📋 Formulaires de demande

« Laissez l'information venir à vous. »
Collectez, suivez et traitez les demandes avec des workflows de conformité intégrés.

1️⃣ Pourquoi les formulaires de demande ?

La gestion efficace de la sécurité et de la conformité fonctionne mieux lorsque les gens viennent à vous, plutôt que de devoir les relancer pour obtenir des mises à jour.

Nous vous recommandons de créer un hub intranet simple d'une seule page avec des liens vers votre système de management, hébergé sur un domaine facile à retenir (par ex. compliance.entreprise.com).

📌 Cette page peut être hébergée sur votre intranet existant (Google Sites, sites d'équipe SharePoint) et être réservée uniquement au personnel.

Chaque élément de ce hub renvoie vers un processus dédié dans votre système de management, le rendant facilement accessible à votre personnel.

2️⃣ Formulaires intégrés

Le défi avec de simples liens est le suivant : que se passe-t-il après le clic ?
Des questions clés se posent :

1. Comment collecter les bonnes informations ?
2. Comment recueillir des preuves ?
3. Comment déclencher automatiquement des approbations ?
4. Comment intégrer les demandes dans des processus à plusieurs étapes ?
5. Comment réévaluer les risques liés à une demande ?

📌 Les formulaires de demande Brainframe résolvent ce problème en créant des demandes, en les distribuant et en les intégrant dans des workflows.

Les formulaires sont créés dans le menu Formulaires, la configuration dépendant du type de formulaire.

3️⃣ Formulaires standards

Lors de la création d'un formulaire standard, vous pouvez :

1. Sélectionner le type de formulaire (ci-dessus, le formulaire standard).
2. Définir le type de document généré avec les réponses.
3. Choisir le dossier cible pour les formulaires complétés.
4. Notifier des utilisateurs spécifiques à l'arrivée des réponses (facultatif).
5. Déclencher automatiquement le workflow d'approbation du document et attribuer une version.
6. Placer les réponses reçues dans une étape Kanban du Workbench.

Sur l'écran suivant, vous définirez les informations générales du formulaire :

1. Titre du formulaire
2. Texte d'orientation pour les utilisateurs remplissant le formulaire
3. Ce champ sera utilisé en concaténation avec le titre du formulaire pour générer le nom du document de la réponse au formulaire

① Types de questions

Après la configuration, paramétrez les questions. Trois types de réponse principaux sont disponibles :

1. Texte libre – collecter des informations génériques.

2. Propriété de document – capturer des métadonnées structurées.

3. Cartographie des risques – choix multiple avec notation pondérée pour les risques.

Pour chaque question de cartographie des risques, vous pouvez :

1. Fournir le texte de la question.
2. Sélectionner le type de réponse.
3. Attribuer une pondération pour mesurer l'impact.
4. Définir les réponses possibles.
5. Attribuer des scores (0–5).
6. Autoriser un champ de commentaire libre.
7. Ajouter/supprimer des options de réponse.
8. Définir une visibilité conditionnelle (basée sur les réponses précédentes).
9. Supprimer les questions.
10. Ajouter une nouvelle question après la question actuelle.
11. Exiger une réponse obligatoire.

📌 La cartographie des risques garantit que les demandes alimentent directement vos workflows de gestion des risques.

4️⃣ Travailler avec un formulaire

Une fois un formulaire créé, vous pouvez :

1. Gérer d'autres formulaires.
2. Copier le lien public pour le partager.
3. Prévisualiser le lien public du formulaire.
4. Accéder au dossier des réponses.
5. Enregistrer les modifications.

5️⃣ Formulaires de document

Ceux-ci fonctionnent comme les formulaires standards, mais ici vous fournissez un document Word/Excel issu de votre hiérarchie de dossiers.

• Recherchez et sélectionnez un modèle de document dans votre espace de travail.
• Le formulaire guide l'utilisateur pour remplir du texte ou téléverser des preuves à l'appui.

1. Nom du document final
2. Champs de texte modifiables issus du modèle
3. Téléversement de pièces jointes en tant que preuves (images, PDF, fichiers Word)

1. Nom du document
2. Contenu du document Word, directement modifiable dans le formulaire

📌 Les pièces jointes par glisser-déposer ne sont prises en charge que dans l'éditeur simple (pas dans OnlyOffice).

6️⃣ Intégration des formulaires

Les formulaires peuvent être partagés via un lien public ou intégrés directement dans des sites web.

💡 Exemples :

• Un formulaire de demande RGPD intégré sur votre page de confidentialité.
• Un formulaire d'intégration de fournisseur intégré sur votre intranet.

Brainframe fournit un code d'intégration HTML que votre équipe de développement peut insérer dans votre site.

7️⃣ Bonnes pratiques

• 📂 Stockez les formulaires complétés dans des dossiers accessibles pour faciliter leur récupération lors d'un audit.
• 🚨 Testez chaque formulaire de bout en bout avant de le publier.
• 🔗 Intégrez les formulaires sur votre intranet/site public pour réduire les demandes manuelles.

🎯 Liste de contrôle visuelle

• Formulaire standard configuré avec workflow d'approbation
• Formulaire de document testé avec pièces jointes
• Formulaire de demande RGPD intégré et en ligne

Mis à jour le : 14/07/2026