📢 Documentdistributie

"De juiste documenten bij de juiste mensen."
Verspreid goedgekeurde beleidsregels, procedures en kritieke informatie veilig — intern én extern.

1️⃣ Waarom Distributies gebruiken?

Het primaire doel van deze module is het stroomlijnen van de verspreiding van essentiële documenten binnen uw organisatie en naar externe partners zoals consultants en auditors.

Door distributies te gebruiken, zorgt u ervoor dat:

1. Iedereen toegang heeft tot de meest recente versies.
2. U een overzicht heeft van wie de documenten heeft gelezen.
3. U uren werk bespaart doordat u tijdens een audit niet achter documenten hoeft aan te lopen.

2️⃣ Wat is een Distributie?

Een distributie is een samengestelde set documenten die een gemeenschappelijk doel dienen, zoals:

• Beleidsregels
• Procedures
• Inwerkmateriaal
• Beveiligings- & privacytraining
• Juridische klantdocumenten

💡 *Distributies helpen informatie te centraliseren en bewijsmateriaal van kennisname af te dwingen. *

3️⃣ Stappen om een Distributie aan te maken

① Distributie toevoegen

• Open het menu Distributies.
• Klik op Distributie toevoegen.

1. Titel – geef uw distributie een naam (bv. Beleidsregels).
2. Bewijs – activeer het bijhouden van lezen/goedkeuring.
3. Aangepaste tekst – voeg een persoonlijk bericht toe om naar de ontvangers te sturen.
4. Wachtwoordbeveiliging – standaard zijn distributies toegankelijk via de opgegeven link. Voor gevoelige distributies (bv. verzameling van auditbewijzen) kunt u de link beveiligen met een wachtwoord en dit apart doorgeven (bv. via sms).

② Categorieën

Definieer op het volgende scherm categorieën om documenten te groeperen.

1. Meerdere categorieën mogelijk.
2. Categorieën kunnen worden verwijderd (documenten worden losgekoppeld, niet verwijderd).
3. Nieuwe categorieën kunnen op elk moment worden toegevoegd.

③ Ontvangers

Definieer vervolgens ontvangers uit uw externe contacten.

U kunt toewijzen:

1. Individuele contacten.
2. Meerdere contacten tegelijk op basis van tags (bv. Marketing, Ontwikkeling, ...).
3. Contacten uitsluiten op basis van tags.

4️⃣ Documenten toewijzen

U kunt elk document uit uw werkruimte toewijzen, waaronder:

• Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden
• PDF's
• YouTube-/video-opnames

Stappen om toe te wijzen:

1. Klik op de drie puntjes naast een document.
2. Selecteer Toevoegen aan distributie.
3. Kies de doeldistributie en categorie.

5️⃣ Overzicht van een Distributie

Wanneer u een bestaande en geconfigureerde distributie opent, ziet u:

1. Distributienaam & selector – schakel snel tussen distributies.
2. Link kopiëren – kopieer de distributie-URL om intern of extern te delen.
3. Voorbeeld – bekijk wat de ontvangers zullen zien.
4. Contacten beheren & melden – volg bevestigingen als deze zijn ingeschakeld. Meer informatie hierover hieronder.
5. Acties:

• Distributie bewerken
• Distributie verwijderen (tracking verwijderd, documenten losgekoppeld maar niet verwijderd)
• Bijlagen downloaden (niet-afdrukbare bestanden zoals Word, Excel, Zip, ...)
• Downloaden als één geïndexeerd document (handig voor het delen met auditors).

6. Documentenlijst – herorden via slepen en neerzetten.
7. Versiebeheer – verouderde versies worden in rood weergegeven. U kunt ervoor kiezen een oudere versie te tonen aan uw contacten terwijl u aan een nieuwe werkt.
8. Acceptatie % – toont het aantal personen dat het document heeft bevestigd. Door op de %-knop te klikken, kunt u precies zien wie het wel of niet heeft voltooid.
9. Documenten bewerken/verwijderen – de bewerkknop opent het document in de oorspronkelijke map, zodat u er wijzigingen in kunt aanbrengen. De verwijderknop koppelt het document los van de huidige distributie zonder het te verwijderen.

6️⃣ Contacten beheren & melden

Om externe contacten uit te nodigen:

1. Klik op Contacten beheren & melden (stap 4 hierboven).
2. Vanaf hier kunt u:

• De voortgang van bevestigingen per contact bijhouden.
• Snel nieuwe contacten toevoegen.
• Uitnodigingen per e-mail versturen.

Belangrijkste acties

1. Lijst met niet-toegewezen contacten – lijst van uw contacten die momenteel NIET in de distributie zitten. Voeg ze toe via de knop "Toevoegen".
2. Lijst met toegewezen contacten – volg bevestigingen en percentages per gebruiker, en selecteer de te melden contacten via het selectievakje.
3. Datum van laatste activiteit – toont de meest recente "gemarkeerd als gelezen".
4. Markeren als gelezen (beheerder) – als u documenten via een ander hulpmiddel verspreidt maar de voltooiing toch in Brainframe wilt bijhouden voor auditdoeleinden, kan een beheerder een document handmatig bevestigen namens een medewerker.
5. Melding versturen – nodig alle geselecteerde contacten uit om de distributie te bekijken.

De e-mail bevat:

• De naam van de distributie (bv. CISOMatic)
• De huisstijl/het logo van uw organisatie (geconfigureerd in Aangepaste huisstijl)
• Een directe toegangslink

📌 *Externe contacten hoeven niet in te loggen — de link in de e-mail geeft directe toegang. *

7️⃣ Aanbeveling voor Auditvorbereiding

Wij raden sterk aan om alle auditrelevante documenten voorafgaand aan een audittraject samen te brengen in een dedicated distributie. Dit zorgt ervoor dat uw bewijspakket georganiseerd, versiebeheerd en direct toegankelijk is wanneer dit nodig is.

Zodra uw auditdistributie volledig is, gebruikt u de optie Downloaden als één geïndexeerd PDF-document om de volledige documentenset te exporteren. Dit geëxporteerde bestand vormt een betrouwbare, op zichzelf staande momentopname van uw compliancedocumentatie — onafhankelijk van systeembeschikbaarheid of internetverbinding — en kan op verzoek rechtstreeks aan auditors worden bezorgd.

💡 Pro-tip: Het periodiek plannen van een export van uw auditdistributie (bv. per kwartaal) is een goede gewoonte om er altijd voor te zorgen dat u beschikt over een actuele offline back-up van uw compliance-bewijsmateriaal.

8️⃣ Best Practices

• 📌 Groepeer documenten altijd per categorie voor meer overzichtelijkheid.
• 💡 Gebruik bewijsregistratie om te voldoen aan de vereisten van compliance-audits.
• 🔐 Pas wachtwoordbeveiliging toe voor gevoelige externe distributies.
• 🔍 Controleer regelmatig het acceptatie % om hiaten in bewustwording op te sporen.
• 📂 Gebruik de optie downloaden als PDF voor auditors of voor snel opzoeken.

🎯 Visuele Checklist

• [x] Distributie aangemaakt
• [x] Categorieën gedefinieerd
• [x] Ontvangers toegewezen
• [ ] Documenten toegevoegd en gegroepeerd
• [ ] Meldingen verzonden
• [ ] Acceptatie bijgehouden via dashboard

Bijgewerkt op: 19/03/2026