👥 Externe contacten

"Blijf verbonden zonder volledige toegang."
Betrek externe belanghebbenden bij goedkeuringen, distributies en updates — zonder dat inloggen vereist is.

Niet alle medewerkers hebben volledige toegang tot het documentbeheersysteem van Brainframe nodig. Om hierin te voorzien, maakt Brainframe onderscheid tussen Werkruimtegebruikers en Externe contacten.

1️⃣ Wat zijn externe contacten?

Externe contacten:

• Hoeven niet in te loggen.
• Kunnen nog steeds worden opgenomen in specifieke workflows, zoals:
• 📩 Meldingen ontvangen (bijv. beleidsgoedkeuringen).
• 📤 Deelnemen aan documentdistributies.
• 🔔 Op de hoogte worden gesteld van belangrijke updates zonder dat toegang tot de werkruimte vereist is.

2️⃣ Configuratie van externe contacten

Het scherm Configuratie externe contacten biedt flexibiliteit voor het beheren van belanghebbenden die geen gebruiker zijn.

1. 📥 Importeren – Upload contacten met behulp van een Excel-sjabloon.
2. ✍ Handmatig aanmaken – Definieer naam, e-mail en optionele tags.
3. 🏷 Taggen – Organiseer contacten per afdeling, rol of project voor snelle selectie bij meldingen.
4. 🛠 Bewerken of verwijderen – Houd contactlijsten actueel naarmate rollen of projecten veranderen.

3️⃣ Best practices

• 📌 Gebruik tags strategisch — groepeer externe contacten op functie (bijv. "Leveranciers", "Auditors") voor snellere selectie.
• 🧾 Houd contactlijsten schoon — verwijder verouderde vermeldingen om compliant te blijven en ruis te verminderen.
• 🔐 Beperk extern gebruik — betrek externe contacten alleen bij noodzakelijke workflows om blootstelling te verminderen.
• 📊 Volg betrokkenheid — bekijk hoe vaak externe contacten worden opgenomen in goedkeuringen of distributies.

🎯 Visuele checklist

• Tags gedefinieerd voor afdelingen of rollen
• Verouderde externe contacten verwijderd
• Goedkeuringsworkflows getest met externen
• Licentiegebruik gemonitord voor externe contacten

Bijgewerkt op: 15/07/2026