Vue document

📄 Vue du document

« Votre hub central pour créer, modifier et gérer du contenu. »
Politiques, procédures, actifs, risques, non-conformités ou comptes-rendus de réunion — tout est géré dans la même vue.

Chaque fois que vous ouvrez un document depuis n'importe quel module, il s'affiche en plein écran dans la vue du document. C'est ici que vous accédez au contenu, mettez à jour les propriétés, suivez les approbations et liez les dépendances.

Tous les documents, quel que soit leur type, offrent la même vue afin que vous n'ayez pas à apprendre des dizaines de mises en page différentes.

1️⃣ Ouvrir un document

Pour ouvrir la vue du document, cliquez sur un document depuis n'importe où dans l'application.

📌 Astuce : Maintenez CTRL enfoncé en cliquant pour l'ouvrir dans un nouvel onglet.

① Onglets dans la vue du document

La vue du document propose plusieurs onglets pour gérer et interagir avec votre document :

Document – Vue du contenu principal.
Risque – Historique des relevés de risque. En savoir plus sur la gestion des risques.
KPI – Historique des relevés de KPI. En savoir plus sur la gestion de la performance.
Planification – Ajouter le document aux checklists de processus dans le Workbench.
Rappel – Configurer des rappels ponctuels ou récurrents.
Un onglet facultatif Questionnaires de document peut être activé pour suivre les évaluations sur les documents.

② Éléments de la barre supérieure

Icône du type de document – Cliquez pour modifier le type de document.
Identifiant et nom – Modifiables via l'icône crayon.
Suivi de la maturité – Suivre facultativement la maturité du document (activé pour les politiques, procédures, preuves).

③ Onglets de configuration

Accédez à une configuration plus poussée depuis ces onglets :

Révisions – Versions du document, approbations, révisions.
Gouvernance – Classer en tant qu'actif, contrôle ou risque, et personnaliser davantage en conséquence.
Dépendances – Voir les liens et relations du document.
Propriétés du document – Catégoriser le document par attributs (par ex. propriétaire, fournisseur, non-conformité, etc.).
Documents liés – Tous les documents connectés.
Lié en tant que propriété – Montre où ce document est référencé ailleurs.
Tâches – Tâches associées devant être réalisées sur ce document, ainsi que les échéances et responsabilités.

④ Contenu du document

Deux options d'éditeur sont disponibles :

Éditeur standard – Éditeur de texte simple pour la rédaction en ligne.
Éditeur avancé (OnlyOffice) – Travaillez directement avec des fichiers Word, Excel, PowerPoint et PDF.

⑤ Actions dans la vue du document

Créer un nouveau brouillon – Pour les documents versionnés.
Modifier – Pour les documents non versionnés.
Menu d'actions rapides (⋯) : Notifier les contacts externes. Afficher les dépendances. Configurer les étapes d'approbation.
Icône éclair ⚡ – Ajouter rapidement des tâches liées au document.

⑥ Onglet Activités

Enregistre toute l'activité liée au document.
Ajoutez des commentaires pour la collaboration.
Mentionnez des utilisateurs avec @nomdutilisateur pour les notifier.

Lorsqu'un document est ouvert et que vous copiez l'URL, vous pouvez l'utiliser pour revenir directement au même écran ultérieurement.

2️⃣ Éditeur avancé (OnlyOffice)

L'éditeur avancé intègre OnlyOffice pour une édition professionnelle :

Téléversez et modifiez des modèles Word, Excel, PowerPoint, PDF.
Choisissez le type d'éditeur lors de la création de nouveaux documents.
Toutes les modifications sont suivies avec un contrôle de version complet.

3️⃣ Vue formulaire

Vous pouvez également créer ce que nous appelons des « vues formulaire » pour vos documents de différents types (ou utiliser celles préconfigurées déjà présentes dans l'outil). La vue formulaire affiche les propriétés et métadonnées selon une mise en page logique.

Activer la vue formulaire

Allez dans Paramètres de l'espace de travail → Formulaire de document.
Consultez les formulaires existants.
Ajoutez ou modifiez selon les besoins.

Créer/modifier une vue formulaire

Ajouter une section – Regrouper un ensemble de propriétés associées dans une même section.
Renommer une section – Double-cliquez sur le titre.
Glisser-déposer – Placer des composants dans les sections.
Organiser – Ordonner les composants de façon logique pour votre processus.

Une fois configurée, vous pouvez rapidement voir toutes les propriétés pertinentes dans une vue structurée.

✅ Résumé

Vue du document – Vue classique pour le contenu et les actions du document.
Éditeur avancé – Édition professionnelle pour les fichiers Office et PDF.
Vue formulaire – Manière structurée et personnalisable de gérer les propriétés.

4️⃣ Bonnes pratiques

📄 Utilisez l'éditeur standard pour les documents légers.
🛠 Utilisez l'éditeur avancé pour les modèles Office/PDF avec contrôle de version.
🗂 Exploitez la vue formulaire pour les processus structurés comme les revues de fournisseurs.
🔄 Utilisez l'onglet Révisions pour suivre les approbations et les audits.
👥 Collaborez avec des commentaires et des @mentions pour la responsabilisation.

🎯 Liste de contrôle visuelle

Document ouvert dans la vue du document
Onglets examinés (Risque, KPI, Planification, Rappel)
Propriétés et dépendances configurées
Éditeur correct sélectionné (Standard ou Avancé)
Vue formulaire personnalisée pour les processus
Révisions vérifiées pour la préparation à l'audit

Mis à jour le : 14/07/2026

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