📢 Dokumentdistribution

„Bringen Sie die richtigen Dokumente zu den richtigen Personen."
Verteilen Sie genehmigte Richtlinien, Verfahren und kritische Informationen sicher — intern und extern.

1️⃣ Warum Distributionen verwenden?

Das Hauptziel dieses Moduls ist es, die Verteilung wesentlicher Dokumente innerhalb Ihrer Organisation sowie an externe Partner wie Berater und Auditoren zu optimieren.

Durch die Verwendung von Distributionen stellen Sie sicher, dass:

1. Jeder Zugriff auf die neuesten Versionen hat.
2. Sie einen Überblick darüber haben, wer die Dokumente gelesen hat.
3. Sie Stunden an Arbeit sparen, da Sie während eines Audits nicht den Dokumenten hinterherlaufen müssen.

2️⃣ Was ist eine Distribution?

Eine Distribution ist eine kuratierte Sammlung von Dokumenten, die einem gemeinsamen Zweck dienen, wie zum Beispiel:

• Richtlinien
• Verfahren
• Einführungsmaterialien
• Sicherheits- und Datenschutzschulungen
• Rechtliche Kundendokumente

💡 Distributionen helfen dabei, Informationen zu zentralisieren und einen Nachweis der Kenntnisnahme durchzusetzen.

3️⃣ Schritte zur Erstellung einer Distribution

① Distribution hinzufügen

• Öffnen Sie das Menü Distribution.
• Klicken Sie auf Distribution hinzufügen.

1. Titel – Benennen Sie Ihre Distribution (z. B. Richtlinien).
2. Nachweis – Aktivieren Sie die Lese-/Freigabeverfolgung.
3. Individueller Text – Fügen Sie eine individuelle Nachricht hinzu, die an die Empfänger gesendet wird.
4. Passwortschutz – Standardmäßig können Distributionen einfach über den bereitgestellten Link aufgerufen werden. Bei sensiblen Distributionen (z. B. Beweismittelerfassung durch Auditoren) können Sie den Link mit einem Passwort schützen und das Passwort auf einem anderen Weg (z. B. SMS) versenden.

② Kategorien

Definieren Sie auf dem nächsten Bildschirm Kategorien, um Dokumente zu gruppieren.

1. Mehrere Kategorien.
2. Kategorien können in der Reihenfolge verschoben oder entfernt werden (Dokumente werden entkoppelt, nicht gelöscht).
3. Neue Kategorien können jederzeit hinzugefügt werden.

③ Empfänger

Definieren Sie als Nächstes Empfänger aus Ihren externen Kontakten.

Sie können zuweisen:

1. Einzelne Kontakte.
2. Mehrere Kontakte gleichzeitig basierend auf Tags (z. B. Marketing, Entwicklung usw.).
3. Kontakte basierend auf Tags ausschließen.

4️⃣ Dokumente zuweisen

Sie können jedes Dokument aus Ihrem Arbeitsbereich zuweisen, einschließlich:

• Word-, Excel-, PowerPoint-Dateien
• PDFs
• YouTube-/Video-Aufnahmen

Schritte zum Zuweisen:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Dokument.
2. Wählen Sie Zu Distribution hinzufügen.
3. Wählen Sie die Ziel-Distribution und -Kategorie aus.

5️⃣ Übersicht einer Distribution

Beim Öffnen einer vorhandenen, konfigurierten Distribution sehen Sie:

1. Distributionsname und -auswahl – schnell zwischen Distributionen wechseln.
2. Link kopieren – kopieren Sie die Distributions-URL, um sie intern oder extern zu teilen.
3. Vorschau – sehen, was die Empfänger sehen werden.
4. Kontakte verwalten und benachrichtigen – Bestätigungen nachverfolgen, sofern aktiviert. Weitere Informationen dazu finden Sie unten.
5. Aktionen:

• Distribution bearbeiten
• Distribution löschen (Nachverfolgung entfernt, Dokumente entkoppelt, aber nicht gelöscht)
• Anhänge herunterladen (nicht druckbare Dateien wie Word, Excel, Zip usw.)
• Als einzelnes indexiertes Dokument herunterladen (nützlich zum Teilen mit Auditoren).

6. Dokumentliste – per Drag-and-Drop neu anordnen.
7. Versionskontrolle – veraltete Versionen werden rot angezeigt. Sie können Ihren Kontakten eine ältere Version anzeigen, während Sie an einer neuen arbeiten.
8. Akzeptanzquote (%) – zeigt die Anzahl der Personen, die das Dokument bestätigt haben. Durch Klicken auf die %-Schaltfläche sehen Sie genau, wer es abgeschlossen hat und wer nicht.
9. Dokumente bearbeiten/entfernen – Die Bearbeiten-Schaltfläche öffnet das Dokument im ursprünglichen Ordner, sodass Sie Änderungen daran vornehmen können. Die Löschen-Schaltfläche entkoppelt das Dokument von der aktuellen Distribution, ohne es zu löschen.

6️⃣ Kontakte verwalten und benachrichtigen

So laden Sie externe Kontakte ein:

1. Klicken Sie auf Kontakte verwalten und benachrichtigen (Schritt 4 oben).
2. Von hier aus können Sie:

• Den Akzeptanzfortschritt je Kontakt verfolgen.
• Schnell neue Kontakte hinzufügen.
• Einladungen per E-Mail versenden.

Wichtige Aktionen

1. Liste nicht zugewiesener Kontakte – Liste Ihrer Kontakte, die derzeit NICHT in der Distribution enthalten sind. Fügen Sie sie mit der Schaltfläche „Hinzufügen" hinzu.
2. Liste zugewiesener Kontakte – Bestätigungen und Prozentsätze je Benutzer verfolgen und die Kontakte auswählen, an die über das Kontrollkästchen eine Benachrichtigung gesendet werden soll.
3. Datum der letzten Aktivität – zeigt das jüngste „Als gelesen markiert" an.
4. Benachrichtigung senden – laden Sie alle ausgewählten Kontakte ein, sich die Distribution anzusehen.

Die E-Mail enthält:

• Den Namen der Distribution (z. B. CISOMatic)
• Das Branding/Logo Ihrer Organisation (konfiguriert unter Individuelles Branding)
• Einen direkten Zugangslink

📌 Externe Kontakte müssen sich nicht anmelden — der Link in der E-Mail bietet direkten Zugriff.

7️⃣ Empfehlung zur Auditbereitschaft

Wir empfehlen dringend, alle auditrelevanten Dokumente vor einem Auditengagement in einer dedizierten Distribution zusammenzufassen. Dies stellt sicher, dass Ihr Nachweispaket organisiert, versionskontrolliert und bei Bedarf leicht zugänglich ist.

Sobald Ihre Audit-Distribution vollständig ist, verwenden Sie die Option Als einzelne indexierte PDF herunterladen, um den gesamten Dokumentensatz zu exportieren. Diese exportierte Datei dient als zuverlässige, in sich geschlossene Momentaufnahme Ihrer Compliance-Dokumentation — unabhängig von Systemverfügbarkeit oder Konnektivität — und kann auf Anfrage direkt mit Auditoren geteilt werden.

💡 Profi-Tipp: Die Planung eines periodischen (z. B. vierteljährlichen) Exports Ihrer Audit-Distribution ist eine gute Gewohnheit, um sicherzustellen, dass Sie stets über ein aktuelles Offline-Backup Ihrer Compliance-Nachweise verfügen.

8️⃣ Bewährte Praktiken

• 📌 Gruppieren Sie Dokumente stets nach Kategorie für mehr Übersichtlichkeit.
• 💡 Nutzen Sie die Nachweisverfolgung, um Compliance-Audit-Anforderungen zu erfüllen.
• 🔐 Wenden Sie Passwortschutz für sensible externe Distributionen an.
• 🔍 Überprüfen Sie regelmäßig die Akzeptanzquote, um Lücken im Bewusstsein zu erkennen.
• 📂 Nutzen Sie die Option PDF herunterladen für Auditoren oder zur schnellen Suche.

🎯 Visuelle Checkliste

• Distribution erstellt
• Kategorien definiert
• Empfänger zugewiesen
• Dokumente hinzugefügt und gruppiert
• Benachrichtigungen gesendet
• Akzeptanz über das Dashboard nachverfolgt

Aktualisiert am: 15/07/2026