Gestion de processus

🛠 Gestion des processus (Workbench)

"Du processus au progrès"
Alignez le travail quotidien avec des processus structurés pour plus d’efficacité et de conformité.

Le Workbench vous aide à gérer les processus et les tâches en temps réel, en veillant à ce que les workflows reflètent ce qui se passe réellement dans votre organisation.

1️⃣ Checklists

Les checklists sont un type de document spécial qui regroupe des tâches ou des documents appartenant à un processus. Exemples :

Non-conformités
Risques
Tâches liées au RGPD

Par défaut, les checklists utilisent un tableau Kanban simple à faire / en cours / terminé, mais vous pouvez aussi leur attribuer un Kanban personnalisé si nécessaire.

Vous pouvez créer une checklist depuis la vue Tâches/Workbench comme illustré ci-dessous.

📌 Astuce : Déplacez les checklists dans un dossier “Checklists” dédié pour plus de clarté, ou liez-les à plusieurs dossiers via l’option Déplacer/Lier.

⚠ Attention : Les checklists ne sont visibles que par les utilisateurs ayant un accès en lecture au dossier qui les contient.

2️⃣ Kanban

Le Kanban par défaut s’appelle Tâches générales et comprend trois étapes : à faire, en cours, terminé.

Pour des processus plus complexes, vous pouvez définir vos propres étapes.

Exemples de configurations

Cycle de vie employé → Recrutement, intégration, formation, changement de rôle, départ, terminé
Non-conformités → Ouvert, évalué, en cours, résolu
Gestion des incidents → À faire, évaluer, répondre, analyser & apprendre, résolu
Cycle de vie fournisseur → Pré-contrat, actif, en renouvellement, décommissionné, terminé

Vous pouvez créer un Kanban depuis les vues Tâches/Workbench comme ci-dessous :

Lors de la création d’un Kanban personnalisé, vous pouvez configurer :

Nom du Kanban – lié à la checklist.
Noms des étapes – définissent les étapes du workflow.
Couleurs – associées aux étapes.
Icônes – associées aux étapes.
Valeurs de travail restant – valeur entre 0 et 5 pour visualiser la progression.
Ajouter d’autres étapes si besoin.
Supprimer les étapes inutiles.

📌 Les Kanbans peuvent aussi être configurés dans les paramètres de l’espace de travail. Copier une checklist vers un autre espace copie aussi son Kanban.

3️⃣ Workflow & Planification

Tout document peut être ajouté au Workbench pour la gestion des processus. Utilisez l’onglet Planification ou le bouton Ajouter au workflow.

Options de planification :

Ouvrir l’onglet Planification
Ajouter au Workbench – ajoute le document au menu de gestion des tâches.
Sélectionner checklist – regroupe les tâches sous un processus.
Définir l’étape Kanban – état actuel du document.
Assigner des utilisateurs – responsabilités attribuées.
Vue chronologique – affiche la tâche sur la timeline.
Dates de planification – définir la date de début et l’échéance.
Suivi de progression – active le suivi (optionnel).
Ajouter des dépendances – lier des documents connexes.
Rappels – jusqu’à trois rappels d’échéance.

📌 Astuce : Dans les vues dossiers, les noms en gras indiquent qu’un document fait partie d’une checklist.

4️⃣ Vues du Workbench

Vue d’ensemble

Le menu Workbench affiche toutes les checklists auxquelles vous avez accès. En sélectionner une ouvre sa vue Kanban.

📌 Le Workbench ne montre que les documents du dossier courant et des sous-dossiers. Sélectionner Inbox montre tout.

ℹ️ En cliquant sur le petit bouton de configuration en haut à droite, vous accédez directement au document checklist dans votre arborescence, où vous pouvez modifier les permissions de dossier pour définir qui voit la checklist.

Graphiques

Cliquez sur Afficher graphiques pour voir l’avancement global dans tout l’espace de travail à travers les checklists et étapes Kanban.

Affichage sous forme de camemberts :

ℹ️ Info : Les graphiques montrent l’avancement global de l’espace de travail, pas celui d’un dossier spécifique.

Vue Kanban

La vue Kanban (en sélectionnant une checklist) organise les documents par étape.

Vous pouvez :

Glisser-déposer les documents entre étapes.
Double-cliquer sur une carte pour l’ouvrir.
Réorganiser les cartes manuellement pour prioriser.

Options

Bascule entre vue Kanban et vue Tableau.
Configurer l’affichage (inclure/exclure sous-dossiers, trier par échéance, n’afficher que vos tâches).
Afficher les cartes de checklists identiques dans plusieurs espaces de travail.
Filtrer par identifiant, nom ou utilisateur assigné.
Révéler les détails de risque si des lectures de risque ont été faites.
Afficher les documents archivés.
Changer de checklist sans quitter la vue.

Détails des cartes

Chaque carte Kanban affiche :

Icône du type de document
ID & titre du document
% de progression
Utilisateurs assignés
Échéances
Dates de début/fin

⚠ Attention : Le Workbench est sensible aux dossiers — seuls les documents du dossier courant (et sous-dossiers) sont affichés.

Vue Tableau

La vue Tableau affiche les mêmes données que le Kanban, mais sous forme de tableur.

Vous pouvez :

Bascule entre Kanban/Tableau.
Filtrer les tâches via les en-têtes de colonnes.
Choisir quelles colonnes afficher/exporter vers Excel.

📌 Astuce : Si Excel signale une erreur de format à l’export, laissez Office corriger automatiquement (souvent causé par des caractères spéciaux).

5️⃣ Bonnes pratiques

🗂 Organisez les checklists dans un dossier dédié.
🛠 Utilisez des Kanbans personnalisés pour les processus complexes (ex. : cycle de vie fournisseur).
👥 Attribuez clairement les responsabilités via la planification.
📊 Exploitez les graphiques pour suivre l’avancement global.
⚡ Utilisez rappels & dépendances pour mieux contrôler vos processus.

🎯 Checklist

[x] Création d’une checklist
[x] Lien établi avec un Kanban
[ ] Documents ajoutés dans la planification Workbench
[ ] Dépendances et rappels configurés
[ ] Graphiques & vues Kanban vérifiés pour le suivi

Mis à jour le : 11/09/2025

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