📂 Massenimport von Dokumenten

„Klüger hochladen, nicht härter arbeiten."
Importieren Sie große Mengen an Dokumenten, Assets oder Risiken einfach, ohne manuellen Aufwand.

1️⃣ Warum den Massenimport verwenden?

Manchmal müssen Sie eine große Menge an Dokumenten aus Ihrer lokalen Ordnerstruktur hochladen oder Assets, Risiken oder andere Elemente importieren, deren manuelle Erstellung zu lange dauern würde.

Mit der Option „Dokumente/Assets im Bulk erstellen" im Ordnerverwaltungsmenü können Sie: viele Dateien auf einmal hochladen.

📌 Diese Funktion soll Stunden an sich wiederholender Arbeit einsparen und gleichzeitig die Datenkonsistenz gewährleisten.

2️⃣ Upload-Optionen

1. Untermenü Zip-/Excel-Datei hochladen.

Dies ist der erste Bildschirm, den Sie sehen, auf dem Sie sich für den Upload eines „Excel-Dokuments" entscheiden können, um mehrere Elemente aus Excel-Zeilen zu erstellen, oder für einen „Zip-Upload", um eine gesamte lokale Ordnerstruktur zu importieren.

2. Laden Sie ein Excel-Dokument mit mehreren Elementen hoch, die im aktuellen Ordner erstellt werden sollen (z. B. Excel mit Risiken, Assets, Nichtkonformitäten, Schwachstellen usw.).

Sie können die Vorlage aus Schritt 4 im Screenshot verwenden. Nach dem Hochladen gelangen Sie zu Schritt 5.

3. Laden Sie eine ZIP-Datei hoch (bitte verwenden Sie ein standardmäßiges Zip-Format).

Dies kann verwendet werden, um eine gesamte lokale Ordnerhierarchie mit Dokumenten zu importieren. Während des Imports werden sie mit derselben Ordnerstruktur innerhalb des aktuellen Ordners hochgeladen. Die ursprünglichen Erstellungsdaten der importierten Dateien bleiben erhalten.

4. Hier können Sie die Excel-Vorlagenstruktur herunterladen, die in Schritt 2 verwendet werden soll (siehe Video unten auf der Seite für ein fortgeschritteneres Beispiel zum Risikoimport).

Die Excel-Vorlage hat zwei Reiter:

Erster Reiter: Zu importierender Inhalt (jede Zeile erstellt ein neues Dokument).

• Muss die exakten Namen von "DocumentType" aus dem zweiten Reiter verwenden.
• Zusätzliche Spalten können zugeordnet werden zu:
• 1. Variablen in Dokumentvorlagen
  2. Messgrößen für Risikomesswerte

Zweiter Reiter: Listet alle verfügbaren Dokumenttypen auf, die Sie unter „DocumentType" verwenden können.

📌 Der Start mit der Vorlage vermeidet spätere Validierungsprobleme.

5. Nach dem Hochladen Ihrer Excel-Datei in Schritt 2 müssen Sie die Excel-Spaltennamen den von Brainframe erwarteten Werten zuordnen.

💡 Tipp: Ist keine eindeutige Kennung ausgefüllt, wird diese ignoriert.

6. Füllen Sie Dokumentvorlagenvariablen automatisch direkt aus Excel-Werten, indem Sie sie Brainframe-Variablen zuordnen.

💡 Tipp: Durch Aktivieren des Kontrollkästchens können Sie dieselben Werte auch Dokumenteigenschaften zuweisen.

7. Konfigurieren Sie, wie Risiken importiert werden sollen:

1. Aktivieren Sie einen Risikomesswert für importierte Dokumente für einen bestimmten Risikotyp.
2. Aktivieren Sie eine Konfiguration der Restarbeit für importierte Risiken.
3. Ordnen Sie Messwerte aus Excel-Spalten zu.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ziel, um auch Zielwerte aus Excel für anfängliche Risikomesswerte zuzuordnen.

📌 Versuchen Sie stets, von unseren Vorlagen auszugehen, und lassen Sie am Ende des ersten Reiters keine „leeren" Zeilen stehen, um Fehler bei der Validierung zu vermeiden.

8. Validieren Sie Ihren Import.

3️⃣ Tutorial: Import mehrerer Risiken

Das Tutorial-Video führt Sie durch:

• Die Zuordnung von Dokumenttypen, Vorlagen und Eigenschaften während des Imports.
• Die Konfiguration automatischer anfänglicher und Ziel-Risikomesswerte.
• Die Durchführung fehlerfreier Importe.

4️⃣ Bewährte Praktiken

• 📂 Konfigurieren Sie die Excel-Vorlage, um Formatierungsprobleme zu vermeiden.
• 🗂️ Halten Sie Ordnerstrukturen sauber, bevor Sie sie zippen.
• 📝 Verwenden Sie Variablen in Vorlagen, um Inhalte automatisch vorzubefüllen.
• 🔍 Überprüfen Sie Zuordnungen sorgfältig, bevor Sie den Import abschließen.
• 🚨 Validieren Sie Risiken beim Import, um sicherzustellen, dass die Compliance-Daten vollständig sind.

🎯 Visuelle Checkliste

• Excel-/ZIP-Datei vorbereitet
• Dokumenttypen in der Vorlage überprüft
• Spaltenzuordnungen überprüft
• Vorlagenvariablen zugewiesen
• Risikozuordnungen konfiguriert
• Import erfolgreich validiert

Aktualisiert am: 14/07/2026