📢 Dokumentenverteilung

"Bringen Sie die richtigen Dokumente zu den richtigen Personen."
Verteilen Sie genehmigte Richtlinien, Verfahren und kritische Informationen sicher – intern und extern.

1️⃣ Warum Verteilungen nutzen?

Das Hauptziel dieses Moduls ist es, die Verteilung wichtiger Dokumente innerhalb Ihrer Organisation und an externe Partner wie Berater und Auditoren zu vereinfachen.

Mit Verteilungen stellen Sie sicher, dass:

1. Jeder Zugriff auf die neuesten Versionen hat.
2. Sie einen Überblick haben, wer die Dokumente gelesen hat.
3. Sie Stunden an Arbeit sparen, weil Sie Dokumenten während eines Audits nicht hinterherlaufen müssen.

2️⃣ Was ist eine Verteilung?

Eine Verteilung ist eine kuratierte Sammlung von Dokumenten, die einem gemeinsamen Zweck dient, z. B.:

• Richtlinien
• Verfahren
• Einführungsunterlagen
• Sicherheits- & Datenschutztrainings
• Kundenrechtliche Dokumente

💡 Verteilungen helfen, Informationen zu zentralisieren und den Nachweis der Kenntnisnahme durchzusetzen.

3️⃣ Schritte zum Erstellen einer Verteilung

① Verteilung hinzufügen

• Öffnen Sie das Verteilungsmenü.
• Klicken Sie auf Verteilung hinzufügen.

1. Titel – Benennen Sie Ihre Verteilung (z. B. Richtlinien).
2. Nachweis – Aktivieren Sie Lese-/Freigabenachverfolgung.
3. Benutzerdefinierter Text – Fügen Sie eine individuelle Nachricht hinzu, die an die Empfänger gesendet wird.
4. Passwortschutz – Standardmäßig können Verteilungen einfach über den bereitgestellten Link aufgerufen werden. Für sensible Verteilungen (z. B. Auditoren-Nachweise) können Sie den Link mit einem Passwort schützen und dieses auf anderem Wege senden (z. B. SMS).

② Kategorien

Auf dem nächsten Bildschirm definieren Sie Kategorien, um Dokumente zu gruppieren.

1. Mehrere Kategorien sind möglich.
2. Kategorien können entfernt werden (Dokumente werden entkoppelt, nicht gelöscht).
3. Neue Kategorien können jederzeit hinzugefügt werden.

③ Empfänger

Als Nächstes definieren Sie Empfänger aus Ihren externen Kontakten.

Sie können zuweisen:

1. Einzelne Kontakte.
2. Mehrere Kontakte auf einmal basierend auf Tags (z. B. Marketing, Entwicklung …).
3. Kontakte anhand von Tags ausschließen.

4️⃣ Dokumente zuweisen

Sie können jedes Dokument aus Ihrem Arbeitsbereich zuweisen, einschließlich:

• Word-, Excel-, PowerPoint-Dateien
• PDFs
• YouTube-/Videoaufnahmen

Schritte zur Zuweisung:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Dokument.
2. Wählen Sie Zur Verteilung hinzufügen.
3. Wählen Sie die Zielverteilung und Kategorie aus.

5️⃣ Übersicht einer Verteilung

Beim Öffnen einer bestehenden und konfigurierten Verteilung sehen Sie:

1. Verteilungsname & Auswahl – Schnell zwischen Verteilungen wechseln.
2. Link kopieren – Die Verteilungs-URL kopieren, um sie intern oder extern zu teilen.
3. Vorschau – Anzeigen, was die Empfänger sehen werden.
4. Kontakte verwalten & benachrichtigen – Nachverfolgen der Bestätigungen, falls aktiviert. Weitere Infos unten.
5. Aktionen:

• Verteilung bearbeiten
• Verteilung löschen (Nachverfolgung entfernt, Dokumente entkoppelt, aber nicht gelöscht)
• Anhänge herunterladen (nicht druckbare Dateien wie Word, Excel, Zip …)
• Als einzelnes indiziertes Dokument herunterladen (nützlich für die Weitergabe an Auditoren).

6. Dokumentenliste – Per Drag & Drop neu anordnen.
7. Versionskontrolle – Veraltete Versionen werden rot markiert. Sie können Empfängern eine ältere Version anzeigen lassen, während Sie an einer neuen arbeiten.
8. Akzeptanz % – Zeigt an, wie viele Personen das Dokument bestätigt haben. Durch Klicken auf den %-Button sehen Sie genau, wer es abgeschlossen hat und wer nicht.
9. Dokumente bearbeiten/entfernen – Mit der Bearbeiten-Schaltfläche das Dokument im Originalordner öffnen und Änderungen vornehmen. Mit der Löschen-Schaltfläche das Dokument aus der Verteilung entkoppeln, ohne es zu löschen.

6️⃣ Kontakte verwalten & benachrichtigen

Um externe Kontakte einzuladen:

1. Klicken Sie auf Kontakte verwalten & benachrichtigen (Schritt 4 oben).
2. Von hier aus können Sie:

• Fortschritt der Akzeptanz pro Kontakt nachverfolgen.
• Neue Kontakte schnell hinzufügen.
• Einladungen per E-Mail senden.

Wichtige Aktionen

1. Liste der nicht zugewiesenen Kontakte – Liste Ihrer Kontakte, die derzeit NICHT in der Verteilung sind. Mit der „Hinzufügen“-Schaltfläche aufnehmen.
2. Liste der zugewiesenen Kontakte – Bestätigungen und Prozentsätze pro Benutzer nachverfolgen und die Kontakte auswählen, die per Checkbox benachrichtigt werden sollen.
3. Datum der letzten Aktivität – Zeigt den letzten „als gelesen markiert“-Zeitpunkt.
4. Als gelesen markieren (Admin) – Wenn Sie Dokumente in einem anderen Tool verteilen, aber die Erledigung in Brainframe für Auditzwecke nachverfolgen möchten, können Sie als Administrator ein Dokument manuell im Namen eines Mitarbeiters bestätigen.
5. Benachrichtigung senden – Alle ausgewählten Kontakte zur Ansicht der Verteilung einladen.

Die E-Mail enthält:

• Den Namen der Verteilung (z. B. CISOMatic)
• Das Branding/Logo Ihrer Organisation (konfiguriert in Custom Branding)
• Einen direkten Zugangslink

📌 Externe Kontakte müssen sich nicht einloggen — der Link in der E-Mail gibt direkten Zugriff.

7️⃣ Best Practices

• 📌 Dokumente immer nach Kategorien gruppieren, um Klarheit zu schaffen.
• 💡 Nachweis-Tracking nutzen, um Compliance-Anforderungen im Audit zu erfüllen.
• 🔐 Passwortschutz für sensible externe Verteilungen anwenden.
• 🔍 Akzeptanz-% regelmäßig prüfen, um Lücken im Bewusstsein zu erkennen.
• 📂 Die PDF-Download-Option für Auditoren oder zur schnellen Suche nutzen.

🎯 Checkliste

• [x] Verteilung erstellt
• [x] Kategorien definiert
• [x] Empfänger zugewiesen
• [ ] Dokumente hinzugefügt und gruppiert
• [ ] Benachrichtigungen gesendet
• [ ] Akzeptanz über Dashboard nachverfolgt

Aktualisiert am: 22/09/2025