🏷️ Dokumenteigenschaften

„Intelligenter organisieren, schneller suchen."
Klassifizieren Sie Dokumente mit Attributen wie Eigentümer, Risikotyp oder Klassifizierung.

Dokumenteigenschaften sind das Rückgrat der Dokumentenverwaltung in Brainframe. Sie ermöglichen es Ihnen, basierend auf Attributen zu gruppieren, filtern und suchen, wodurch Compliance-Workflows schneller und konsistenter werden.

1️⃣ Dokumenteigenschaften erstellen und bearbeiten

Sie können Dokumenteigenschaften über das Menü Arbeitsbereichseinstellungen verwalten.

Beim Hinzufügen einer neuen Eigenschaft werden Sie aufgefordert, Folgendes zu konfigurieren:

1. Eigenschaftstitel – Der Name der Eigenschaft.
2. Beschreibung – Erklärt den Zweck der Eigenschaft.
3. Eigenschaftstyp:

• Freitext → Jeder Wert kann eingegeben werden.
• Einfachauswahl → Dropdown mit einer auswählbaren Option (z. B. Art der Nichtkonformität).
• Mehrfachauswahl → Dropdown, das mehrere Optionen zulässt (z. B. Ursprung des Risikos).
• Verknüpfung mit Dokument → Verbindet die Eigenschaft mit bestimmten Dokumenttypen (z. B. Eigentümer verknüpft mit Mitarbeiter, Berater oder Rolle/Verantwortlichkeiten).
• Datum → Kalenderfeld, in dem ein bestimmtes Datum ausgewählt werden kann (z. B. Vorfallsdatum, Überprüfungsfrist).

2️⃣ Beispiele aus der Praxis

1. Beispiel für eine verpflichtende Eigenschaft: Betroffene Person muss für diesen Dokumenttyp ausgewählt werden.
2. Beispiel für eine verknüpfte Eigenschaft: Eigentümer kann auf 3 verschiedene Dokumenttypen verweisen (Mitarbeiter, Berater, Rolle/Verantwortlichkeiten).

💡 Beim Eingeben in solche Felder wird Brainframe:

• Passende vorhandene Dokumente vorschlagen.
• Es Ihnen ermöglichen, schnell ein neues verknüpftes Dokument zu erstellen, falls noch keines existiert.

📌 Wenn eine Dokumentvorlage mit Variablen konfiguriert ist, werden diese automatisch ausgefüllt, sobald sie in Schritt 2 ausgewählt wird.

3️⃣ Eigenschaften als Filter verwenden

📌 In den Tabellenansichten können Sie diese Eigenschaften nutzen, um Ihre Dokumente schnell anhand ihrer Eigenschaften zu filtern.

4️⃣ Bewährte Praktiken

• 🏷️ Halten Sie Eigenschaftsnamen kurz und klar (z. B. Eigentümer statt Verantwortliche Partei für das Dokument).
• 🔄 Verwenden Sie nach Möglichkeit verknüpfte Eigenschaften, um Konsistenz zu wahren.
• 🚨 Markieren Sie kritische Eigenschaften als verpflichtend (z. B. Eigentümer, Klassifizierung).
• ⚡ Nutzen Sie Eigenschaften in Vorlagen, um sich wiederholende Daten automatisch vorzubefüllen.

🎯 Visuelle Checkliste

• Wichtige Eigenschaften in den Arbeitsbereichseinstellungen erstellt
• Standard-Brainframe-Eigenschaften überprüft
• Verpflichtende Eigenschaften durchgesetzt
• Verknüpfte Eigenschaften wo relevant konfiguriert
• Inventarfilter mit Dokumenteigenschaften getestet

Aktualisiert am: 15/07/2026