📢 Documentdistributie

"Bezorg de juiste documenten bij de juiste mensen."
Verspreid goedgekeurd beleid, procedures en kritieke informatie veilig — zowel intern als extern.

1️⃣ Waarom distributies gebruiken?

Het primaire doel van deze module is het stroomlijnen van de distributie van essentiële documenten binnen uw organisatie en naar externe partners zoals consultants en auditors.

Door distributies te gebruiken, zorgt u ervoor dat:

1. Iedereen toegang heeft tot de laatste versies.
2. U een overzicht heeft van wie de documenten heeft gelezen.
3. U uren werk bespaart doordat u tijdens een audit niet achter de documenten aan hoeft te gaan.

2️⃣ Wat is een distributie?

Een distributie is een samengestelde set documenten met een gemeenschappelijk doel, zoals:

• Beleid
• Procedures
• Introductiemateriaal
• Beveiligings- en privacytraining
• Juridische documenten voor klanten

💡 Distributies helpen om informatie te centraliseren en bewijs van kennisname af te dwingen.

3️⃣ Stappen om een distributie aan te maken

① Distributie toevoegen

• Open het menu Distributie.
• Klik op Distributie toevoegen.

1. Titel – geef uw distributie een naam (bijv. Beleid).
2. Bewijs – schakel lees-/goedkeuringstracking in.
3. Aangepaste tekst – voeg een gepersonaliseerd bericht toe om naar de ontvangers te sturen.
4. Wachtwoordbeveiliging – standaard zijn distributies eenvoudig toegankelijk via de verstrekte link. Voor gevoelige distributies (bijv. bewijsverzameling door een auditor) kunt u de link met een wachtwoord beveiligen en het wachtwoord via een ander kanaal versturen (bijv. sms).

② Categorieën

Definieer op het volgende scherm categorieën om documenten te groeperen.

1. Meerdere categorieën.
2. Categorieën kunnen van volgorde worden gewisseld of verwijderd (documenten worden ontkoppeld, niet verwijderd).
3. Nieuwe categorieën kunnen op elk moment worden toegevoegd.

③ Ontvangers

Definieer vervolgens ontvangers vanuit uw externe contacten.

U kunt toewijzen:

1. Individuele contacten.
2. Meerdere contacten tegelijk op basis van tags (bijv. Marketing, Development, enz.).
3. Contacten uitsluiten op basis van tags.

4️⃣ Documenten toewijzen

U kunt elk document uit uw werkruimte toewijzen, waaronder:

• Word-, Excel-, PowerPoint-bestanden
• PDF's
• YouTube-/videocaptures

Stappen om toe te wijzen:

1. Klik op de drie puntjes naast een document.
2. Selecteer Toevoegen aan distributie.
3. Kies de doeldistributie en -categorie.

5️⃣ Overzicht van een distributie

Bij het openen van een bestaande, geconfigureerde distributie ziet u:

1. Distributienaam en -selector – snel wisselen tussen distributies.
2. Link kopiëren – kopieer de distributie-URL om intern of extern te delen.
3. Voorbeeld – zie wat de ontvangers te zien krijgen.
4. Contacten beheren en informeren – volg bevestigingen als deze zijn ingeschakeld. Meer informatie hierover vindt u hieronder.
5. Acties:

• Distributie bewerken
• Distributie verwijderen (tracking wordt verwijderd, documenten worden ontkoppeld maar niet verwijderd)
• Bijlagen downloaden (niet-afdrukbare bestanden zoals Word, Excel, Zip, enz.)
• Downloaden als één geïndexeerd document (handig om te delen met auditors).

6. Documentenlijst – herordenen via slepen en neerzetten.
7. Versiebeheer – verouderde versies worden rood weergegeven. U kunt ervoor kiezen om uw contacten een oudere versie te tonen terwijl u aan een nieuwe werkt.
8. Acceptatiepercentage – toont het aantal mensen dat het document heeft bevestigd. Door op de %-knop te klikken, ziet u precies wie het wel en niet heeft voltooid.
9. Documenten bewerken/verwijderen – De bewerkknop opent het document in de oorspronkelijke map, zodat u er wijzigingen in kunt aanbrengen. De verwijderknop ontkoppelt het document van de huidige distributie zonder het te verwijderen.

6️⃣ Contacten beheren en informeren

Om externe contacten uit te nodigen:

1. Klik op Contacten beheren en informeren (stap 4 hierboven).
2. Van daaruit kunt u:

• De acceptatievoortgang per contact volgen.
• Snel nieuwe contacten toevoegen.
• Uitnodigingen per e-mail versturen.

Belangrijkste acties

1. Lijst met niet-toegewezen contacten – lijst van uw contacten die momenteel NIET in de distributie zitten. Voeg ze toe met de knop "Toevoegen".
2. Lijst met toegewezen contacten – volg bevestigingen en percentages per gebruiker, en selecteer de contacten waarnaar u een melding wilt sturen met het selectievakje.
3. Datum laatste activiteit – toont de meest recente "als gelezen gemarkeerd"-actie.
4. Melding versturen – nodig alle geselecteerde contacten uit om de distributie te bekijken.

De e-mail bevat:

• De distributienaam (bijv. CISOMatic)
• De huisstijl/het logo van uw organisatie (geconfigureerd in Aangepaste huisstijl)
• Een directe toegangslink

📌 Externe contacten hoeven niet in te loggen — de link in de e-mail geeft directe toegang.

7️⃣ Aanbeveling voor auditgereedheid

Wij raden ten zeerste aan om alle auditrelevante documenten vóór een audittraject te bundelen in een specifieke distributie. Dit zorgt ervoor dat uw bewijspakket georganiseerd, versiebeheerd en direct toegankelijk is wanneer dat nodig is.

Zodra uw auditdistributie compleet is, gebruikt u de optie Downloaden als één geïndexeerde PDF om de volledige documentenset te exporteren. Dit geëxporteerde bestand dient als betrouwbare, op zichzelf staande momentopname van uw compliancedocumentatie — onafhankelijk van systeembeschikbaarheid of connectiviteit — en kan op verzoek rechtstreeks met auditors worden gedeeld.

💡 Pro-tip: Het periodiek (bijv. driemaandelijks) inplannen van een export van uw auditdistributie is een goede gewoonte om ervoor te zorgen dat u altijd over een actuele offline back-up van uw compliancebewijs beschikt.

8️⃣ Best practices

• 📌 Groepeer documenten altijd per categorie voor duidelijkheid.
• 💡 Gebruik bewijstracking om aan compliance-auditvereisten te voldoen.
• 🔐 Pas wachtwoordbeveiliging toe voor gevoelige externe distributies.
• 🔍 Controleer regelmatig het acceptatiepercentage om hiaten in bewustwording op te sporen.
• 📂 Gebruik de optie PDF downloaden voor auditors of voor snel zoeken.

🎯 Visuele checklist

• Distributie aangemaakt
• Categorieën gedefinieerd
• Ontvangers toegewezen
• Documenten toegevoegd en gegroepeerd
• Meldingen verzonden
• Acceptatie gevolgd via het dashboard

Bijgewerkt op: 15/07/2026