✅ Aufgabenmanagement

„Behalten Sie Aufgaben, Maßnahmen und Abhilfemaßnahmen im Blick — alles an einem Ort"
Verfolgen Sie mit Dokumenten und Prozessen verknüpfte Aktionen mit voller Transparenz.

Mit Brainframe können Sie Aufgaben über Dokumente, Assets und Prozesse hinweg verwalten, damit nichts durchs Raster fällt.

1️⃣ Dokumentaufgaben

Sie können direkt aus jedem Dokument heraus Aufgaben erstellen und verfolgen (z. B. Besprechungsnotizen, Richtlinien, Verfahren).

1. Klicken Sie auf Aufgabe in Brainframe erstellen.
2. Oder verknüpfen Sie das Dokument mit einer vorhandenen Aufgabe in externen Tools (Asana, Jira, Monday.com, Azure DevOps).

Beim Erstellen einer neuen Aufgabe:

• Weisen Sie Brainframe-Benutzer zu.
• Wählen Sie eine Aufgabenkategorie (standardmäßig Allgemeine Aufgaben).
• Legen Sie einen Planungszeitraum fest (Start und Frist).
• Definieren Sie die Kanban-Stufe (z. B. zu erledigen, in Bearbeitung, erledigt).
• Fügen Sie eine Aufgabenbeschreibung mit detaillierten Anweisungen hinzu.

Nach der Erstellung erscheinen Aufgaben in der Dokumentansicht:

2️⃣ Aufgaben zu Framework- und Reifegradanforderungen

Aufgaben können auch Anforderungen innerhalb Ihres Framework-/Reifegrad-Mappings (Erklärung zur Anwendbarkeit) zugewiesen werden.

Dies stellt sicher, dass Compliance-Maßnahmen innerhalb der Framework-Ansicht verfolgt und verwaltet werden.

3️⃣ Arbeitsübersicht

Über Workbench → Aufgabenübersicht können Sie alle offenen Aufgaben einsehen.

1. In der ersten Tabelle, Übersicht Dokumentstatus, können Sie einen beliebigen Dokumenttyp auswählen, wie im obigen Beispiel Verfahren/Richtlinien, und direkt sehen, wie viele Aufgaben pro Person noch offen sind. Dies ist besonders nützlich für Dokumentfreigabe-Workflows. Ein Klick auf die Zahl in einer Zelle öffnet eine Liste der entsprechenden Aufgaben.
2. In der zweiten Tabelle, Übersicht Arbeitsstatus, sehen Sie, wie viele Dokumente sich in jeder der Kanban-Stufen befinden. Die Matrix spiegelt automatisch den Status eines Dokuments wider — haben Sie also eigene benutzerdefinierte Status erstellt, berücksichtigt die Matrix diese standardmäßig.
3. Suchen Sie bestimmte Aufgaben nach Namen.
4. Sehen Sie sich Aufgaben gruppiert nach Zuständigem, Frist, Fertigstellungsstatus an.
5. Exportieren Sie Ihre Aufgaben als PDF, um sie extern zu teilen.
6. Generieren Sie iCal-Links, um Ihre Aufgabenliste mit Ihrem persönlichen Kalender zu synchronisieren.
7. Fügen Sie Aufgaben oder Kanban-Abläufe zur Gruppierung und für Workflows hinzu.
8. Sehen Sie alle Aufgaben basierend auf der ihnen zugewiesenen Kategorie ein.

📌 Hinweise & Tipps

• 📌 Wenn Sie im Standardeditor Text markieren und auf Aufgabe hinzufügen klicken, wird daraus ein Link zur Aufgabe.
• 📌 Wenn Sie Text kopieren, bevor Sie auf Aufgabe hinzufügen klicken, wird dieser Text automatisch als Aufgabentitel verwendet.

ℹ️ Info:

• Im Menü Aufgaben sehen Sie nur Aufgaben, die von Ihnen erstellt wurden oder Ihnen zugewiesen sind (Administratoren sehen alle).
• Auf Dokumentebene sehen Sie alle verknüpften Aufgaben, sofern Sie über die Berechtigung LESEN für den Ordner verfügen.
• Sie können dies über die Einstellungsschaltfläche oben rechts oder in den Arbeitsbereichseinstellungen konfigurieren.

Weitere Informationen zu Integrationen mit JIRA, ASANA, MONDAY und Azure DevOps finden Sie hier.

4️⃣ Bewährte Praktiken

• 📋 Weisen Sie stets eine Kategorie zu, damit Aufgaben in der Workbench gruppiert werden können.
• 🛠 Nutzen Sie Kanban-Workflows für mehr Klarheit über den Fortschritt.
• 👥 Weisen Sie Benutzer explizit zu, um unklare Zuständigkeiten zu vermeiden.
• 📊 Exportieren Sie Aufgaben als PDF für Auditoren oder externe Berichterstattung.
• 📅 Synchronisieren Sie Aufgaben mit Ihrem Kalender für eine bessere persönliche Nachverfolgung.

🎯 Visuelle Checkliste

• Aufgabe aus einem Dokument erstellt
• Benutzer und Fristen zugewiesen
• Aufgaben mit Framework-Anforderungen verknüpft
• Fortschritt in der Aufgabenübersicht überprüft
• Aufgaben exportiert oder Kalenderintegration synchronisiert

Aktualisiert am: 15/07/2026