👥 Externe Kontakte

„Bleiben Sie verbunden, ohne vollständigen Zugriff."
Binden Sie externe Stakeholder in Freigaben, Distributionen und Updates ein — ohne dass eine Anmeldung erforderlich ist.

Nicht alle Mitwirkenden benötigen vollständigen Zugriff auf das Dokumentenverwaltungssystem von Brainframe. Um dem gerecht zu werden, unterscheidet Brainframe zwischen Arbeitsbereichsbenutzern und externen Kontakten.

1️⃣ Was sind externe Kontakte?

Externe Kontakte:

• Müssen sich nicht anmelden.
• Können dennoch in bestimmte Arbeitsabläufe einbezogen werden, wie zum Beispiel:
• 📩 Benachrichtigungen erhalten (z. B. Richtlinienfreigaben).
• 📤 An Dokumentdistributionen teilnehmen.
• 🔔 Über wichtige Aktualisierungen informiert werden, ohne dass Zugriff auf den Arbeitsbereich erforderlich ist.

2️⃣ Konfiguration externer Kontakte

Der Bildschirm Konfiguration externer Kontakte bietet Flexibilität bei der Verwaltung von Stakeholdern, die keine Benutzer sind.

1. 📥 Importieren – Laden Sie Kontakte mithilfe einer Excel-Vorlage hoch.
2. ✍ Manuelle Erstellung – Definieren Sie Name, E-Mail und optionale Tags.
3. 🏷 Taggen – Organisieren Sie Kontakte nach Abteilung, Rolle oder Projekt für eine schnelle Auswahl bei Benachrichtigungen.
4. 🛠 Bearbeiten oder entfernen – Halten Sie Kontaktlisten aktuell, wenn sich Rollen oder Projekte ändern.

3️⃣ Bewährte Praktiken

• 📌 Nutzen Sie Tags strategisch — gruppieren Sie externe Kontakte nach Funktion (z. B. „Lieferanten", „Auditoren") für eine schnellere Auswahl.
• 🧾 Halten Sie Kontaktlisten sauber — entfernen Sie veraltete Einträge, um konform zu bleiben und Unübersichtlichkeit zu reduzieren.
• 🔐 Beschränken Sie die externe Nutzung — beziehen Sie externe Kontakte nur in notwendige Arbeitsabläufe ein, um die Exposition zu verringern.
• 📊 Verfolgen Sie die Einbindung — prüfen Sie, wie oft externe Kontakte in Freigaben oder Distributionen einbezogen werden.

🎯 Visuelle Checkliste

• Tags für Abteilungen oder Rollen definiert
• Veraltete externe Kontakte entfernt
• Freigabe-Workflows mit externen Kontakten getestet
• Lizenznutzung für externe Kontakte überwacht

Aktualisiert am: 15/07/2026