📤 An externe Kontakte senden

„Sicher teilen, ohne vollständigen Zugriff zu gewähren."
Senden Sie Richtlinien, Verfahren oder Dokumente an externe Parteien zur Rückmeldung, Sensibilisierung oder als Audit-Nachweis.

Manchmal müssen Sie jemanden über eine bestimmte Richtlinie, ein Verfahren oder ein Dokument in Brainframe informieren oder dessen Rückmeldung einholen — ohne dieser Person direkten Systemzugriff zu gewähren.

1️⃣ An externe Kontakte senden

Öffnen Sie in einem beliebigen Dokument oben rechts das Menü Mehr anzeigen und wählen Sie An externe Kontakte senden.

① Einzelne Kontakte auswählen

Wählen Sie einen oder mehrere externe Kontakte aus der Liste aus.

📌 Diese Kontakte müssen bereits in den Einstellungen Externe Kontakte Ihres Unternehmens definiert sein.

② Tags auswählen

Wählen Sie, alle externen Kontakte zu benachrichtigen, die einen bestimmten Tag teilen (z. B. Management, Mitarbeiter).

③ Tags ausschließen

Entfernen Sie bestimmte getaggte Gruppen vom Erhalt der Benachrichtigung.

④ Einen individuellen Einladungstext hinzufügen

Verfassen Sie eine personalisierte Nachricht, die in der E-Mail des Empfängers erscheint.

⑤ Passwortschutz hinzufügen

Sichern Sie den geteilten Link mit einem Passwort.

2️⃣ Bewährte Praktiken

• 🔐 Aktivieren Sie für sensible Dokumente stets den Passwortschutz.
• 🏷️ Verwenden Sie Tags für Massenversand, statt Kontakte einzeln auszuwählen.
• 📩 Halten Sie den Einladungstext professionell und prägnant und erklären Sie den Zweck klar.
• 🚨 Versenden Sie Passwörter separat, um das Abfangrisiko zu verringern.

🎯 Visuelle Checkliste

• Externe Kontakte in den Einstellungen konfiguriert
• Empfänger oder Tags ausgewählt
• Einladungstext angepasst
• Passwortschutz aktiviert
• Passwort über einen separaten Kanal geteilt

Aktualisiert am: 14/07/2026