✅ Documentgoedkeuringen

"Maak het officieel, houd het controleerbaar."
Verzamel goedkeuringssporen voor beleid, risico's en andere kritieke documenten.

Documentgoedkeuringen bieden een controleerbaar record van welke manager of belanghebbende welke versie van een document heeft goedgekeurd (bijv. beleid, risicoacceptatie, notulen van vergaderingen).

Wanneer een nieuwe versie wordt toegewezen en voor het documenttype een goedkeuringsworkflow is geconfigureerd (bijv. beleid en procedures), verschijnen de goedkeuringsfasen met de knoppen Goedkeuren en Afwijzen.

1️⃣ Een document goedkeuren of afwijzen

• Als er geen gebruiker vooraf is toegewezen voor de eerste fase, ziet u de knoppen Goedkeuren en Afwijzen om tussen goedkeuringsfasen te navigeren.
• Bij uw eerste goedkeuring/afwijzing wordt u gevraagd om tweefactorauthenticatie (2FA) in te stellen via een QR-code (Authy, Google Authenticator, Microsoft Authenticator).
• Eenmaal ingesteld, vereisen toekomstige goedkeuringen alleen nog de 6-cijferige code.

2️⃣ Goedkeuringsfasen en meldingen configureren

Goedkeuringsfasen kunnen per document worden aangepast via de optie Goedkeuringsfasen configureren.

1. Fase en goedkeurders – Wijs toe wie elke fase kan goedkeuren/afwijzen. Goedkeurders ontvangen automatisch een uitnodiging zodra de fase is bereikt. Als er geen gebruiker is geconfigureerd, kan iedereen deze fase goedkeuren.
2. Meldingslijst – Selecteer gebruikers of externe contacten die worden geïnformeerd zodra een fase is bereikt (alleen-lezen).
3. Fase toevoegen – Voeg naar behoefte nieuwe fasen toe.
4. Meldingen bij definitieve goedkeuring – Bepaal wie wordt geïnformeerd wanneer het document volledig is goedgekeurd.
5. Goedkeuringstype – Kies Statisch (geen bewerkingen tijdens goedkeuring) of Dynamisch (bewerkingen toegestaan tijdens goedkeuring).
6. Zelfde gebruiker niet toestaan voor meerdere fasen – Voorkomt dat één persoon meerdere fasen goedkeurt.
7. Opslaan zet huidige goedkeuringen terug – Zet alle bestaande goedkeuringen van deze versie terug naar fase 1.
8. Kopiëren van – Importeer de fase-instellingen vanuit een andere configuratie.

3️⃣ Standaard goedkeuringsfasen per documenttype

U kunt standaard goedkeuringsworkflows definiëren voor alle documenten van een bepaald type in Documenttypen en sjablonen.

• Goedkeuringsfasen weergeven – Activeert statische goedkeuringsfasen, waarbij tijdens goedkeuring geen bewerkingen zijn toegestaan.
• Dynamische fasen – Staat updates toe tijdens goedkeuring (nuttig bij kwaliteitsbeheer of wanneer u tijdens de goedkeuringsflow informatie moet blijven verzamelen).
• Fasen wijzigen – Opent hetzelfde configuratiescherm als hierboven.

4️⃣ Mijn documentgoedkeuringen

Elke gebruiker kan zijn openstaande goedkeuringen bekijken in Mijn documentgoedkeuringen.

5️⃣ Verzoeken om documentreview

Selecteer vanuit de knop Meer in de documentweergave Documentreview aanvragen.

• Deze reviewtaken verschijnen in Mijn Compliance onder Taken.
• Uitstekend voor ad-hoc goedkeuringen of collegiale reviews.

6️⃣ Best practices

• 🔐 Schakel 2FA vroegtijdig in om goedkeuringen te stroomlijnen.
• 👥 Gebruik groepen in plaats van individuen bij het toewijzen van goedkeurders.
• 📩 Stel meldingen in zodat belanghebbenden geïnformeerd blijven zonder goedkeuringsrechten nodig te hebben.
• 🚨 Voorkom belangenconflicten door dezelfde gebruiker niet toe te staan bij meerdere fasen.
• 📝 Documenteer uw goedkeuringsbeleid ten behoeve van auditors.

🎯 Visuele checklist

• 2FA geconfigureerd voor goedkeurders
• Goedkeuringsworkflow toegewezen
• Meldingen ingesteld voor belangrijke belanghebbenden
• Standaardinstellingen van documenttype afgestemd
• Openstaande goedkeuringen gecontroleerd in Mijn documentgoedkeuringen
• Reviewverzoeken gevolgd in Mijn Compliance

Bijgewerkt op: 15/07/2026