👥 Contacts Externes

"Restez connectés sans accès complet."
Impliquez les parties prenantes externes dans les validations, distributions et mises à jour — sans nécessiter de connexion.

Tous les collaborateurs n’ont pas besoin d’un accès complet au système de gestion documentaire de Brainframe.

Pour répondre à cela, Brainframe fait la distinction entre Utilisateurs de l’Espace de Travail et Contacts Externes.

1️⃣ Que Sont les Contacts Externes ?

Contacts Externes :

• N’ont pas besoin de se connecter.
• Peuvent tout de même être inclus dans certains workflows, tels que :
• 📩 Recevoir des notifications (ex. : approbations de politiques).
• 📤 Participer aux distributions de documents.
• 🔔 Être informés des mises à jour importantes sans nécessiter d’accès à l’espace de travail.

2️⃣ Configuration des Contacts Externes

L’écran de Configuration des Contacts Externes offre une flexibilité pour gérer les parties prenantes externes qui ne sont pas des utilisateurs.

1. 📥 Importer – Charger des contacts via un fichier modèle Excel.
2. ✍ Création manuelle – Définir le nom, l’e-mail et des tags optionnels.
3. 🏷 Tagging – Organiser les contacts par département, rôle ou projet pour une sélection rapide lors des notifications.
4. 🛠 Modifier ou supprimer – Garder les listes de contacts à jour au fur et à mesure que les rôles ou projets évoluent.

3️⃣ Bonnes Pratiques

• 📌 Utilisez les tags de manière stratégique — regroupez les contacts externes par fonction (ex. : “Fournisseurs”, “Auditeurs”) pour une sélection plus rapide.
• 🧾 Maintenez des listes de contacts propres — supprimez les entrées obsolètes pour rester conforme et réduire le bruit.
• 🔐 Limitez l’usage externe — impliquez uniquement les contacts externes dans les workflows nécessaires pour réduire l’exposition.
• 📊 Suivez l’engagement — vérifiez la fréquence d’inclusion des contacts externes dans les validations ou distributions.

🎯 Checklist

• [x] Tags définis pour les départements ou rôles
• [ ] Contacts externes obsolètes supprimés
• [ ] Workflows d’approbation testés avec des externes
• [ ] Utilisation des licences surveillée pour les contacts externes

Mis à jour le : 12/09/2025