❓ Dokumentenfragebögen

"Wiederkehrende Prüfungen in strukturierte Q&A verwandeln."
Lieferantenbewertungen, Mitarbeiter-Onboarding oder Richtlinienbestätigungen – alles mit Audit-Trail.

1️⃣ Warum Fragebögen nutzen?

Immer wenn Sie eine Überprüfung mit einem konsistenten Fragenkatalog durchführen müssen – wie bei Lieferanten-Due-Diligence, Mitarbeiter-Onboarding oder Compliance-Prüfungen – bieten Dokumentenfragebögen eine strukturierte Lösung.

2️⃣ Einen Fragebogen erstellen

Fragebögen werden in den Arbeitsbereichseinstellungen erstellt und später den Dokumenttypen zugewiesen.

① Neuen Fragebogen hinzufügen

Starten Sie im Bereich Fragebögen in den Arbeitsbereichseinstellungen.

② Titel des Fragebogens

Geben Sie einen Titel ein, den Sie später verwenden, um diesen Fragebogen mit einem Dokumenttyp zu verknüpfen.

③ Kategorien

Definieren Sie Kategorien, um verwandte Fragen für mehr Übersichtlichkeit zu gruppieren.

④ Fragen

Ordnen Sie Ihre Fragen den Kategorien zu, formulieren Sie sie und wählen Sie den Antworttyp.

Jede Frage kann beinhalten:

1. Kategorie – Gruppe aus dem vorherigen Schritt.
2. Frage – Die Formulierung.
3. Antworttyp-Beispiel: Freitextantwort mit optionalem Standardwert.
4. Standardantwort – Vorgefüllter Text als Orientierung.
5. Antworttyp-Beispiel: Inhalt bestehender Dokumente.
6. Verknüpfung zum Dokument in Brainframe.
7. Antworttyp-Beispiel: Ja/Nein – Einfache binäre Antworten.

3️⃣ Fragebögen verwenden

Wenn einem Dokumenttyp ein Fragebogen zugewiesen ist, erhalten alle Dokumente dieses Typs einen Q&A-Tab.

Funktionen:

1. Fragen nach Kategorie gruppiert.
2. Jede Frage zeigt ihren Status.
3. Über eine Aktionsschaltfläche beantworten Sie die Fragen je nach Antworttyp.

📌 Der Rest des Dokuments verhält sich normal – Fragebögen sind eine zusätzliche Ebene.

4️⃣ Antworten verwalten

Optionen für Administratoren:

1. Antworten anzeigen – Alle gegebenen Antworten prüfen.
2. Zum Workbench hinzufügen – Falls weitere Informationen benötigt werden oder der Fragebogen mehr Arbeit erfordert, können Sie ihn direkt in Ihre Aufgaben übernehmen.
3. Gesperrte Antworten – Weitere Bearbeitungen sind nicht möglich.
4. Antworten sperren – Weitere Änderungen verbieten.
5. Ergebnisse drucken – Ein konsolidiertes Q&A-Dokument erzeugen.

5️⃣ Best Practices

• 📌 Fragen immer in Kategorien gruppieren, um die Lesbarkeit zu verbessern.
• 💡 Standardantworten nutzen, um Eingaben zu beschleunigen.
• 🔍 Fragebögen mit Dokumenttypen verknüpfen, die wiederkehrende Validierung erfordern (z. B. Lieferantenrisiken).
• 🖨️ Mit der Option Ergebnisse drucken Antworten als formellen Nachweis archivieren.
• 🚨 Antworten sperren, sobald Überprüfungen abgeschlossen sind, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

🎯 Checkliste

• [x] Fragebogen in Arbeitsbereichseinstellungen erstellt
• [x] Kategorien definiert
• [ ] Mit relevantem Dokumenttyp verknüpft
• [ ] Fragen im Q&A-Tab beantwortet
• [ ] Ergebnisse gesperrt & für Audit ausgedruckt

Aktualisiert am: 22/09/2025