Question 1

Procesbeheer

Accepted Answer

🛠 Procesbeheer (Werkbank)

"Van proces naar progressie"
Stem het dagelijkse werk af op gestructureerde processen voor efficiëntie en compliance.

De Werkbank helpt je processen en taken in realtime te beheren, zodat workflows weerspiegelen wat er daadwerkelijk in je organisatie gebeurt.

1️⃣ Checklists

Checklists zijn een speciaal documenttype dat taken of documenten groepeert die bij een proces horen. Voorbeelden zijn:

Niet-conformiteiten
Risico’s
GDPR-gerelateerde taken

Standaard gebruiken checklists een eenvoudig todo / doing / done-Kanbanbord, maar je kunt ook een aangepaste Kanban toewijzen indien nodig. Je kunt een checklist maken vanuit de Taken-/Werkbankweergave zoals in de onderstaande afbeelding.

| 📌 Tip: Verplaats checklists naar een speciale “Checklists”-map voor betere organisatie, of link ze naar meerdere mappen met de Verplaats/Koppel-optie.

|| ⚠ Let op: Checklists zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met leesrechten op de map waarin ze zich bevinden.

2️⃣ Kanban

De standaard-Kanban heet Algemene taken en bevat drie fases: todo, doing, done. Voor complexere processen kun je je eigen fases definiëren.

Voorbeeldconfiguraties

Medewerker lifecycle → Werving, onboarding, training, functiewijziging,

Question 2

Inventarisoverzicht

Accepted Answer

📊 Inventarisoverzicht

"Al je documenten, georganiseerd en geteld op één plek."
Policies, assets, elk record in Brainframe GRC is een documenttype — en het Inventarisoverzicht helpt je ze snel groeperen, filteren en exporteren.

Het Inventarisoverzicht laat je documenten groeperen en visualiseren over je hele workspace. Dit is de plek waar je snel ziet hoeveel documenten van elk type je hebt, en waar ze zich bevinden.

| 📌 Gebruik de INBOX-weergave om in één keer de volledige inventaris van je workspace te zien.

1️⃣ Pagina Inventarisoverzicht

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/resou_1g8ehqn.png =757xauto)

Functies op deze pagina:

Toegang tot het Resources-menu.
Een snelfilter toepassen om specifieke documenttypes te vinden.
Het aantal documenttypes in de huidige map + submappen bekijken.
Het totaalaantal documenten in scope zien.
De lijst exporteren naar Excel voor rapportage.
Klikken op een documenttype om de gedetailleerde inventarislijst te openen.

2️⃣ Inventaris per documenttype

Wanneer je op een documenttype klikt, toont Brainframe GRC een gefilterde lijst van alle documenten van dat type.

Vanaf hier kun je:

Zoeken op ID of documentnaam.
Het totaalaantal voor dat documenttype zien.

Question 3

Documenteigenschappen

Accepted Answer

🏷️ Documenteigenschappen

"Organiseer slimmer, zoek sneller."
Classificeer documenten met attributen zoals Eigenaar, Risicotype of Classificatie.

Documenteigenschappen vormen de ruggengraat van documentbeheer in Brainframe. Ze stellen je in staat om te groeperen, filteren en zoeken op basis van attributen, waardoor compliance-workflows sneller en consistenter worden.

1️⃣ Documenteigenschappen aanmaken en bewerken

Je kunt documenteigenschappen beheren via het menu Workspace-instellingen.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/wsp_1h8wurm.webp =397xauto)

Bij het toevoegen van een nieuwe eigenschap kun je configureren:

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/properties_1owocs9.png =1021xauto)

Titel van de eigenschap – De naam van de eigenschap.
Beschrijving – Legt het doel van de eigenschap uit.
Type eigenschap:

Vrije tekst → Elke waarde kan worden ingevoerd.
Enkele selectie → Dropdown met één selecteerbare optie (bv. Type non-conformiteit).
Meervoudige selectie → Dropdown met meerdere opties (bv. Oorsprong risico).
Link naar document → Verbindt de eigenschap met specifieke documenttypes (bv. Eigenaar gelinkt aan Werknemer, Consultant of Rol/Verantwoordelijkheden).
Datum → Kalender veld waarin een specifi

Question 4

Documentversiebeheer

Accepted Answer

📝 Documentversiebeheer in Brainframe

"Volg elke wijziging, bewaar de volledige geschiedenis."
Van concept tot goedgekeurde versie, Brainframe registreert alles.

Alle nieuw aangemaakte documenten starten in Concept-modus. Elke keer dat je opslaat, registreert Brainframe een tijdgestempeld historisch item.

1️⃣ Een versie toewijzen

Zet een concept om in een versiebeheerd document:

Open het document in de Documentweergave.
Klik op Versie toewijzen in de bovenbalk.
Voer het nieuwe versienummer in met het x.y.z-formaat (bv. 1.2.0) en sla op.

2️⃣ Versieregels (SemVer)

Brainframe gebruikt Semantische Versiebeheer:

x – MAJOR: Eerste definitieve releases of volledige herschrijvingen.
y – MINOR: Achterwaarts-compatibele updates (toegevoegde uitleg, kleine functies).
z – PATCH: Kleine correcties (typfouten, links, opmaak).

| 📌 Je kunt ook je eigen criteria voor incrementele updates definiëren.

3️⃣ Markeren als Gereviewd (zonder inhoudswijziging)

Volg een review zonder een nieuwe versie aan te maken:

Open het tabblad Activiteiten.
Sch

Question 5

GDPR-Beheer

Accepted Answer

⚖️ GDPR-Beheer

"Documenteer verwerkingen, bewijs naleving en beheer privacyrisico’s."
Blijf in lijn met GDPR-verplichtingen via gestructureerde registraties en afhankelijkheden.

Een van de grootste uitdagingen onder strikte privacyregelgeving zoals de GDPR is ervoor zorgen dat alle verwerkingsactiviteiten correct worden gedocumenteerd.

Brainframe GRC biedt speciale templates en automatisering om compliance te stroomlijnen, waardoor het eenvoudiger wordt om een volledig en controleerbaar Register van Verwerkingsactiviteiten (RoPA) bij te houden.

1️⃣ Kernvereisten documentatie

Bij het documenteren van een verwerkingsactiviteit moet je opnemen:

👥 Relevante datasubjecten
📂 Aard van de verwerkte gegevens
📜 Wettelijke grondslag voor verwerking
🏢 Jouw rol in de verwerking
📥 Databronnen en opslaglocaties
📤 Ontvangers van de gegevens
🗑 Bewaartermijn en verwijderingsprocedures

| 📌 Tip: Gebruik de vooraf geconfigureerde templates van Brainframe om te garanderen dat geen enkel element wordt overgeslagen.

2️⃣ Specifieke documenttypes

Brainframe bevat meerdere gespecialiseerde documenttypes met ingebouwde templates en automatische functies om GDPR-naleving efficiënt te beheren.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-61_2by97u.png =242xauto)

📄 Gegevensverwerkingsactiviteit

![](https://storage.crisp.chat/us

Question 6

Meertalige Documenten

Accepted Answer

🌍 Meertalige Documenten 🌍

Vertaal, wissel en deel in de taal die het beste werkt voor je team of je externe contacten.

1️⃣ Meertaligheid inschakelen

Talen inschakelen in werkruimte Deze functie wordt op werkruimteniveau ingeschakeld in de Instellingen.
Eenmaal geactiveerd, verschijnt er bij elk document een 🌐 wereldbolpictogram naast de knop BEWERKEN.

📌 Dit is je startpunt om de taal van een document te configureren.

2️⃣ Meertaligheid inschakelen voor eigenschappen

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-1_ngerp1.png =911xauto) Het is mogelijk om meerdere talen in te schakelen voor:

Documenttitels
Documenteigenschappen
Documentbeschrijvingen

Het systeem toont automatisch de juiste labels in de gebruikersinterface, gebaseerd op de taalvoorkeur van de gebruiker (ingesteld in hun profiel).

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/f/2/6/3f26ce462760bc00/image-2_1t7zcv9.png =970xauto)

3️⃣ De documenttaal instellen

Binnen het document kun je op het wereldbolpictogram klikken om de huidige taal van een document te kiezen.

| Voor documenten die nog geen taal hebben ingesteld, gebruik je het wereldbolpicto

Veelgestelde vragen

Bekijk alle categorieën