✅ Taakbeheer

"Blijf bovenop taken, acties en verbeteringen, allemaal vanaf dezelfde plek"
Volg acties gekoppeld aan documenten en processen met volledige zichtbaarheid.

Brainframe laat je taken beheren over documenten, assets en processen, zodat er niets door de mazen van het net glipt.

1️⃣ Documenttaken

Je kunt taken rechtstreeks vanuit elk document aanmaken en opvolgen (bv. notulen, policies, procedures).

1. Klik op Taak aanmaken in Brainframe.
2. Of koppel het document aan een bestaande taak in externe tools (Asana, Jira, Monday.com, Azure DevOps).

Bij het aanmaken van een nieuwe taak:

• Wijs Brainframe-gebruikers toe.
• Kies een taakcategorie (Algemene taken standaard).
• Stel een planningsperiode in (start en deadline).
• Definieer de Kanban-fase (bv. todo, doing, done).
• Voeg een taakomschrijving toe met gedetailleerde instructies.

Eenmaal aangemaakt verschijnen taken in de documentweergave:

2️⃣ Framework- & volwassenheidseis-taken

Taken kunnen ook toegewezen worden aan vereisten binnen je Framework / Maturity Mapping (Statement of Applicability).

Zo worden complianceacties gevolgd en beheerd binnen de frameworkweergave.

3️⃣ Werkoverzicht

Via de Workbench → Werkoverzicht zie je alle openstaande taken die aan jou zijn toegewezen (en ook die van anderen als je admin bent).

1. Open de module Takenweergave.
2. Sorteer en filter op deadline, toewijzing of voltooiing.
3. Bekijk taken gegroepeerd per checklist (bv. Algemene taken, Risicoregister).
4. Lijst met taken die je kunt afvinken aan de linkerkant.
5. Maak snel taken door te typen in het veld Taak toevoegen.
6. Voeg taakcategorieën toe voor groepering en workflows.
7. Creëer aangepaste Kanban-flows in plaats van standaard todo/doing/done.
8. Exporteer taken naar PDF om extern te delen.
9. Genereer iCal-links om je takenlijst te synchroniseren met je persoonlijke agenda.

In de eerste tabel documentstatusoverzicht kun je elk documenttype kiezen, zoals procedures/policies in het voorbeeld hierboven, en meteen zien welke taken per persoon nog openstaan. Dit is bijzonder nuttig voor documentgoedkeuringsworkflows. Wanneer je op het cijfer in een cel klikt, opent de lijst van bijbehorende taken.

In de tweede tabel werkstatusoverzicht zie je hoeveel documenten zich in elke kanbanfase bevinden. De matrix weerspiegelt automatisch de status van een document, dus als je aangepaste statussen hebt aangemaakt, neemt de matrix die standaard mee.

📌 Notities & Tips

• 📌 Als je tekst selecteert in de standaardeditor en op Taak toevoegen klikt, wordt dit een link naar de taak.
• 📌 Tekst kopiëren vóór je op Taak toevoegen klikt, gebruikt die tekst automatisch als de taaknaam.

ℹ️ Info:

• In het Takenmenu zie je alleen taken die door jou zijn aangemaakt of aan jou zijn toegewezen (admins zien alles).
• Op documentniveau zie je alle gelinkte taken als je LEES-rechten hebt op de map.
• Je kunt dit configureren via de instellingenknop rechtsboven of in de werkruimte-instellingen.

Meer informatie over integraties met JIRA, ASANA, MONDAY en Azure DevOps vind je hier.

4️⃣ Best Practices

• 📋 Wijs altijd een categorie toe zodat taken gegroepeerd worden in de Werkbank.
• 🛠 Gebruik Kanban-workflows voor duidelijkheid over de voortgang.
• 👥 Wijs gebruikers expliciet toe om onduidelijke verantwoordelijkheden te vermijden.
• 📊 Exporteer taken naar PDF voor auditors of externe rapportage.
• 📅 Synchroniseer taken met je agenda voor betere persoonlijke opvolging.

🎯 Checklist

• [x] Taak aangemaakt vanuit een document
• [x] Gebruikers en deadlines toegewezen
• [ ] Taken gelinkt aan frameworkvereisten
• [ ] Voortgang gecontroleerd in Takenoverzicht
• [ ] Taken geëxporteerd of agenda-integratie gesynchroniseerd

Bijgewerkt op: 19/09/2025