🏷️ Dokumenteigenschaften

"Smarter organisieren, schneller suchen."
Klassifizieren Sie Dokumente mit Attributen wie Eigentümer, Risikotyp oder Klassifizierung.

Dokumenteigenschaften sind das Rückgrat des Dokumentenmanagements in Brainframe. Sie ermöglichen es Ihnen, Dokumente nach Attributen zu gruppieren, zu filtern und zu durchsuchen, wodurch Compliance-Workflows schneller und konsistenter werden.

1️⃣ Dokumenteigenschaften erstellen und bearbeiten

Sie können Dokumenteigenschaften im Menü Arbeitsbereichseinstellungen verwalten.

Beim Hinzufügen einer neuen Eigenschaft können Sie Folgendes konfigurieren:

1. Titel der Eigenschaft – Der Name der Eigenschaft.
2. Beschreibung – Erklärt den Zweck der Eigenschaft.
3. Eigenschaftstyp:

• Freitext → Beliebige Werte können eingetragen werden.
• Einfachauswahl → Dropdown mit einer auswählbaren Option (z. B. Art der Abweichung).
• Mehrfachauswahl → Dropdown mit mehreren auswählbaren Optionen (z. B. Risikoursprung).
• Verknüpfung zu Dokument → Verbindet die Eigenschaft mit bestimmten Dokumenttypen (z. B. Eigentümer verknüpft mit Mitarbeiter, Berater oder Rolle/Verantwortlichkeiten).

2️⃣ Praxisbeispiele

1. Beispiel für eine Pflichteigenschaft: Betroffene Person muss für diesen Dokumenttyp ausgewählt werden.
2. Beispiel für eine verknüpfte Eigenschaft: Eigentümer kann auf 3 verschiedene Dokumenttypen verweisen (Mitarbeiter, Berater, Rolle/Verantwortlichkeiten).

💡 Beim Ausfüllen solcher Felder schlägt Brainframe vor:

• Passende bestehende Dokumente.
• Schnelle Erstellung eines neuen verknüpften Dokuments, falls keines existiert.

📌 Wenn eine Dokumentvorlage mit Variablen konfiguriert ist, werden diese automatisch ausgefüllt, wenn sie in Schritt 2 ausgewählt wird.

3️⃣ Eigenschaften als Filter nutzen

📌 Im Menü Inventarübersicht können Sie diese Eigenschaften verwenden, um Ihre Dokumente schnell anhand ihrer Eigenschaften zu filtern.

4️⃣ Best Practices

• 🏷️ Eigenschaftsnamen kurz und klar halten (z. B. Eigentümer statt Verantwortliche Partei für Dokument).
• 🔄 Verknüpfte Eigenschaften nutzen, um Konsistenz sicherzustellen.
• 🚨 Kritische Eigenschaften als Pflicht markieren (z. B. Eigentümer, Klassifizierung).
• ⚡ Eigenschaften in Vorlagen verwenden, um wiederkehrende Daten automatisch zu füllen.

🎯 Checkliste

• [x] Schlüsseleigenschaften in den Arbeitsbereichseinstellungen erstellt
• [x] Standard-Brainframe-Eigenschaften überprüft
• [ ] Pflichteigenschaften durchgesetzt
• [ ] Verknüpfte Eigenschaften konfiguriert, wo relevant
• [ ] Inventarfilter mit Dokumenteigenschaften getestet

Aktualisiert am: 22/09/2025