✅ Dokumentfreigaben

"Machen Sie es offiziell, halten Sie es prüfbar."
Sammeln Sie Freigabespuren für Richtlinien, Risiken und andere wichtige Dokumente.

Dokumentfreigaben liefern einen prüfbaren Nachweis, welcher Manager oder Stakeholder welche Version eines Dokuments freigegeben hat (z. B. Richtlinien, Risikoakzeptanz, Sitzungsprotokolle).

Wenn eine neue Version zugewiesen ist und der Dokumenttyp einen Freigabe-Workflow konfiguriert hat (z. B. Richtlinien und Verfahren), erscheinen die Freigabephasen mit den Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen.

1️⃣ Dokument genehmigen oder ablehnen

• Wenn kein Benutzer für die erste Phase vordefiniert ist, sehen Sie die Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen, um zwischen den Freigabephasen zu wechseln.
• Bei Ihrer ersten Genehmigung/Ablehnung werden Sie aufgefordert, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) per QR-Code (Authy, Google Authenticator, Microsoft Authenticator) einzurichten.
• Nach der Einrichtung ist für zukünftige Freigaben nur noch der 6-stellige Code erforderlich.

2️⃣ Freigabephasen und Benachrichtigungen konfigurieren

Freigabephasen können pro Dokument mit der Option Freigabephasen konfigurieren angepasst werden.

1. Phase & Genehmiger – Festlegen, wer jede Phase genehmigen/ablehnen kann. Genehmiger erhalten automatisch eine Einladung, sobald die Phase erreicht ist. Ist kein Benutzer konfiguriert, kann jeder diese Phase genehmigen.
2. Benachrichtigungsliste – Benutzer oder externe Kontakte auswählen, die beim Erreichen einer Phase informiert werden (nur Ansicht).
3. Phase hinzufügen – Neue Phasen bei Bedarf einfügen.
4. Benachrichtigung bei endgültiger Genehmigung – Festlegen, wer informiert wird, wenn das Dokument vollständig freigegeben ist.
5. Genehmigungstyp – Statisch wählen (keine Bearbeitung während der Freigabe) oder Dynamisch (Bearbeitungen während der Freigabe erlaubt).
6. Gleichen Benutzer für mehrere Phasen ausschließen – Verhindert, dass eine Person mehrere Phasen genehmigt.
7. Speichern setzt aktuelle Freigaben zurück – Setzt alle bestehenden Freigaben dieser Version auf Phase 1 zurück.
8. Kopieren von – Phaseneinstellungen aus einer anderen Konfiguration importieren.
9. Freigabe-Workflow angleichen – Sicherstellen, dass der Workflow dem Standard des Dokumenttyps entspricht.

3️⃣ Standard-Freigabephasen nach Dokumenttyp

Sie können Standard-Workflows für Freigaben für alle Dokumente eines bestimmten Typs in Dokumenttypen & Vorlagen definieren.

• Freigabephasen anzeigen – Aktiviert statische Freigabephasen, bei denen keine Bearbeitung während der Freigabe erlaubt ist.
• Dynamische Phasen – Erlaubt Bearbeitungen während der Freigabe (nützlich im Qualitätsmanagement oder wenn während des Freigabeprozesses weiterhin Informationen gesammelt werden müssen).
• Phasen bearbeiten – Öffnet denselben Konfigurationsbildschirm wie oben.

4️⃣ Meine Dokumentfreigaben

Jeder Benutzer kann seine ausstehenden Freigaben in Meine Dokumentfreigaben einsehen.

5️⃣ Dokumentprüfungsanfragen

Über die Schaltfläche Mehr in der Dokumentansicht können Sie Dokumentprüfung anfordern auswählen.

• Diese Prüfungsaufgaben erscheinen in Meine Compliance unter Aufgaben.
• Ideal für Ad-hoc-Freigaben oder Peer Reviews.

6️⃣ Best Practices

• 🔐 2FA frühzeitig aktivieren, um Freigaben zu vereinfachen.
• 👥 Gruppen statt Einzelpersonen nutzen, wenn Genehmiger zugewiesen werden.
• 📩 Benachrichtigungen einrichten, damit Stakeholder informiert sind, ohne Freigaberechte zu benötigen.
• 🚨 Interessenkonflikte vermeiden, indem derselbe Benutzer nicht für mehrere Phasen zugelassen wird.
• 📝 Ihre Freigaberichtlinie dokumentieren für Auditoren.

🎯 Checkliste

• [x] 2FA für Genehmiger konfiguriert
• [x] Freigabe-Workflow zugewiesen
• [ ] Benachrichtigungen für Schlüssel-Stakeholder eingerichtet
• [ ] Standardwerte für Dokumenttypen abgeglichen
• [ ] Ausstehende Freigaben in Meine Dokumentfreigaben geprüft
• [ ] Prüfungsanfragen in Meine Compliance nachverfolgt

Aktualisiert am: 22/09/2025