✅ Taakbeheer

"Houd taken, acties en herstelmaatregelen bij, allemaal vanuit dezelfde plek"
Volg acties gekoppeld aan documenten en processen met volledig overzicht.

Met Brainframe kunt u taken beheren over documenten, assets en processen heen, zodat niets tussen wal en schip valt.

1️⃣ Documenttaken

U kunt rechtstreeks vanuit elk document taken aanmaken en volgen (bijv. vergadernotities, beleid, procedures).

1. Klik op Taak aanmaken in Brainframe.
2. Of koppel het document aan een bestaande taak in externe tools (Asana, Jira, Monday.com, Azure DevOps).

Bij het aanmaken van een nieuwe taak:

• Wijs een of meerdere Brainframe-gebruikers toe.
• Kies een taakcategorie (standaard Algemene taken).
• Stel een planningsperiode in (start en deadline).
• Bepaal de Kanban-fase (bijv. te doen, bezig, klaar).
• Voeg een taakbeschrijving toe met gedetailleerde instructies.

Eenmaal aangemaakt, verschijnen taken in de documentweergave:

2️⃣ Taken voor framework- en volwassenheidsvereisten

Taken kunnen ook worden toegewezen aan vereisten binnen uw Framework-/volwassenheidsmapping (Verklaring van Toepasselijkheid).

Dit zorgt ervoor dat compliance-acties worden gevolgd en beheerd binnen de frameworkweergave.

3️⃣ Werkoverzicht

Vanuit Workbench → Taakoverzicht kunt u alle openstaande taken zien.

1. In de eerste tabel, overzicht documentstatus, kunt u elk documenttype kiezen, zoals procedures/beleid in het bovenstaande voorbeeld, en direct zien hoeveel taken er per persoon nog resteren. Dit is bijzonder nuttig voor documentgoedkeuringsworkflows. Door op het getal in een cel te klikken, opent u een lijst met de bijbehorende taken.
2. In de tweede tabel, overzicht werkstatus, ziet u hoeveel documenten zich in elk van de Kanban-fasen bevinden. De matrix weerspiegelt automatisch de status van een document; als u dus uw eigen aangepaste statussen heeft aangemaakt, houdt de matrix hier standaard rekening mee.
3. Zoek specifieke taken op naam.
4. Bekijk taken gegroepeerd op toegewezen persoon, deadline, voltooiingsstatus.
5. Exporteer uw taken naar PDF om extern te delen.
6. Genereer iCal-links om uw takenlijst te synchroniseren met uw persoonlijke agenda.
7. Voeg taken of Kanban-flows toe voor groepering en workflows.
8. Bekijk alle taken op basis van de categorie waaraan ze zijn toegewezen.

📌 Opmerkingen en tips

• 📌 Als u tekst selecteert in de standaardeditor en op Taak toevoegen klikt, wordt deze een link naar de taak.
• 📌 Als u tekst kopieert voordat u op Taak toevoegen klikt, wordt die tekst automatisch als taaktitel gebruikt.

ℹ️ Info:

• In het menu Taken ziet u alleen taken die door u zijn aangemaakt of aan u zijn toegewezen (beheerders zien alles).
• Op documentniveau ziet u alle gekoppelde taken als u LEES-toegang heeft tot de map.
• U kunt dit configureren door op de instellingenknop rechtsboven te klikken, of in de werkruimte-instellingen.

Meer informatie over integraties met JIRA, ASANA, MONDAY en Azure DevOps vindt u hier.

4️⃣ Best practices

• 📋 Wijs altijd een categorie toe, zodat taken in de Workbench kunnen worden gegroepeerd.
• 🛠 Gebruik Kanban-workflows voor duidelijkheid over de voortgang.
• 👥 Wijs gebruikers expliciet toe om onduidelijke verantwoordelijkheden te voorkomen.
• 📊 Exporteer taken naar PDF voor auditors of externe rapportage.
• 📅 Synchroniseer taken met uw agenda voor beter persoonlijk overzicht.

🎯 Visuele checklist

• Taak aangemaakt vanuit een document
• Gebruikers en deadlines toegewezen
• Taken gekoppeld aan frameworkvereisten
• Voortgang gecontroleerd in het Taakoverzicht
• Taken geëxporteerd of agenda-integratie gesynchroniseerd

Bijgewerkt op: 15/07/2026