Dokumentenbündel

📦 Dokumentenpakete

"Einmal gruppieren. Überall verknüpfen."
Erstellen Sie wiederverwendbare Dokumentensammlungen und fügen Sie sie sofort an beliebige Datensätze an — Lieferanten, Risiken, Kontrollen und mehr.

1️⃣ Warum Dokumentenpakete verwenden?

Im Compliance-Management arbeiten Sie selten mit einem einzelnen Dokument. Die Aufnahme eines neuen Lieferanten löst eine Checkliste von Richtlinien aus. Ein Audit erfordert einen konsistenten Satz von Nachweisen. Ein Risiko bringt eine Reihe zugehöriger Kontrollen mit sich.

Dokumentenpakete ermöglichen es Ihnen, zusammengehörige Dokumente im Voraus zu gruppieren und sie alle auf einmal zu verknüpfen — anstatt sie jedes Mal einzeln anzuhängen.

Durch die Verwendung von Paketen stellen Sie sicher, dass:

Zusammengehörige Dokumente immer konsistent gruppiert sind — kein Vergessen von Richtlinien mehr.
Onboarding- und Compliance-Prozesse schneller ablaufen — ein Klick statt viele.
Ihre Datensätze sauber und auditierbar bleiben — jede Verknüpfung ist bewusst und nachvollziehbar.

📌 Dokumentenpakete werden in den Arbeitsbereichseinstellungen verwaltet.

2️⃣ Was ist ein Dokumentenpaket?

Ein Dokumentenpaket ist eine benannte Sammlung von Dokumenten, die für einen gemeinsamen Zweck zusammengehören. Pakete sind wiederverwendbar: Erstellen Sie sie einmal und verknüpfen Sie sie dann mit beliebig vielen Datensätzen.

Einige häufige Beispiele:

Lieferantenkontrollen — Datenverarbeitung, Vertragsvereinbarungen, Auswahlverfahren
Kontrollen vertraulicher Daten — Zugriffsüberprüfungen, MFA, Verschlüsselungsschlüsselverwaltung
SaaS-Kontrollen — Penetrationstests, Verhaltenskodex, Sicherheitsarchitektur
Einarbeitungspaket — HR-Richtlinien, Verhaltenskodex, IT-Sicherheitsbasis

💡 Stellen Sie sich ein Paket als Vorlage für die Dokumente vor, die immer gemeinsam gelten.

3️⃣ Ein Paket erstellen

① Dokumentenpaketeinstellungen öffnen

Navigieren Sie zu den Arbeitsbereichseinstellungen.
Wählen Sie Dokumentenpakete aus.
Klicken Sie auf + Hinzufügen, um ein neues Paket zu erstellen.

② Das Paket benennen

Geben Sie dem Paket einen klaren, beschreibenden Titel, der seinen Inhalt widerspiegelt — zum Beispiel Lieferantenkontrollen oder Kontrollen vertraulicher Daten.

③ Dokumente hinzufügen

Fügen Sie die relevanten Dokumente zum Paket hinzu. Dies können beliebige Dateien aus Ihrem Arbeitsbereich sein:

Word-, Excel-, PowerPoint-Dateien
PDFs
Website-Snapshots oder Videoaufnahmen

Nach dem Speichern erscheint das Paket in der Liste zusammen mit seinen verknüpften Dokumenten.

Wichtig: Sobald ein Paket eingerichtet ist, können Sie in der Konfiguration eines beliebigen Dokumenttyps das Paket aktivieren, damit es automatisch auf alle Dokumente dieses Typs angewendet wird.

4️⃣ Ein Paket mit einem Datensatz verknüpfen

Die wahre Stärke von Paketen zeigt sich beim Verknüpfen. Anstatt Dokumente manuell einzeln anzuhängen, verknüpfen Sie ein gesamtes Paket mit einem Datensatz — und alle enthaltenen Dokumente folgen automatisch.

Pakete können verknüpft werden mit:

Lieferanten — alle lieferantenbezogenen Kontrollen beim Onboarding eines neuen Partners sofort anhängen
Risiken — jede relevante Richtlinie oder Verfahrensanweisung direkt mit einem Risikodatensatz verbinden
Kontrollen — die zugrunde liegenden Nachweisdokumente direkt aus der Kontrolle referenzieren
Beliebigen anderen Dokumenten

So verknüpfen Sie ein Paket:

Öffnen Sie das Dokument.
Navigieren Sie zum Tab "Verknüpfte Dokumente".
Klicken Sie auf "Dokumentenpakete bearbeiten".
Wählen Sie die gewünschten Pakete aus.

Alle Dokumente des Pakets werden direkt in den verknüpften Dokumenten sichtbar.

📌 Sie können mehrere Pakete mit einem einzigen Datensatz verknüpfen — ein Lieferant könnte beispielsweise sowohl Lieferantenkontrollen als auch Kontrollen vertraulicher Daten benötigen.

5️⃣ Praxisbeispiel: Lieferanten-Onboarding

Beim Onboarding eines neuen Lieferanten gibt es einen Standardsatz von Dokumenten, der jede Lieferantenbeziehung unterstützen sollte — Anforderungen zur Datenverarbeitung, Vertragsvereinbarungen, Mitarbeiterauswahlverfahren und mehr.

Ohne Pakete müssten Sie jedes dieser Dokumente manuell an jeden neuen Lieferanten anhängen. Mit Paketen sieht der Prozess so aus:

Erstellen Sie einmal das Paket Lieferantenkontrollen mit allen relevanten Dokumenten.
Wenn ein neuer Lieferant hinzugefügt wird, verknüpfen Sie das Paket Lieferantenkontrollen mit seinem Datensatz.
Jedes Dokument im Paket ist nun direkt beim Lieferanten zugänglich — konsistent, jedes Mal.

Dies erleichtert auch Audits: Wenn ein Prüfer Nachweise zu Ihren Lieferantenkontrollen anfordert, hat jeder Lieferantendatensatz bereits den vollständigen Satz angehängt.

6️⃣ Pakete im Laufe der Zeit verwalten

Pakete sind lebendige Sammlungen — Sie können sie aktualisieren, wenn sich Ihre Dokumentenbibliothek weiterentwickelt.

Ein Dokument hinzufügen macht es automatisch in jedem Datensatz verfügbar, mit dem das Paket verknüpft ist.
Ein Dokument entfernen löst die Verknüpfung mit diesen Datensätzen, löscht aber nicht die Originaldatei.
Umbenennen oder Bearbeiten eines Pakets hat keine Auswirkungen auf die verknüpften Datensätze — nur der Inhalt des Pakets zählt.

7️⃣ Best Practices

📌 Erstellen Sie Pakete nach Thema — eines pro Bereich (Lieferant, Sicherheit, HR) statt ein einziges großes Paket.
💡 Überprüfen Sie den Paketinhalt regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Dokumente aktuell und vollständig sind.
🔗 Verknüpfen Sie Pakete frühzeitig in jedem Onboarding- oder Risikomanagementprozess — warten Sie nicht, bis ein Audit bevorsteht.

🎯 Visuelle Checkliste

[x] Paket mit klarem Namen erstellt
[x] Relevante Dokumente zum Paket hinzugefügt
[x] Paket mit Dokument verknüpft
[ ] Paketinhalt überprüft und aktuell gehalten
[ ] Mehrere Pakete verknüpft, wenn mehrere Bereiche zutreffen

Aktualisiert am: 02/06/2026

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