👥 Externe Contacten

"Blijf verbonden zonder volledige toegang."
Betrek externe stakeholders bij goedkeuringen, distributies en updates — zonder dat een login nodig is.

Niet alle samenwerkers hebben volledige toegang tot Brainframe’s documentbeheersysteem nodig. Om dit te ondersteunen, maakt Brainframe onderscheid tussen Werkruimtegebruikers en Externe Contacten.

1️⃣ Wat zijn Externe Contacten?

Externe Contacten:

• Hoeven niet in te loggen.
• Kunnen toch worden opgenomen in specifieke workflows, zoals:
• 📩 Ontvangen van meldingen (bv. beleidsgoedkeuringen).
• 📤 Deelname aan documentdistributies.
• 🔔 Meldingen ontvangen over belangrijke updates zonder toegang tot de werkruimte.

2️⃣ Configuratie van Externe Contacten

Het scherm Configuratie Externe Contacten biedt flexibiliteit voor het beheren van stakeholders die geen gebruiker zijn.

1. 📥 Importeren – Upload contacten via een Excel-template.
2. ✍ Handmatig aanmaken – Definieer naam, e-mail en optionele tags.
3. 🏷 Tagging – Organiseer contacten per afdeling, rol of project voor snelle selectie bij meldingen.
4. 🛠 Bewerken of verwijderen – Houd de contactlijsten actueel wanneer rollen of projecten veranderen.

3️⃣ Best Practices

• 📌 Gebruik tags strategisch — groepeer externe contacten per functie (bv. “Leveranciers,” “Auditors”) voor snellere selectie.
• 🧾 Houd contactlijsten schoon — verwijder verouderde vermeldingen om compliant te blijven en ruis te verminderen.
• 🔐 Beperk extern gebruik — betrek externe contacten alleen in noodzakelijke workflows om blootstelling te beperken.
• 📊 Volg betrokkenheid — bekijk hoe vaak externe contacten worden opgenomen in goedkeuringen of distributies.

🎯 Checklist

• [x] Tags gedefinieerd voor afdelingen of rollen
• [ ] Verouderde externe contacten verwijderd
• [ ] Goedkeuringsworkflows getest met externen
• [ ] Licentiegebruik gemonitord voor externe contacten

Bijgewerkt op: 19/09/2025