie können ein Kanban aus den Aufgaben-/Workbench-Ansichten erstellen, wie unten gezeigt:


Beim Erstellen eines benutzerdefinierten Kanban können Sie konfigurieren:

  1. Kanban-Name – verknüpft mit der Checkliste.
  2. Stufennamen – definieren die Workflow-Schritte.
  3. Stufenfarben – für die Darstellung der jeweiligen Stufe.
  4. Stufensymbole – zur Visualisierung der jeweiligen Stufe.
  5. Restarbeitswerte – Wert zwischen 0 und 5, nützlich zur Fortschrittsanzeige.
  6. Weitere Kanban-Stufen hinzufügen.
  7. Überflüssige Kanban-Stufen entfernen.


📌 Kanbans können auch in den Arbeitsbereichseinstellungen konfiguriert werden. Wird eine Checkliste in einen anderen Arbeitsbereich kopiert, wird auch ihr Kanban mitkopiert.




3️⃣ Workflow & Planung

Jedes Dokument kann der Workbench für das Prozessmanagement hinzugefügt werden. Nutzen Sie dafür den Planungs-Tab oder die Schaltfläche Zum Workflow hinzufügen.



Planungsoptionen:

  1. Planungs-Tab öffnen
  2. Zur Workbench hinzufügen – das Dokument im Aufgabenmanagement sichtbar machen.
  3. Checkliste auswählen – Aufgaben einem Prozess zuordnen.
  4. Kanban-Stufe setzen – aktueller Dokumentstatus.
  5. Benutzer zuweisen – Verantwortlichkeiten klar verteilen.
  6. Zeitachsenansicht – Aufgabe in Zeitachse anzeigen. Aktivieren zeigt weitere Optionen.
  7. Planungsdaten – Startdatum und Frist definieren.
  8. Fortschritt verfolgen – Fortschrittsanzeige aktivieren (optional). Aktivieren zeigt weitere Optionen.
  9. Abhängigkeiten hinzufügen – verwandte Dokumente verknüpfen.
  10. Erinnerungen – bis zu drei Frist-Erinnerungen.


📌 Tipp: In Ordneransichten weisen fett gedruckte Dateinamen darauf hin, dass das Dokument Teil einer Checkliste ist.




4️⃣ Workbench-Ansichten


Übersicht

Das Workbench-Menü zeigt alle Checklisten, auf die Sie Zugriff haben. Wenn Sie eine auswählen, öffnet sich deren Kanban-Ansicht.


📌 Workbench zeigt nur Dokumente im aktuellen Ordner und Unterordnern. Wird Inbox ausgewählt, sehen Sie alles.


Beachten Sie die kleine Konfigurationsschaltfläche oben rechts. Durch Klick darauf gelangen Sie zum spezifischen Checklisten-Dokument in Ihrer Ordnerstruktur, wo Sie die Ordnerberechtigungen anpassen können, um zu definieren, wer die Checklisten sieht.




Diagramme

Mit Klick auf Diagramme anzeigen sehen Sie den arbeitsbereichsweiten Fortschritt über Checklisten und Kanban-Stufen hinweg.


Dies zeigt alle Checklisten mit der Anzahl an Aufgaben pro Stufe in einer Kreisdiagramm-Ansicht:



ℹ️ Info: Diagramme zeigen den Fortschritt des gesamten Arbeitsbereichs, nicht ordnerspezifische Ergebnisse.




Kanban-Ansicht

Die Kanban-Ansicht, die Sie durch Auswahl einer Checkliste öffnen, ordnet Checklisten-Dokumente nach Stufe.



Sie können:

  • Dokumente per Drag & Drop zwischen Stufen verschieben.
  • Karten per Doppelklick in einem Popup öffnen.
  • Karten manuell neu anordnen, um Prioritäten zu setzen.


Optionen

  1. Zwischen Kanban- und Tabellenansicht wechseln.
  2. Über Checkboxen konfigurieren, ob Inhalte aus Unterordnern angezeigt werden, Karten nach Frist sortiert oder nur Ihnen zugewiesene Aufgaben angezeigt werden.
  3. Karten derselben Checklisten aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen (mit demselben Kanban) gemeinsam anzeigen. Eine zusätzliche Kennzeichnung zeigt den Arbeitsbereich an, wenn er vom aktuellen abweicht.
  4. Nach Kennung, Name oder zugewiesenem Benutzer filtern.
  5. Risikodetails auf Karten anzeigen, falls Risikobewertungen vorgenommen wurden.
  6. Archivierte Dokumente anzeigen.
  7. Zwischen Checklisten wechseln, ohne die Ansicht zu verlassen.


Kartendetails


Jede Karte im Kanban zeigt:

  1. Dokumenttyp-Symbol
  2. Dokument-ID & Titel
  3. Fortschritt in %
  4. Zugewiesene Benutzer
  5. Fristen
  6. Start-/Enddaten


⚠ Achtung: Workbench ist ordnerbewusst – es werden nur Dokumente im aktuellen Ordner (und Unterordnern) angezeigt. So können Sie Ihre Aufgaben schnell nach Abteilung, Produkt oder Service sortieren.




Tabellenansicht

Die Tabellenansicht zeigt dieselben Checklisten-Daten in tabellarischer Form.



Sie können:

  1. Zwischen Kanban-/Tabellenansicht wechseln.
  2. Aufgaben nach Spaltenüberschriften filtern.
  3. Konfigurieren, welche Spalten sichtbar sind und in Excel exportiert werden.


📌 Tipp: Falls Excel beim Export einen Formatfehler meldet, lassen Sie Office die Datei automatisch reparieren – Ursache sind Sonderzeichen in Tabellen.




5️⃣ Best Practices

  • 🗂 Checklisten in einem eigenen Ordner organisieren.
  • 🛠 Benutzerdefinierte Kanbans für komplexe Prozesse nutzen (z. B. Lieferantenlebenszyklus).
  • 👥 Verantwortlichkeiten klar in der Planung zuweisen.
  • 📊 Diagramme verwenden, um Fortschritt auf Arbeitsbereichsebene zu überwachen.
  • ⚡ Erinnerungen & Abhängigkeiten nutzen für bessere Prozesskontrolle.




🎯 Checkliste

  • [x] Checklisten-Dokument erstellt
  • [x] Mit einem Kanban verknüpft
  • [ ] Dokumente in Workbench-Planung aufgenommen
  • [ ] Abhängigkeiten und Erinnerungen konfiguriert
  • [ ] Diagramme & Kanban-Ansichten zur Fortschrittskontrolle überprüft


Aktualisiert am: 22/09/2025

War dieser Beitrag hilfreich?

Teilen Sie Ihr Feedback mit

Stornieren

Danke!