📂 Massenimport von Dokumenten

"Smarter hochladen, nicht härter."
Einfach große Mengen an Dokumenten, Assets oder Risiken importieren – ohne manuelle Arbeit.

1️⃣ Warum Massenimport nutzen?

Manchmal müssen Sie eine große Menge an Dokumenten aus Ihrer lokalen Ordnerstruktur hochladen oder Assets, Risiken oder andere Elemente importieren, deren manuelle Erstellung zu lange dauern würde.

Die Option „Dokumente/Assets in Massen erstellen“ im Ordnerverwaltungsmenü ermöglicht es Ihnen, viele Dateien auf einmal hochzuladen.

📌 Dieses Feature ist dafür gedacht, stundenlange, wiederholte Arbeit zu sparen und gleichzeitig Datenkonsistenz sicherzustellen.

2️⃣ Upload-Optionen

1. Upload im Zip/Excel-Datei-Untermenü.

Dies ist der erste Bildschirm, auf dem Sie entscheiden können, ob Sie einen „Excel-Dokument“-Upload nutzen, um mehrere Elemente aus Excel-Zeilen zu erstellen, oder einen „Zip-Upload“, um eine komplette lokale Ordnerstruktur zu importieren.

2. Excel-Dokument hochladen mit mehreren Elementen, die im aktuellen Ordner erstellt werden sollen (z. B. Excel mit Risiken, Assets, Abweichungen, Schwachstellen …).

Sie können die Vorlage aus Schritt 4 im Screenshot verwenden. Nach dem Upload gelangen Sie zu Schritt 5.

3. ZIP-Datei hochladen (bitte Standard-ZIP verwenden).

Dies kann genutzt werden, um eine komplette lokale Ordnerhierarchie mit Dokumenten zu importieren. Während des Imports werden sie mit derselben Ordnerstruktur im aktuellen Ordner hochgeladen. Die ursprünglichen Erstellungsdaten der importierten Dateien bleiben erhalten.

4. Hier können Sie die Excel-Vorlagenstruktur herunterladen, die in Schritt 2 genutzt wird (siehe Video unten auf der Seite für ein erweitertes Beispiel zum Risikoimport).

Die Excel-Vorlage hat zwei Registerkarten:

Erste Registerkarte: Zu importierende Inhalte (jede Zeile erstellt ein neues Dokument).

• Muss exakte "DocumentType"-Namen aus der zweiten Registerkarte verwenden.
• Zusätzliche Spalten können zugeordnet werden an:

1) Variablen in Dokumentvorlagen

2) Messwerte für Risiko-Bewertungen

Zweite Registerkarte: Listet alle verfügbaren Dokumenttypen auf, die Sie unter "DocumentType" verwenden können.

📌 Das Starten mit der Vorlage vermeidet spätere Validierungsprobleme.

5. Nach dem Upload Ihrer Excel-Datei in Schritt 2 müssen Sie die Excel-Spaltennamen den von Brainframe erwarteten Werten zuordnen.

💡 Tipp: Wenn kein eindeutiger Bezeichner ausgefüllt ist, wird er ignoriert.

6. Dokumentvorlagen-Variablen direkt aus Excel-Werten automatisch füllen, indem Sie diese Brainframe-Variablen zuordnen.

💡 Tipp: Durch Aktivieren des Kontrollkästchens können Sie diese Werte auch Dokumenteigenschaften zuweisen.

7. Konfigurieren, wie Risiken importiert werden sollen:

1) Eine Risiko-Bewertung für importierte Dokumente eines bestimmten Risikotyps aktivieren.

2) Eine Restarbeitskonfiguration für importierte Risiken aktivieren.

3) Messwerte aus Excel-Spalten zuordnen.

4) Das Ziel-Kontrollkästchen aktivieren, um auch Zielwerte aus Excel für erste Risiko-Bewertungen zuzuordnen.

📌 Starten Sie immer mit unseren Vorlagen und lassen Sie keine „leeren“ Zeilen am Ende der ersten Registerkarte stehen, um Fehler während der Validierung zu vermeiden.

8. Validieren Sie Ihren Import.

3️⃣ Tutorial: Mehrere Risiken importieren

Das Tutorial-Video führt Sie durch:

• Zuordnung von Dokumenttypen, Vorlagen und Eigenschaften während des Imports.
• Konfiguration automatischer erster und Ziel-Risikobewertungen.
• Durchführung fehlerfreier Importe.

4️⃣ Best Practices

• 📂 Excel-Vorlage konfigurieren, um Formatierungsprobleme zu vermeiden.
• 🗂️ Ordnerstrukturen bereinigen, bevor Sie ZIP-Dateien erstellen.
• 📝 Variablen in Vorlagen verwenden, um Inhalte automatisch vorzufüllen.
• 🔍 Zuordnungen doppelt prüfen, bevor Sie den Import finalisieren.
• 🚨 Risiken validieren beim Import, um sicherzustellen, dass die Compliance-Daten vollständig sind.

🎯 Checkliste

• [x] Excel-/ZIP-Datei vorbereitet
• [x] Dokumenttypen in Vorlage verifiziert
• [ ] Spaltenzuordnungen überprüft
• [ ] Vorlagenvariablen zugewiesen
• [ ] Risiko-Zuordnungen konfiguriert
• [ ] Import erfolgreich validiert

Aktualisiert am: 22/09/2025