Document formulieren

Documentformulieren maken van het aanmaken en bewerken van documenten een begeleide en gestructureerde ervaring. In plaats van een enkele rich-texteditor of bestandsvoorbeeld zien auteurs een indeling met secties en velden die zijn afgestemd op het documenttype — metadata, configureerbare eigenschappen, risicosamenvattingen, gekoppelde documenten en meer.

Doel

Documentformulieren bestaan om documenteigenschappen op een gestructureerde manier weer te geven en te verzamelen.

Ze zijn nuttig wanneer:

• Documenten consistente metadata nodig hebben (eigenaar, classificatie, beoordelingsdatum, gekoppelde assets, enz.)
• Risicogerelateerde documenten initieel, huidig en doelrisico in één oogopslag moeten tonen
• Gerelateerde documenten zichtbaar en rechtstreeks in het formulier bewerkbaar moeten zijn
• Auteurs een vaste structuur moeten volgen in plaats van te beginnen met een leeg document

Een documentformulier vervangt geen documenttypes of documenteigenschappen. Het is enkel een andere weergave- en bewerkingslayout die een documenttype kan gebruiken. De onderliggende gegevens blijven opgeslagen in documenteigenschappen, gekoppelde items, risicobeoordelingen enzovoort.

Opmerking: Documentformulieren verschillen van Aanvraagformulieren (Request Forms). Aanvraagformulieren zijn publieke of interne indieningsworkflows die processen activeren. Documentformulieren zijn lay-outs voor het bekijken en bewerken van documenten van een bepaald type.

Hoe alles samenhangt

Belangrijkste componenten

Een documentformulier bestaat uit schaalbare secties die velden bevatten. Velden vallen in drie categorieën.

1. Configureerbare documenteigenschappen

Dit zijn werkruimte-gedefinieerde documenteigenschappen die op het formulier kunnen worden geplaatst. Elke eigenschap heeft een antwoordtype dat bepaalt hoe deze in de gebruikersinterface wordt weergegeven:

Eigenschappen ondersteunen:

• Titel en beschrijving/label (helptekst)
• Meertalige vertalingen voor titel en label (wanneer vertalingen zijn ingeschakeld)
• Verplicht-vlag (afgedwongen in combinatie met de documenttypeconfiguratie)

2. Widgets

Widgets tonen uitgebreidere documentgegevens of gespecialiseerde bewerkingsfuncties:

Eigenschappen van gekoppelde-documentwidgets

Widgets voor gekoppelde documenten kunnen per veld worden geconfigureerd:

• Documenttype om weer te geven — bepaalt welk gekoppeld documenttype wordt getoond (de gegroepeerde widget toont alle gekoppelde documenttypes)
• Documenteigenschappen weergeven/bewerken — kies welke eigenschappen van het gekoppelde documenttype inline worden getoond en of ze alleen leesbaar of bewerkbaar zijn. Alleen eigenschappen die aan het gekoppelde documenttype zijn toegewezen (verplicht of optioneel) zijn beschikbaar.
• Metadata weergeven — optionele weergave van aanmaakdatum, wijzigingsdatum, processtatus en initieel/huidig/doelrisico van gekoppelde items.

3. Documentmetadata

Alleen-lezen of bewerkbare documentmetadata:

Secties en lay-out

Documentformulieren gebruiken een 12-koloms GridStack-raster. Elk formulier bestaat uit één of meer secties, elk met:

• Positie en grootte — rastercoördinaten x, y, w, h
• Titel — sectiekop die aan gebruikers wordt getoond
• Velden — geordende lijst van metadata, eigenschappen en widgets

In de formuliereditor kunnen secties:

• Worden toegevoegd en verwijderd
• Worden verplaatst en van grootte veranderd binnen het raster
• Vertaalde titels krijgen (zie hieronder)

Bij het bekijken of bewerken van een document worden secties weergegeven als inklapbare kaarten. Het raster past zich automatisch aan de inhoud aan.

Aangepaste vertalingen

Meertalige ondersteuning is beschikbaar op twee niveaus.

Sectietitels

In de formuliereditor kan voor elke sectietitel vertaling worden ingeschakeld. Wanneer dit is geactiveerd, kan een titel worden opgegeven voor elke ingeschakelde werkruimtetaal. Deze worden opgeslagen als title_translated (een taalgebaseerde mapping). Tijdens het gebruik kiest de interface de titel op basis van de actieve taal van de gebruiker, met terugval naar Engels en vervolgens naar de standaardtitel.

Labels van documenteigenschappen

Documenteigenschappen kunnen vertalingen inschakelen voor:

• Titel — veldlabel op het formulier
• Label/beschrijving — helptekst naast het veld

Vertalingen van eigenschappen worden geconfigureerd onder Werkruimte-instellingen → Documenteigenschappen, niet in de formuliereditor zelf. Het formulier verwijst naar de eigenschapsdefinitie; vertaalde labels worden tijdens het weergeven opgelost op basis van de taal van de gebruiker.

Configuratie van documentformulieren (formuliereditor)

Documentformulieren worden beheerd onder Werkruimte-instellingen → Documentformulier.

Een formulier aanmaken of bewerken

1. Stel een titel in — de naam die wordt weergegeven bij het toewijzen van het formulier aan documenttypes.
2. Voeg secties toe — nieuwe formulieren starten met twee lege secties; extra secties kunnen worden toegevoegd.
3. Ontwerp de lay-out in de formulierontwerper:

• Linkerpaneel — doorzoekbare lijst van beschikbare componenten (Metadata, Eigenschap, Widget)
• Rechter werkvlak — GridStack-secties waarin componenten worden geplaatst

4. Sleep componenten vanuit het paneel naar een sectie, of herschik velden binnen of tussen secties.
5. Configureer velden indien nodig:

• Richtlijntekst — bewerk de inhoud van de instructietekst
• Gekoppelde documenten (specifiek) — kies het documenttype; configureer zichtbaarheid van eigenschappen en metadata
• Gekoppelde documenten (gegroepeerd) — configureer zichtbaarheid van metadata

6. Bewerk sectietitels — klik op het potloodicoon van een sectie; schakel indien gewenst vertalingen per taal in.
7. Opslaan — de lay-out wordt opgeslagen.

Regels voor het componentenpaneel

• De meeste componenten kunnen slechts één keer per formulier voorkomen (en verdwijnen daarom uit het paneel zodra ze zijn gebruikt).
• Horizontale lijn en Gekoppelde documenten (specifiek) kunnen meerdere keren worden toegevoegd (bijvoorbeeld voor verschillende documenttypes).
• Documenteigenschappen uit de werkruimte verschijnen in het paneel onder het type Eigenschap. Alle werkruimte-eigenschappen zijn beschikbaar; u kiest welke in elk formulier worden opgenomen.

Configureerbare documenteigenschappen

Documenteigenschappen worden afzonderlijk gedefinieerd onder Werkruimte-instellingen → Documenteigenschappen. Zij vormen de bouwstenen die formulieren kunnen weergeven.

Een eigenschap definiëren

Bij het toevoegen of bewerken van een eigenschap configureert u:

Specifieke kenmerken per antwoordtype

• Tekst (1) — optionele standaardtekst
• Enkelvoudige selectie (2) / Meervoudige selectie (3) — lijst met opties
• Linkkiezer (4) — één of meer documenttypes waarmee gebruikers mogen koppelen (bijv. Medewerker, Product, Controle)
• Datum (5) — datumveld

Net als formulieren kunnen eigenschappen werkruimtespecifiek zijn of afkomstig zijn uit Brainframe-standaarddefinities (importeerbaar in de werkruimte).

Relatie met documentformulieren

1. Maak eigenschappen aan in de instellingen voor documenteigenschappen.
2. Sleep eigenschappen vanuit het formuliereditorpaneel naar secties.
3. Tijdens gebruik rendert het formulier elke eigenschap met het juiste invoerelement en leest/schrijft het naar de eigenschappenset van het document.

Een eigenschap hoeft niet op een formulier te staan om deel uit te maken van een documenttype — zie de configuratie van documenttypes hieronder. Omgekeerd maakt het toevoegen van een eigenschap aan een formulier deze niet automatisch verplicht; dat wordt bepaald door het documenttype.

Configuratie op documenttypes

Documentformulieren worden per documenttype toegewezen onder Werkruimte-instellingen → Documenttypes.

Documentweergave versus formulierweergave

Elk documenttype heeft een instelling Weergave:

Wanneer Formulierweergave is geselecteerd:

1. Kies Weergave selecteren — selecteer het documentformulier dat moet worden gebruikt (verplicht).
2. Sla het documenttype op.

Documenten van dat type laden vervolgens de formulierlay-out via auth/getDocumentForm (werkruimtebreed gecachet). Als een document al ingebedde documentFormData bevat, kan die momentopname rechtstreeks worden gebruikt.

Verplichte en optionele documenteigenschappen

In hetzelfde documenttypedialoogvenster, los van de formulierkoppeling:

• Verplichte documenteigenschappen — moeten worden ingevuld; validatie wordt afgedwongen bij het aanmaken en bewerken van documenten van dit type
• Optionele documenteigenschappen — beschikbaar maar niet verplicht

Deze lijsten:

• Bepalen welke eigenschappen deel uitmaken van het gegevensmodel van het documenttype
• Ondersteunen validatie en standaardinitialisatie
• Beperken welke eigenschappen inline in widgets voor gekoppelde documenten kunnen worden weergegeven

Belangrijk onderscheid:

Een verplichte eigenschap zou normaal gesproken op het formulier moeten verschijnen zodat auteurs deze kunnen invullen. Een optionele eigenschap kan van het formulier worden weggelaten en toch op het document bestaan (bijvoorbeeld voor latere invulling of uitsluitend voor zoek- en filterdoeleinden).

Samenvatting

Samen stellen deze componenten beheerders in staat te bepalen welke gegevens documenten bevatten (eigenschappen + regels van het documenttype) en hoe auteurs met die gegevens werken (formulierlay-out), zonder het onderliggende Brainframe-documentmodel te wijzigen.

Bijgewerkt op: 09/06/2026