✅ Aufgabenmanagement

"Behalten Sie Aufgaben, Maßnahmen und Korrekturen an einem Ort im Blick."
Aktionen verfolgen, die mit Dokumenten und Prozessen verknüpft sind – mit voller Transparenz.

Brainframe ermöglicht Ihnen das Aufgabenmanagement über Dokumente, Assets und Prozesse hinweg, sodass nichts untergeht.

1️⃣ Dokumentaufgaben

Sie können Aufgaben direkt aus jedem Dokument heraus erstellen und verfolgen (z. B. Besprechungsnotizen, Richtlinien, Verfahren).

1. Klicken Sie auf Aufgabe in Brainframe erstellen.
2. Oder verknüpfen Sie das Dokument mit einer bestehenden Aufgabe in externen Tools (Asana, Jira, Monday.com, Azure DevOps).

Beim Erstellen einer neuen Aufgabe:

• Brainframe-Benutzer zuweisen.
• Eine Aufgabenkategorie wählen (Allgemeine Aufgaben als Standard).
• Einen Planungszeitraum festlegen (Start und Frist).
• Die Kanban-Stufe definieren (z. B. ToDo, Doing, Done).
• Eine Aufgabenbeschreibung mit detaillierten Anweisungen hinzufügen.

Nach der Erstellung erscheinen Aufgaben in der Dokumentansicht:

2️⃣ Aufgaben für Framework- & Reifegrad-Anforderungen

Aufgaben können auch Anforderungen innerhalb Ihres Framework-/Reifegrad-Mappings (Statement of Applicability) zugewiesen werden.

So stellen Sie sicher, dass Compliance-Maßnahmen innerhalb der Framework-Ansicht verfolgt und gesteuert werden.

3️⃣ Arbeitsübersicht

Über Workbench → Arbeitsübersicht sehen Sie alle offenen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind (und als Admin auch die anderer).

1. Das Modul Aufgabenansicht öffnen.
2. Nach Frist, Zuweisung oder Erledigung sortieren und filtern.
3. Aufgaben nach Checkliste gruppiert anzeigen (z. B. Allgemeine Aufgaben, Risikoregister).
4. Aufgabenliste, in der Sie Aufgaben per Checkbox als erledigt markieren können.
5. Schnellaufgaben erstellen, indem Sie in das Feld Aufgabe hinzufügen tippen.
6. Aufgabenkategorien hinzufügen für Gruppierung und Workflows.
7. Eigene Kanban-Flows erstellen statt Standard ToDo/Doing/Done.
8. Aufgaben als PDF exportieren, um sie extern zu teilen.
9. iCal-Links generieren, um Ihre Aufgabenliste mit Ihrem persönlichen Kalender zu synchronisieren.

In der ersten Tabelle Dokumentenstatus-Übersicht können Sie jeden Dokumenttyp auswählen, wie z. B. Verfahren/Richtlinien im obigen Beispiel, und direkt die pro Person verbleibenden Aufgaben sehen. Besonders nützlich ist dies für Dokumentgenehmigungs-Workflows. Durch Klick auf die Zahl in einer Zelle öffnet sich die Liste der entsprechenden Aufgaben.

In der zweiten Tabelle Arbeitsstatus-Übersicht sehen Sie, wie viele Dokumente sich in den jeweiligen Kanban-Stufen befinden. Die Matrix spiegelt automatisch den Status eines Dokuments wider; wenn Sie eigene Status erstellt haben, werden diese standardmäßig berücksichtigt.

📌 Hinweise & Tipps

• 📌 Wenn Sie im Standardeditor Text markieren und auf Aufgabe hinzufügen klicken, wird dieser Text als Link zur Aufgabe.
• 📌 Wenn Sie Text kopieren, bevor Sie auf Aufgabe hinzufügen klicken, wird dieser automatisch als Aufgabentitel übernommen.

ℹ️ Info:

• Im Aufgabenmenü sehen Sie nur Aufgaben, die Sie erstellt oder die Ihnen zugewiesen wurden (Admins sehen alle).
• Auf Dokumentebene sehen Sie alle verknüpften Aufgaben, wenn Sie READ-Berechtigung für den Ordner haben.
• Diese können Sie über die Schaltfläche „Einstellungen“ oben rechts oder in den Arbeitsbereichseinstellungen konfigurieren.

Mehr Informationen zu Integrationen mit JIRA, ASANA, MONDAY und Azure DevOps finden Sie hier.

4️⃣ Best Practices

• 📋 Immer eine Kategorie zuweisen, damit Aufgaben im Workbench gruppiert werden können.
• 🛠 Kanban-Workflows verwenden, um den Fortschritt klar darzustellen.
• 👥 Benutzer explizit zuweisen, um unklare Verantwortlichkeiten zu vermeiden.
• 📊 Aufgaben als PDF exportieren für Auditoren oder externe Berichte.
• 📅 Aufgaben mit dem Kalender synchronisieren für besseres persönliches Tracking.

🎯 Checkliste

• [x] Aufgabe aus einem Dokument erstellt
• [x] Benutzer und Fristen zugewiesen
• [ ] Aufgaben mit Framework-Anforderungen verknüpft
• [ ] Fortschritt in Aufgabenübersicht geprüft
• [ ] Aufgaben exportiert oder Kalenderintegration synchronisiert

Aktualisiert am: 22/09/2025