👥 Externe Kontakte

"Verbunden bleiben ohne Vollzugriff."
Binden Sie externe Stakeholder in Freigaben, Verteilungen und Updates ein — ohne dass ein Login erforderlich ist.

Nicht alle Mitwirkenden benötigen vollen Zugriff auf Brainframes Dokumentenmanagementsystem.

Um dies abzubilden, unterscheidet Brainframe zwischen Arbeitsbereichs-Benutzern und Externen Kontakten.

1️⃣ Was sind externe Kontakte?

Externe Kontakte:

• Müssen sich nicht einloggen.
• Können dennoch in bestimmte Workflows eingebunden werden, z. B.:
• 📩 Benachrichtigungen erhalten (z. B. Richtlinienfreigaben).
• 📤 Teilnahme an Dokumentenverteilungen.
• 🔔 Über wichtige Updates informiert werden, ohne Zugriff auf den Arbeitsbereich zu benötigen.

2️⃣ Konfiguration externer Kontakte

Der Bildschirm Konfiguration externer Kontakte bietet Flexibilität bei der Verwaltung von Stakeholdern ohne Benutzerkonto.

1. 📥 Import – Kontakte mit einer Excel-Vorlage hochladen.
2. ✍ Manuelle Erstellung – Name, E-Mail und optionale Tags definieren.
3. 🏷 Tagging – Kontakte nach Abteilung, Rolle oder Projekt organisieren, um sie schnell für Benachrichtigungen auszuwählen.
4. 🛠 Bearbeiten oder Entfernen – Kontaktlisten aktuell halten, wenn sich Rollen oder Projekte ändern.

3️⃣ Best Practices

• 📌 Tags strategisch einsetzen — gruppieren Sie externe Kontakte nach Funktion (z. B. „Lieferanten“, „Auditoren“) für eine schnellere Auswahl.
• 🧾 Kontaktlisten bereinigen — veraltete Einträge entfernen, um konform zu bleiben und Störungen zu vermeiden.
• 🔐 Externen Einsatz begrenzen — binden Sie externe Kontakte nur in notwendige Workflows ein, um Risiken zu minimieren.
• 📊 Engagement nachverfolgen — prüfen Sie, wie oft externe Kontakte in Freigaben oder Verteilungen eingebunden werden.

🎯 Checkliste

• [x] Tags für Abteilungen oder Rollen definiert
• [ ] Veraltete externe Kontakte entfernt
• [ ] Freigabe-Workflows mit Externen getestet
• [ ] Lizenznutzung für externe Kontakte überwacht

Aktualisiert am: 22/09/2025